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Controle de Estoque para Clínicas Médicas: conheça o Amplimed

Tempo de leitura: 7 minutos

O controle de estoque para clínicas médicas parece ser complicado, mas isso depende das ferramentas que você utiliza. Diante da importância deste controle, é preciso evitar todos os erros possíveis e garantir a exatidão dos dados. Porém, há dois problemas que podem surgir no seu controle: dificuldade para manter os dados atualizados; erros nas informações inseridas. 

Por isso, neste texto, vamos falar sobre:

  • Relatórios práticos e eficientes;
  • Automatização das informações;
  • Controle de qualidade;
  • Redução de custos.

 

Relatórios práticos e eficientes

O controle administrativo deve ser feito com base em dados para que você possa tomar as decisões mais assertivas para seu negócio. Nesse sentido, os relatórios gerenciais são indispensáveis. No sistema Amplimed, os relatórios de controle de estoque para clínicas médicas são emitidos com base em diferentes necessidades da sua empresa. Afinal, o módulo é personalizável para que você tenha acesso a todas as informações que fazem sentido para sua gestão. 

Você pode utilizar, principalmente, dois tipos de relatórios:

  • Entradas por fornecedor;
  • Saídas por tipo de procedimento. 

Dessa forma, quando você adiciona as notas fiscais de entrada, o sistema separa os itens comprados de acordo com o fornecedor. Esse relatório é importante para que você saiba com quais fornecedores têm maior movimentação. Assim, é possível planejar compras recorrentes e negociar melhores condições de pagamento. 

Os relatórios de saídas de materiais por tipo de procedimento é importante para que você analise o custo de cada atendimento com maior precisão. Afinal, uma vez que você saiba os custos fixos da sua clínica, é necessário calcular os custos que variam de acordo com o número de consultas. As despesas com materiais são exemplos disso. Portanto, faça o controle de estoque da sua clínica em um sistema que possibilite a análise desses dados. 

Para que tudo funcione automaticamente você apenas precisará cadastrar a quantidade de material necessária para cada procedimento. Depois, com base no prontuário eletrônico do paciente, o próprio sistema vai incorporar os dados no balanceamento de estoque. 

Diferentes níveis de organização de estoque

Outro diferencial do sistema de gestão Amplimed é a possibilidade de setorizar o controle de estoque para clínicas médicas. Isso é ideal para empresas com mais de uma unidade, porque viabiliza a separação do estoque total em diferentes almoxarifados, um para cada unidade. 

Dessa forma, todos os recursos aplicáveis a uma única clínica ficam também disponíveis para as demais. Então, você poderá obter relatórios personalizados para cada estabelecimento, bem como automatizar o fluxo de materiais. Já no contexto contábil, quando for necessário emitir relatórios que agrupem todas os custos com materiais, por exemplo, você poderá reunir as informações de todas as unidades.

Automatização das informações

O controle de estoque para clínicas médicas é essencial porque mantém o nível de suprimentos necessário para atender a demanda. Para isso, é necessário ter um sistema confiável, em que seja garantido o registro de todas as movimentações no estoque. O controle deve ser feito, principalmente, dos suprimentos descartáveis e daqueles que possuem curto prazo de validade, como produtos farmacêuticos e de higienização. 

Erros na administração de materiais vão comprometer o andamento do seu negócio, fazendo, por exemplo, com que sua equipe adquira excesso de suprimentos. Os cálculos equivocados também podem deixar o estoque com quantidades insuficientes, dificultando os atendimentos. 

Um sistema para controle de estoque para clínicas médicas mantém os níveis adequados de suprimentos de forma automática. Isso ocorre a partir de uma configuração básica de suas funcionalidades. Basta que você decida qual o nível mínimo e a quantidade ideal de produtos. 

