Assine a newsletter
e receba nossos
conteúdos.

Assine a newsletter

Controle de estoque para clínicas: 4 motivos para implementar ainda hoje

Tempo de leitura: 8 minutos

O controle de estoque para clínicas médicas é uma importante ferramenta de gestão. Além de evitar perdas financeiras, traz praticidade e segurança para seus atendimentos. A praticidade deve-se à eliminação da contagem manual de estoque, já que o controle pode ser automatizado. A maior segurança está relacionada ao controle de qualidade dos produtos utilizados pela clínica. 

Neste texto, veja 4 motivos implementar o controle de estoque ainda hoje: 

  1. Prevenção de perdas com controle de lotes;
  2. Automatização do controle de estoque para clínicas;
  3. Criação de parcerias com fornecedores;
  4. Controle de rentabilidade dos procedimentos.

Leia até o final para saber como é possível iniciar de forma simples e eficaz

1. Prevenção de perdas com controle de lotes

Um sistema médico com controle de lotes começa por evitar perdas: de tempo e de materiais. Já falamos sobre as estratégias para gestão de tempo na clínica médica. Agora, vamos às estratégias para evitar perdas de materiais – o que também pode comprometer a produtividade e a rentabilidade do seu negócio. 

Uma das formas de evitar essas perdas é a gestão por lotes. Você já sabe que os lotes são codificações de agrupamento dos produtos. Dessa forma, é possível identificar todo caminho percorrido pelo insumo desde sua fabricação. O código de lote facilita, por exemplo, a verificação de erros graves na produção que podem levar risco à saúde. Além disso, traz a especificação do prazo de validade. 

Como os lotes descrevem um grupo de materiais produzidos em um mesmo período de tempo, todos serão válidos até a mesma data. Por isso, quando você adquire novos produtos, sobretudo aqueles com finalidade terapêutica ou para higienização, deve ficar atento aos lotes. 

Com um sistema de gestão de estoques para clínicas, você pode dar entrada com a nota fiscal de compra e, automaticamente, separar os materiais por sua codificação de agrupamento. Há duas vantagens principais de fazer este controle. Primeiro, você não perderá medicamentos ou produtos de limpeza por ultrapassarem o prazo de validade. Segundo, sua clínica responderá prontamente a alguma diretriz baseada nos lotes de produtos. 

Isso significa que, diante de alguma resolução do Ministério da Saúde ou de alguma nota técnica do Conselho Federal de Medicina, você saberá exatamente quantas unidades de cada lote sua clínica possui em estoque. Essa informação traz maior praticidade para sua equipe, que poderá, de forma imediata, fazer a separação dos itens conforme a orientação dos órgãos competentes. 

2. Automatização do controle de estoque para clínicas 

A gestão de estoque para clínicas também previne a falta de utensílios ou produtos necessários para os atendimentos. É preciso controlar tanto os equipamentos descartáveis quanto aqueles que possuem prazo de validade limitado, como produtos químicos. 

A falta de administração de materiais pode fazer com que a clínica adquira itens em excesso ou, pelo contrário, em quantidade insuficiente. As diferenças entre o estoque real e o estoque mínimo podem gerar, inclusive, problemas financeiros. Afinal, perder produtos vencidos é um desperdício. Além disso, deixar de realizar um procedimento por falta de equipamento pode fazer você perder a fidelidade do paciente. 

Um sistema de controle de estoque automatiza essa contagem. Outros métodos, como as planilhas ou cadernos, podem conter equívocos, o que torna necessário fazer a contagem manualmente diversas vezes. No sistema, basta informar a quantidade de produtos adquirida e o número de itens utilizados em cada procedimento. 

Assim, o sistema, automaticamente, ajusta o saldo de produtos. Além disso, é possível configurar um alerta que indique a necessidade de compra quando a quantidade de um produto chegar ao mínimo estabelecido. Com o ajuste automático e com os alertas, você sempre terá disponível a situação atual do estoque.

Basta solicitar um relatório ao sistema.

Para que esse recurso fique ainda melhor, ele pode ser integrado ao software de gestão da sua clínica. O cenário ideal é aquele em que o software de assistência, com agendamento online e prontuário eletrônico, é integrado aos relatórios gerenciais e ao controle de estoque. 

