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Gestão de clínicas médicas: quais os principais desafios?

Tempo de leitura: 8 minutos

A gestão de clínicas é feita, na maioria das vezes, por profissionais médicos. Basta analisarmos as grades curriculares das principais universidades do país e perceberemos que, durante a graduação, um médico não recebe preparação adequada para empreender. Quando você decide abrir um consultório ou uma clínica, precisará dividir seu tempo entre atendimentos e rotinas administrativas. Para os atendimentos você está muito mais preparado, com 6 ou até 9 anos de estudos. Na gestão, confesse, você é um iniciante.

Estamos aqui para ajudar. Por isso, vamos apontar neste texto os pontos críticos do dia a dia na gestão de clínicas médicas.

Controle financeiro

  • Gestão de pessoas
  • Busca por inovação

Controle Financeiro: seja preciso ou sua clínica vai fechar

As dificuldades no controle financeiro são os principais motivos para o fechamento de empresas no Brasil. Esta é uma área essencial da sua gestão de clínicas, porque é o que define a continuidade e o crescimento da sua clínica. Uma boa gestão financeira é o caminho para você garantir o sucesso do seu próprio negócio e não precisar se submeter a atendimentos alternativos para complementar a renda.

Os principais pontos de atenção na gestão financeira de clínicas médicas são:

Controle de estoque

O controle de estoque é importante para as clínicas médicas, porque cria uma das bases para o cálculo da rentabilidade do seu negócio. Você precisa controlar, com praticidade, todo fluxo de suprimentos: desde a Nota Fiscal de compra até o direcionamento final. Assim, será possível atribuir o uso de materiais ao custo dos atendimentos.

O seu estoque integra todos os suprimentos necessários, direta ou indiretamente, para a prestação de serviços. Entre esses suprimentos estão os produtos farmacêuticos, equipamentos de proteção individual (EPIs), material de escritório, etc. É possível, também, executar um controle patrimonial, em que você vai considerar todos os equipamentos, a mobília e o imóvel utilizado para os atendimentos.

A gestão de estoque e o controle patrimonial facilitam a análise do seu negócio em números. Ao considerar, por exemplo, a depreciação dos equipamentos, você terá maior precisão quanto à lucratividade real do seu negócio. Essa informação ajuda a calcular o EBITDA (Earnings before interest, taxes, depreciation, and amortization). Embora seja um termo técnico, o EBITDA representa seu lucro após descontar todos os gastos: despesas em geral (já descontadas), impostos, taxas, depreciação e amortização. Quanto mais detalhado for o seu controle, mais informações você terá para tomar decisões gerenciais. A boa notícia é que este detalhamento pode ser feito com a praticidade da tecnologia. Basta você ter um software integrado com sua equipe de compras e com seus atendimentos.

Fluxo de caixa e contas a pagar

O controle do faturamento da sua clínica é a medida de saúde do seu negócio. O método mais utilizado para isso são as planilhas, em softwares como Excel ou online com o Google Sheets. Para que as planilhas funcionem, você precisa de um bom domínio de suas funcionalidades além de disciplina para fazer os lançamentos. Apesar de serem uma boa alternativa em relação ao controle em folhas de papel, as planilhas não possuem características essenciais, que apenas um software apresenta:

  • Personalização: mantém em tela apenas as informações importantes;
  • Simplicidade: todo controle em poucos cliques;
  • Segurança: proteção de nível bancário, armazenamento em nuvem, criptografia para troca de informações;
  • Automatização: tudo vinculado com os atendimentos, sem precisar repetir preenchimentos.

O fluxo de caixa deve ser simples e a precisão nos lançamentos é essencial. Afinal, ninguém tem tempo para conferir cada movimentação. Você precisa praticar uma boa administração dos recursos e prestar um bom atendimento. Logo, deve utilizar ferramentas que automatizam as tarefas repetitivas para que você se dedique ao paciente e a questões estratégicas do negócio.

Repasses dos convênios médicos

A gestão de clínicas médicas enfrentam muitos problemas ao atender por convênios. O principal desafio é garantir o repasse correto do valor das consultas. A falta de repasse ocorre, na maioria das vezes, devido a erros de preenchimento de guias obrigatórias. Então, as operadoras se recusam a fazer o pagamento enquanto a clínica não enviar a documentação correta. Para as clínicas, gera retrabalho e impacto no faturamento mensal. Portanto, o ideal é atuar na prevenção desses erros.

