Tudo que você precisa saber antes de abrir o seu consultório

Tempo de leitura: 9 minutos

A residência foi concluída com sucesso! Objetivo alcançado; certificado na mão. Chegou a hora de praticar todo conhecimento acumulado nos anos de formação universitária  e na residência médica. Mas, uma surpresa: agora você precisa aprender sobre uma nova área, complexa e cheia de novidades, o empreendedorismo.

Esse é um momento em que saúde e doença não são as pautas principais para seu planejamento. Você já sabe como cuidar das pessoas, mas ainda não sabe como abrir um modelo de negócio que estimule as pessoas a virem até você.

Então, temos tudo que você precisa saber antes de abrir seu consultório. Primeiro, é preciso entender que o próximo passo é uma associação de áreas. Abrir um consultório médico é unir conhecimento da Medicina e da sua especialidade com conceitos importantes de Administração, Marketing, Contabilidade, Direito, Gestão de Pessoas, etc.

Algumas perguntas iniciais são importantes. Quanto você tem para investir no novo consultório? Qual o tamanho da estrutura física? Quais são os recursos existentes no mercado atualmente que facilitam a administração dos consultórios?

Com essas perguntas respondidas, você pode começar a montar um planejamento adequado.

No planejamento para abrir seu consultório, precisam constar alguns pontos básicos, que dividimos em três passos: definição do modelo de atendimento; planejamento de receitas e despesas; definição de imagem e parcerias.


Passo 1: Definição do modelo de atendimento


Essa definição pode ser divida em três perguntas básicas: Quem? Onde? Como?.

1.Quem?

Defina os pacientes que vão procurar seu atendimento. Essa definição não é tão simples. Você precisa definir qual a faixa etária a ser atendida, qual classe social do seus clientes e, ainda, quais os principais problemas de saúde e demandas que devem chegar até você.

2. Onde?

Você pretende alugar ou comprar um imóvel? Você vai atender sozinho ou em parceria com outro profissional? Vai ser no centro, em um prédio comercial ou em um bairro periférico?

Decidir onde você atenderá ajuda a mensurar alguns custos fixos, como aluguel e IPTU, por exemplo, além de possibilitar uma estratégia de divulgação do seu negócio. Quando você decidir o local ideal, você saberá quais são os custos iniciais para abrir seu consultório.

3. Como?

Como seu cliente/paciente será atendido quando chegar em seu novo consultório? Ele encontrará só você, mesa e cadeira, caneta, carimbo e receituário? Ou encontrará uma estrutura com recepção, acolhimento, cadastro para acompanhamento de seu histórico, prontuário eletrônico e prescrições personalizadas? Você é quem decide.

Você também decide qual a estrutura jurídica do seu consultório. A Agência Nacional de Saúde (ANS) listou 54 tipos de consultórios médicos. As principais opções são:

  • Consultório médico com até duas especialidades médicas;
  • Consultório geral, onde são executados procedimentos médicos acima de duas especialidades;
  • Clínica geral, que efetua pequenos procedimentos.

Quando você decidir pela estrutura jurídica do seu consultório, estará a um passo de fazer o planejamento tributário, que pode definir se você terá lucro ou não.

 

Passo 2: Planejamento de receitas e despesas

Como empresário, você precisa estar pronto para planejar as entradas e as saídas financeiras, o que culminará na elaboração de um fluxo de caixa. Para isso, você deve considerar os tributos devidos, os tipos de entradas e de saídas financeiras, a expectativa de lucro (para pagar o investimento inicial e deixá-lo rico) e o controle do fluxo de caixa.  

1. Planejamento tributário e financeiro

Entre suas despesas, você deve considerar os tributos devidos de acordo com a estrutura jurídica do seu consultório. Além disso, você deve criar um plano financeiro, considerando as demais despesas e todas as receitas. Saiba que despesas são todas saídas de dinheiro que servem para a manutenção do atendimento do seu consultório: salários, aluguel, energia elétrica, água, telefonia e internet, assessoria contábil, sistema para gestão do atendimento, etc. Tenha em mente o que você precisa para atender; quanto custa e qual a fonte financeira para efetuar esse pagamento.  

Saiba, também, que as receitas são entradas financeiras em seu caixa, tais como: pagamento por consulta, recebimento mensal de algum convênio com empresas parceiras, repasse de planos de saúde, etc.

Para planejar as receitas, você também deve tomar algumas decisões. Qual o preço da consulta? Quantos pacientes você pode atender por dia? Você fará parceria com algum plano de saúde? Vai oferecer algum tipo de desconto aos pacientes?