Com esse tipo de configuração, você não precisa informar o número de itens utilizados em cada atendimento. O software oferece maior praticidade. Afinal, quando o médico insere no prontuário eletrônico o tipo de procedimento realizado, o controle de estoque faz a baixa no número de itens. Esse recurso é automático, porque tem como base uma configuração prévia dos procedimentos.

Exemplo prático

Durante o exame físico, por exemplo, para a Faringoscopia você pode definir os seguintes materiais descartáveis utilizados:

  • Par de luvas;
  • abaixador de língua. 

Dessa forma, ao registrar o procedimento em prontuário, o sistema reduzirá no controle de estoque o número de abaixadores de língua e de pares de luvas. 

No sistema Amplimed é possível, ainda, criar atalhos para os nomes de procedimentos ou exames. Quer saber como? Veja as “4 estratégias especiais para otimizar o tempo da consulta médica”.

3. Criação de parcerias com fornecedores

Outra vantagem de você ter controle de estoque é a possibilidade de negociar com fornecedores. Afinal, a gestão de suprimentos melhora sua organização dos pedidos de compra. Dessa forma, você poderá fazer compras maiores e, com isso, negociar descontos, parcelamento ou aumento no prazo de pagamento

Por isso, o controle de estoque para clínicas é uma estratégia prática para redução de custos em seu negócio. Assim você também consegue criar parcerias de sucesso com as empresas de fornecimento de materiais. Para eles também é importante ter a fidelidade de um cliente. Portanto, há benefício mútuo nessa negociação.

Os fornecedores obtêm como vantagem a sua previsibilidade de compra. A quantidade fixa de produtos solicitados por sua clínica ajuda na melhor rotatividade de caixa dessas empresas. Portanto, você receberá descontos ou melhores condições de pagamento em troca da garantia de compra recorrente. Essa recorrência, aliás, é importante para a clínica, já que compõe a estratégia de reabastecimento do estoque sem faltas e sem excessos.  

Com controle dos prazos de validade e das quantidades utilizadas em cada atendimento, ficará mais fácil de negociar com os fornecedores. 

4. Controle de rentabilidade dos procedimentos

O controle de estoque para clínicas médicas é importante, porque cria um dos parâmetros para calcular a rentabilidade da empresa. É o modo como sua clínica pode acompanhar, com praticidade, o fluxo de materiais, desde a Nota Fiscal de Compra até o prontuário eletrônico, registrando a saída de equipamentos descartáveis ou produtos farmacêuticos. 

Com esse nível de gestão, você terá maior clareza sobre o retorno financeiros dos atendimentos. A clínica, afinal, é um negócio que, para manutenção do seu funcionamento, precisa dar lucro e crescer. Logo, é essencial que o gestor possa controlar de forma estratégica os custos relacionados aos atendimentos. Um dos passos para isso é identificar corretamente o uso de materiais. 

Seu estoque deve manter os suprimentos necessários para prestação de serviços. Entre eles, estão os produtos farmacêuticos, os produtos de limpeza, os equipamentos de proteção individual (EPIs), os materiais de escritório etc. Cada unidade desses itens tem um custo, que deve ser considerado ao calcular o retorno financeiro dos atendimentos.

Na prática, você precisa saber a quantidade de material utilizado em cada procedimento. Com o preço unitário dos materiais, você conseguirá calcular o custo variável dos atendimentos. Assim, quando um serviço não estiver dando retorno positivo, você pode investigar os motivos e tomar as decisões cabíveis.

Se quiser ir além e otimizar sua gestão financeira, baixe nosso guia gratuito “Gestão financeira para clínicas médicas”.

Conclusão

Como você viu, o controle de estoque para clínicas médicas é uma importante ferramenta. Além disso, a tecnologia é uma aliada na otimização dessa rotina administrativa. Afinal, um sistema médico que possua módulo de controle de estoque consegue integrar a gestão de materiais com as atividades assistenciais da clínica.

Se você quer iniciar o controle de estoque ainda hoje, com toda transformação que a tecnologia possibilidade, preencha seus dados abaixo: 


Sobre o autor: 

Autor

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.