Pode ser que nem todo profissional de saúde pense em quais funcionários são necessários para abrir uma clínica médica. Muitos preferem apenas fazer parte desse quadro, dispensando dores de cabeça adicionais.
O sonho do empreendedorismo ou então do cargo de gerência independe da profissão e do nível de conhecimento e bagagem técnica. É mais uma escolha que contempla habilidades, características e vontades pessoais.
Esse texto é para você que pensa em ter o próprio negócio na área médica ou que atingiu ou pretende atingir um cargo de gestão dentro de um aparelho de saúde.
E também é pra você que pensa em reestruturar as cadeiras da sua empresa para lapidar a estrutura e aumentar o faturamento. Afinal, pode ser que haja uma profissão extremamente necessária para o bom funcionamento, mas que foi deixada de lado com o passar dos anos de atendimento.
Acompanhe a lista abaixo sobre quais contratações você precisa fazer para ter funcionários para abrir uma clínica médica.
Secretárias e recepcionistas para sua clínica médica
Responsável por administrar os agendamentos, remanejamento de horários e cancelamentos. É a ponte estabelecida inicialmente entre o paciente e o consultório.
O número de recepcionistas que você vai precisar contratar vai depender de alguns fatores. Por isso faça a relação entre contratação e:
- Horário de funcionamento da clínica
- Quais funções serão atribuídas
- Quantidade de demandas que serão de responsabilidade desse profissional
O Artigo 7º da Constituição Federal de 1888 estabelece que a jornada de trabalho precisa ser de oito horas diárias, totalizando 44 horas semanais. Os horários podem variar de acordo com o sindicato de cada classe profissional ou então acordos feitos com cada empresa. Mas existe alteração de valores em tudo que se diferencia do que a lei base propõe.
Outro fator que pode reduzir a quantidade de recepcionistas ou ainda a quantidade de horas de trabalho é a utilização de uma plataforma de agendamento online. Os dois lados da operação saem ganhando com essa ferramenta.
No momento em que você passa o controle da marcação de consulta para o seu paciente, ele não fica mais dependendo de um horário comercial ou de uma ligação telefônica para conseguir demonstrar interesse em ser atendido pela sua clínica.
O processo se torna mais prático, podendo ser feito de qualquer lugar, em qualquer momento e por meio digital. Essa facilidade pode ser levada em consideração na hora em que o paciente for avaliar sua clínica e até ser um ponto de escolha de onde vai realizar o restante tratamento, sendo uma forma de fidelizar o cliente. O agendamento online também faz parte dos fatores que elevam a experiência do paciente.
Para o consultório, o agendamento online pode servir como uma forma de tirar a sobrecarga das ligações diárias ou então mensagens de WhatsApp que demandam muita presença e atenção por parte de quem faz as marcações. Isso sem falar da conciliação de agendas. Algumas pessoas do seu quadro de colaboradores podem atender em mais de um local, dificultando a sincronização de agendas. Se um paciente precisar reagendar, piorou! Com um sistema dedicado a isso, você consegue fazer as programações necessárias para evitar falhas.
Esse formato online de marcar consulta também disponibiliza a opção de confirmação de atendimento. Ou seja, a equipe da recepção não vai precisar ligar ou mandar mensagens manuais para ter certeza que o paciente vai comparecer. Esse processo é feito de forma automática.
Limpeza
Esse setor vai variar muito de acordo com o tamanho da sua clínica e a frequência de colaboradores e pacientes que transitam por ela todos os dias. É a partir dessas informações que você vai conseguir compreender se precisa de uma única pessoa que vai ser responsável por toda a limpeza ou então se precisa de uma equipe. Também é necessário definir a frequência que essas pessoas vão trabalhar no seu consultório durante o dia ou então durante a semana.
Essa pode ser a área que requer mais atenção por se tratar de higiene dentro de um estabelecimento de saúde. Ter um ambiente limpo é uma característica básica e necessária do começo ao fim do expediente. Além do mais, existem normas sanitárias federais que precisam ser cumpridas para garantir que sua empresa esteja regular e que não seja multada ou lacrada pela vigilância. Se quiser saber com mais detalhes quais são elas, veja esse documento sobre a biblioteca de serviços de saúde.
Assistentes
Os assistentes ou auxiliares são contratados para ajudar em diversos tipos de trabalho dentro de uma clínica. Pode, por exemplo, conferir os estoques e ficar responsável por fazer essa comunicação com o setor de compras. Ou então pode acompanhar os especialistas durante consultas e exames e prestar assistência a eles, seja para preparar o consultório ou fazer solicitações médicas.
Profissionais da saúde
Esses funcionários do seu quadro são a base do bom funcionamento da sua clínica, é a matéria prima de todo trabalho que você está entregando ao paciente. Tudo vai depender do tipo de clínica que você tem, se atende uma especialidade ou se oferece trabalhos integrados com mais de uma área. A quantidade de pacientes que são atendidos é uma informação fundamental para que você entenda quantas contratações terá que fazer por setor e como a divisão de carga horária e escalas precisará funcionar para contemplar as demandas.