Tais impasses são as denominadas glosas médicas. A solução é a padronização. O padrão para Troca de Informações de Saúde Suplementar (TISS) deve ser utilizado para que a comunicação entre clínica e operadoras seja precisa. Dessa forma, as glosas são praticamente eliminadas. A comunicação é feita com a guia SP/SADT, que possui um padrão de preenchimento. Por isso, o TISS é uma solução intermediária. Se você utilizar o TISS, será necessário ter atenção com o preenchimento, pois erros na guia SP/SADT também criam glosas.

O TISS é importante, porque define quais são as informações obrigatórias. Então, sua clínica segue apenas um padrão (o TISS), sem precisar seguir um padrão para cada operadora. Assim, a solução completa é você utilizar um software que tenha o padrão TISS e a emissão de SP/SADT integrado. Com isso, os dados preenchidos na consulta são passados automaticamente para a guia, ficam disponíveis para conferência e, em data pré-definida, são enviados para as operadoras. O software da Amplimed, por exemplo, possui o Faturamento TISS, módulo integrado aos demais recursos e que gera avisos caso algum campo das guias não esteja preenchido.

Quer saber como reduzir as glosas médicas em sua clínica? Leia nosso artigo: “Faturamento TISS: novo recurso da Amplimed que reduz glosas médicas”

Gestão de Pessoas: identifique os melhores perfis

O principal desafio da gestão de pessoas é selecionar os melhores perfis acompanhando o desenvolvimento tecnológico. Muito se fala sobre a as pessoas perderem seu espaço para as ferramentas tecnológicas. Especialmente na área da saúde, trata-se de um certo exagero. As pessoas terão um novo espaço, com novas funções e qualidade de vida.

Exemplo disso são as secretárias de clínicas médicas. Elas não estão perdendo seu espaço. Há, no entanto, uma tendência de mudança de perfil. As novas secretárias precisam ter habilidades diferentes, com maior foco em inovação e voltadas para a satisfação dos pacientes. O que não é mais necessário?

  • Atender inúmeras ligações por dia;
  • Criar métodos de organização em papel;
  • Gerenciar agenda manualmente;
  • Enviar e-mail ou ligar para avisar das consultas marcadas;
  • Buscar prontuários em arquivos lotados.

Se você pensa no crescimento da sua clínica, é preciso considerar o aumento de trabalho para sua secretária. Quando o número de profissionais aumenta, a clínica pode receber mais ligações, mais agendamentos, mais pacientes na recepção. A secretária continua a mesma, com suas horas de trabalho limitadas.

O seu compromisso como gestor é o de entregar ferramentas que facilitem o dia a dia dessa profissional. Assim, ela poderá utilizar as habilidades necessárias para que os pacientes se sintam acolhidos e para que a clínica fique organizada. Os principais recursos tecnológicos para sua secretária são:

Quer saber qual o perfil ideal de secretária? Leia nosso artigo: “Como contratar a melhor secretária para sua clínica”

Inovar é sua responsabilidade

Levar inovação para sua clínica é uma responsabilidade sua, como gestor. A tecnologia pode ser aplicada de formas diferentes no seu negócio. Pode agilizar seu atendimento, com prontuário eletrônico. Trazer maior segurança ao se adequar à LGPD. Aumentar o número de consultas e diminuir o número de ligações online, com o agendamento online. Além disso, pode transformar sua gestão financeira, com simplicidade a precisão.

O principal problema dessas ferramentas é que, em geral, são oferecidas separadamente. Então, se você contrata um software que faz agendamentos online, sentirá falta de um prontuário eletrônico, que possa coletar as informações desse agendamento automaticamente. Outro caminho comum, quando você busca inovação, é contratar um software apenas para gestão financeira.

Neste caso, é preciso que você faça todos os lançamentos de compra de suprimentos, recebimentos por consulta, pagamento de salários, etc. O ideal é que o mesmo software que faz o agendamento ofereça prontuário eletrônico, gestão financeira e outros recursos personalizados. Dessa forma, você mantém uma relação de confiança e parceria comercial com a empresa responsável pelo software. Essa confiança é indispensável, sobretudo, quando entrar em vigor a nova LGPD.

Veja os recursos essenciais para seu software médico de gestão de clínicas:

Se quiser conhecer o software que oferece todos estes benefícios integrados, fale com nossos especialistas.


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