Depois, você pode associar a quantidade exata de suprimentos a cada tipo de atendimento. Dessa forma, ao final das consultas e com base no prontuário eletrônico, o sistema vai dar baixa no estoque automaticamente, considerando os tipos de procedimentos realizados durante o atendimento. 

A automatização da contagem é uma vantagem insuperável do sistema de gestão em relação a outros métodos de controle. Afinal, planilhas e cadernos dependem excessivamente da atualização manual de sua base de dados. O sistema, por sua vez, é feito para facilitar a gestão da clínica e, por isso, tem como foco reduzir a necessidade de ação dos profissionais em sua interface. Assim, basta realizar as configurações básicas e, no dia a dia, informar o sistema em poucos cliques. 

O sistema ajusta o saldo de produtos automaticamente a partir das notas fiscais de entrada e dos procedimentos registrados. Quando a quantidade estiver no nível mínimo, o sistema vai mostrar um alerta, indicando a necessidade de compra. Com o ajuste automático e com os alertas, você sempre terá disponível a situação atual do estoque.

Controle de qualidade

Evitar perdas é um dos principais objetivos do controle de estoques. No dia a dia atarefado das clínicas, as perdas podem ser de dois tipos: de tempo e de materiais. Ambas impactam financeiramente seu negócio. 

A gestão de tempo na clínica médica já foi abordada em outro artigo. Agora, é importante você ficar atento às dicas para evitar perdas de materiais. 

Um sistema com ferramentas de controle de qualidade para seu estoque também garante a segurança dos pacientes. Afinal, a dimensão dos problemas pode ser imprevisível no que se refere à utilização de medicamentos vencidos ou de lotes comprometidos. O sistema Amplimed viabiliza o controle de materiais por lotes. Assim, você poderá sempre utilizar os suprimentos mais próximos cuja data de validade está mais próxima. 

Com o módulo de controle de estoque para clínicas médicas, você pode registrar a entrada de insumos com a nota fiscal de compra. Nesse momento, o sistema vai separar os materiais por codificação, fazendo um agrupamento por lotes. 

Com isso, você não perderá materiais por passarem do prazo de validade e, tampouco, será necessário conferir periodicamente o estoque. Afinal, a automatização do sistema é capaz de descrever indicar aqueles produtos que devem ser usados prioritariamente. 

Redução de custos

Uma grande vantagem do controle de estoque para clínicas médicas feito por um sistema de alto nível é a precisão das informações. Com essa exatidão, você consegue negociar com fornecedores com maior confiança. Isso se deve à previsibilidade do seu fluxo de materiais, que é melhor percebida quando seu sistema de gestão entrega dados confiáveis. 

Com maior previsibilidade, você pode negociar com fornecedores por descontos, parcelamentos ou prazos maiores de pagamento. Essa negociação também será vantajosa para eles, uma vez que sua clínica será um cliente fiel e com uso recorrente dos insumos fornecidos. Por isso, controlar o estoque de forma profissional é uma estratégia que também impacta suas finanças, reduzindo o custo das compras de materiais. 

É evidente que outro fator responsável pela redução de custos é o controle de perdas. Se você tiver uma contagem de estoque eficiente, com relatórios inteligentes e uma boa gestão de prazos de validade por lote, você vai eliminar o desperdício de materiais. Lembre-se de que toda vez que os suprimentos são descartados por estarem vencidos é o dinheiro de sua clínica que vai para a lixeira. Se você não gosta disso, considere melhorar o controle de estoque na sua empresa. 

Conclusão

Com o software adequado, você terá toda praticidade e segurança necessárias para gerir o fluxo de materiais. O sistema Amplimed possibilita automatização da gestão, bem como mantém as informações protegidas com protocolos de nível bancário. 

Assim, você acessa a gestão completa em um único lugar, mantendo sua empresa organizada em poucos cliques. 

O controle de estoque para clínicas médicas pode ser mais seguro e preciso do que planilhas e cadernos de anotação. Leve seu negócio a sério. 

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