Contador
Toda empresa, independentemente do faturamento ou do tamanho, precisa pagar impostos. Existem aqueles que são fixos e já até decoramos as datas em que precisamos nos preocupar com eles. Só que existem tantos outros que são específicos de cada área e que sofrem alterações a partir de eventos externos, como a pandemia da Covid-19 que exigiu novas regras para vivenciar o período.
Como as legislações estão em constante modificação, é interessante você ter um contador ao seu lado para te dizer exatamente o que precisa ser pago e em quais datas. Essa é a forma mais segura de você se manter regular perante órgãos como Receita Federal, Ministério do Trabalho e Prefeituras e também de saber que você está desembolsando apenas o que é necessário à sua Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).
Hoje em dia o contador já não é mais visto apenas como alguém que cuida da burocracia. De uns anos pra cá, a contabilidade consultiva ganhou espaço e força no mercado e transformou o contador em um profissional que faz sim toda a parte de comunicação entre empresa e governo, mas que também utiliza as técnicas da profissão para levantar indicadores que apontam melhores caminhos e saídas financeiras para o seu negócio, contribuindo para o crescimento do faturamento e diminuição de gastos.
Administrativo e financeiro
As consultas, procedimentos e exames realizados no seu consultório precisam ser organizadas de uma forma que se convertam em faturamento. Os profissionais do administrativo e da parte financeira são responsáveis por fazer isso acontecer.
Eles conferem pagamentos, fazem levantamento de cobranças que precisam ser feitas, fazem cotação de materiais e equipamentos, controlam inadimplência, emitem notas fiscais, programam verba orçamentária e fazem avaliações do quanto as atividades estão sendo rentáveis ou não. Esse setor trabalha em parceria com a contabilidade.
Marketing
Estratégias de venda, de posicionamento e desenvolvimento de marcas são fundamentais na construção de uma empresa sólida. Podem ser conquistados por meio do tipo de comunicação que o seu empreendimento terá tanto com pacientes, como fornecedores e até com outras clínicas médicas que são concorrentes.
As redes sociais como Instagram, Facebook, Linkedin e TikTok são espaços cada vez mais utilizados pelas empresas para transmitir mensagens. O Google é um grande aliado nesse trabalho por oferecer algumas ferramentas gratuitas e que podem contribuir para que novos pacientes encontrem o seu trabalho por meio da internet.
Além dessas rotinas do dia a dia, a equipe de marketing também fica responsável por gerenciamento de crises de marca e ligação com outras áreas da comunicação, como produção de vídeo, assessoria de imprensa e treinamento de mídia.
Comercial
Esse setor pode realizar parcerias com a equipe de marketing. O principal objetivo dos funcionários do comercial é encontrar formas de vender os produtos e serviços, fazer convenção de vendas, retenção de clientes e atrair novos pacientes. O contato com o cliente é fundamental, pois precisa entender necessidades e expectativas e transferir esse conhecimento para ajustes no que é oferecido. Por fim, esse departamento precisa estar constantemente antenado a inovações e tendências de consumo.
As quatro últimas áreas podem fazer parte do seu consultório, sendo contratados como CLT ou ainda prestadores de serviço. Outra opção que talvez possa baratear o custo desse trabalho é contar com empresas terceirizadas.
Os funcionários necessários para abrir uma clínica médica podem variar de acordo com o tipo de estabelecimento que você quer formar e também com o tamanho da sua empresa hoje. Os citados anteriormente são a base para que você consiga abrir as portas ao público e entregar um serviço de qualidade. Ao saber da necessidade desses funcionários, você também já pode começar a montar o plano operacional para sua clínica médica.
Esses dados apresentados servem como um mapa até mesmo para você perceber qual o custo mensal com a folha de pagamento. Assim conseguirá entender qual a meta de faturamento precisa atingir para fechar o caixa no azul constantemente.
Ao longo do tempo esse quadro pode sofrer alterações devido à expansão. Mas não se preocupe! Essas mudanças serão sentidas ao longo do tempo por você e pela sua equipe. O importante é manter a estrutura e planejar ações de crescimento e de maior amplitude de atendimento.
Tenha aliados
Ao completar o time de funcionários para abrir a clínica médica, você pode começar a pensar em recursos que vão otimizar esse quadro ou ainda facilitar o trabalho dos seus colaboradores. A tecnologia está aí para isso.
Contar com um sistema de gestão para clínicas médicas pode ser o diferencial na organização da sua rotina e no bom atendimento que você vai oferecer. Alguns controles são mais certeiros e precisos quando deixamos de usar o manual em algumas rotinas de trabalho e adotamos a automatização.
Requisitos como controle de recursos, agilidade no atendimento e segurança nas informações clínicas podem ser decisivos para o aumento de produtividade e trabalho em alto nível de forma constante. Veja no blog da Amplimed como escolher o melhor sistema de gestão de acordo com as suas necessidades.
Esse conteúdo faz parte de uma série de tantos outros que você precisa ter ciência para realizar suas metas e gerenciar um consultório.
Saiba agora mesmo quais são os outros passos que você precisa tomar ou informações que precisa saber para iniciar seu empreendimento na saúde.