2. Fluxo de caixa

É essencial você desenvolver um fluxo de caixa, com controle detalhado de cada movimentação financeira. Tenha registro de todas as entradas e saídas de seu caixa para poder avaliar seu negócio. Você precisa ter acesso rápido aos indicadores financeiros de seu consultório para tomar decisões importantes, como a compra de novos equipamentos, contrato de colaboradores, ou seja, para decidir sobre a expansão do seu negócio.

Uma informação importante para entender se o fluxo de caixa corresponde à real situação do seu negócio é compará-lo com o fluxo de atendimentos. Não é tão simples! Se você planejar mais de uma modalidade de pagamento e tiver despesas diferentes associadas a cada tipo de pagamento, você precisará saber, por exemplo, quantos pacientes pagaram o preço integral e quantos receberam desconto.  

Além disso, é preciso ter registro do número total de atendimento e, com esses dados em mãos, fazer as interpretações administrativas convenientes. Mas… Como você vai contar o número de atendimentos? Alguém vai pegar todos os prontuários do mês e passar horas contando manualmente e depois inserir em uma planilha? Ou alguém dará um comando no computador e você terá todos os dados em gráficos e tabelas?

Isso é outra decisão deste empresário que surge em você!

Passo 3: Definição de imagem e parcerias


Como você quer ser visto? Por quais canais seus pacientes vão descobrir você? Quando você definir o perfil de seu paciente (sexo, idade, classe social, etc), deve considerar o dia a dia deste “perfil ideal” para saber quais características o paciente mais admira em um atendimento médico por exemplo.  Algumas das perguntas para planejamento de imagem são as seguintes:

  • Seu paciente tem acesso a redes sociais? Quais?
  • Seu paciente lê jornais?
  • Assiste à televisão?
  • Utiliza aplicativos para celular?
  • Quando esse paciente chegar ao consultório, o que ele precisa encontrar?
  • Quais as características de um consultório são mais relevantes para esse paciente?
  • Será que esse paciente prefere revistas informativas ou uma televisão na sala de espera?
  • Quanto tempo ele está disposto a esperar pelo atendimento?
  • Será que esse paciente se incomoda com a letra do médico? Será que vai pedir uma cópia do prontuário?

Com as respostas para essas perguntas, você pode traçar o plano de divulgação e de atendimento do seu negócio. Como toque final nessa receita empresarial, você deve procurar os parceiros certos para ajudar a colocar em prática tudo que você planejou. Alguns profissionais e ferramentas são as seguintes:

  • Designers e publicitários
  • Software para gestão do atendimento
  • Software para gestão financeira
  • Conexão de internet e telefone
  • Serviço de jurídico e de contabilidade
  • Planos de saúde para propor convênios.

Depois disso, finalmente, você aplica tudo que aprendeu na graduação e na residência!

Parece bastante trabalhoso abrir seu consultório. E é! Os pacientes estão cada vez mais exigentes, têm pouco tempo e buscam respostas precisas e atenciosas ao seu sofrimento. Você deve estar preparado para oferecer um atendimento diferenciado, humanizado, atencioso e inovador. Afinal, quem chega até você precisa de cuidados. Está pedindo sua ajuda.

Um bom atendimento pressupõe organização e acolhimento. Você deve ter em mente o quanto seria desagradável dois pacientes terem o mesmo horário agendado. O quanto seria constrangedor algum profissional da sua clínica pegar o prontuário do paciente errado, porque “a gaveta não estava na ordem alfabética”. Ou o quanto seria, no mínimo, curioso você gastar mais tempo escrevendo a prescrição manual para o paciente (e manchando seu jaleco com o papel carbono) do que na anamnese.

Talvez seja deselegante da sua parte um paciente chegar animado (afinal, conheceu sua clínica a partir das melhores propagandas) e ser abordado por uma recepcionista que pode demorar 30 minutos preenchendo seu cadastro e, no final da consulta, esperar mais 30 minutos pela impressão de seu histórico, porque “o sistema está travando”. Pior ainda se esse paciente tiver que voltar em outro dia, trazendo a radiografia, porque seu sistema não possibilita acesso remoto aos exames.

Lembre sempre: o paciente vê, na prática, os parceiros e as ferramentas que você escolheu!  

Acolher os pacientes é muito mais do que ter um sorriso no rosto – o que é imprescindível, claro! Acolher é, além disso, considerar a rotina, os anseios e ter respeito e gratidão ao paciente que escolheu você como seu médico. Atenda com todo seu conhecimento médico e de negócios. Os profissionais que têm maior sucesso são aqueles que conseguem impactar as pessoas. Atenda além da doença, do órgão, do fármaco.

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