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Prontuário eletrônico é seguro?

Tempo de leitura: 8 minutos

A segurança é uma das principais preocupações no que tange à utilização do prontuário eletrônico. Por ser uma ferramenta tecnológica inovadora, muitos profissionais podem não compreender o nível de segurança desenvolvido para os prontuários eletrônicos. Por isso, neste texto, você vai descobrir:

  • Níveis de segurança do prontuário eletrônico e de sua versão em papel;
  • Padrões de segurança para prontuário eletrônico em nuvem;
  • Nova LGPD e certificação ICP-Brasil;
  • Valor jurídico do prontuário eletrônico.

Nível de segurança: prontuário eletrônico versus prontuário manual

O prontuário médico é o documento que reúne informações, sinais, imagens e outros dados gerados a partir de fatos e situações sobre a saúde do paciente. Essa é a definição dada pela Resolução 1.638/2002, do CFM. O documento também determina a finalidade do prontuário que, em suma, deve viabilizar a comunicação entre membros da equipe de saúde e deles com o paciente. 

O prontuário deve, portanto, ter três características básicas:

  • Legalidade: o preenchimento deve seguir diretrizes específicas dos conselhos profissionais e das autoridades de saúde;
  • Sigiloso: registram-se as informações necessárias para o caso, respeitando a privacidade do paciente.
  • Científico: todas condutas devem ter embasamento científico e serem registradas de modo que indiquem os procedimentos utilizados.

Além disso, a responsabilidade pelo documento é compartilhada por toda equipe de atendimento e pelos diretores técnicos. Portanto, médico assistente, enfermagem, assistentes, equipe administrativa e chefias devem cumprir os critérios de utilização e arquivamento do documento. Quanto maior o cuidado e o cumprimento das normas, mais seguros estarão o paciente, a instituição e os profissionais.

Para analisar a segurança dos prontuários, é preciso considerar alguns aspectos, como:

  • Segurança do arquivamento;
  • Proteção contra adulteração;
  • Qualidade do preenchimento.

Prontuário eletrônico: três pilares de segurança

Você tem poucas opções eficazes para o armazenamento do prontuário em papel. O melhor cenário é definir uma sala segura, com temperatura equilibrada e sem umidade. Além disso, é essencial que você defina um procedimento padrão para arquivamento dos documentos. Você pode guardá-los por data de atendimento ou pelo nome dos pacientes, por exemplo. Os riscos são evidentes: extravio, perda das anotações devido à qualidade do papel ou da caneta, acesso indevido, entre outros.

Diante disso, muitas empresas optam por digitalizar a versão final do prontuário. Assim, mantêm uma versão digital do documento, o que facilita seu armazenamento. Essa parece uma boa alternativa. No entanto, o preenchimento incorreto dos prontuários também pode ser considerado um risco. 

A segurança é uma das principais vantagens do prontuário eletrônico em relação aos prontuários em papel. O prontuário eletrônico funciona de forma 100% digital – do preenchimento ao arquivamento. Portanto, não existe a possibilidade de perda de dados por danos físicos. Além disso, é possível definir com precisão o nível de acesso de cada profissional e acompanhar um registro das alterações realizadas. Assim, sua clínica elimina riscos de adulteração. 

Os principais medos relacionados aos prontuários eletrônicos são sobre a segurança de seu armazenamento. Muitos profissionais temem situações como invasões aos sistemas ou perda dos documentos por uma simples exclusão. Ter esse receio mostra a responsabilidade dos profissionais. No entanto, empresas de alta tecnologia oferecem soluções eficazes para esses riscos. Por isso, um sistema como o Amplimed tem o mesmo nível de proteção de um sistema bancário contra invasões e mantém todos os documentos arquivados em nuvem. 

Continue a leitura para entender os diferenciais de segurança de um prontuário eletrônico na nuvem. 

Prontuário eletrônico na nuvem: padrões de segurança

O armazenamento em nuvem tem inúmeras vantagens em relação aos softwares que funcionam em computador local. Quando se trata de segurança, a tecnologia de armazenamento em nuvem é a melhor alternativa. Afinal, nenhum problema nos computadores da clínica é capaz de comprometer seu banco de dados. 

Os softwares em nuvem utilizam servidores em rede, disponibilizando os dados remotamente. Isso evita invasões, porque cria várias camadas de verificação de identidade para permitir o acesso. Apenas usuários verificados podem acessar o sistema. 

Outro benefício é o monitoramento remoto em tempo real. Assim, a empresa responsável pelo sistema mantém-se atenta a qualquer falha ou tentativa de invasão. A proteção dos dados é garantida também por backups diários pré-agendados, em horários que não atrapalhem o funcionamento da empresa. Prontuários na nuvem também podem mais facilmente cumprir as exigências da nova LGPD. 

Nova LGPD e certificação ICP-Brasil

A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei 3.709/2018, define muitas responsabilidades com a gestão de informações, que também se aplicam a clínicas médicas. Os principais direitos dos titulares dos dados são os seguintes:

  • Notificação de violação
  • Direito ao Acesso
  • Direito de ser esquecido
  • Portabilidade de dados
  • Privacidade por Design
  • Oficial de proteção de dados

Dessa forma, o cliente deve ser informado caso aconteça alguma falha na proteção de suas informações. Além disso, o acesso deve ser permitido sempre que solicitado pelo usuário ou por seu representante legal. Da mesma forma, o paciente poderá, a qualquer tempo, solicitar a exclusão de seus dados, considerando as demais normas vigentes. 

A privacidade também deve ser garantida pelo design do sistema. Uma das estratégias é a criação de diferentes níveis de acesso entre os membros da equipe profissional da clínica. O paciente, por fim, também tem direito de saber qual o profissional designado como responsável por seus dados. 

Para saber mais sobre a LGPD, leia nosso artigo completo. 

Para garantir a legitimidade do prontuário, é preciso que ele possibilite a assinatura eletrônica, que, por sua vez, exige um certificado digital do usuário. No Brasil, os prontuários eletrônicos devem ser certificados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A ICP-Brasil define os procedimentos técnicos e práticos para a criptografia em certificados digitais. Portanto, coordena a implantação e o funcionamento da infraestrutura informática no Brasil.

O Certificado Digital, portanto, é um produto eletrônico personalíssimo, disponibilizado exclusivamente para cada adquirente. Ou seja, não há dois certificados digitais iguais. Dessa forma, a confiabilidade de uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil é equivalente a uma assinatura física autenticada. O sistema Amplimed possui certificação ICP-Brasil, o que garante a legitimidade da emissão de documentos, tais como prontuários eletrônicos e prescrições digitais.

Valor jurídico e responsabilidade institucional

Segundo o CNJ, em 2017, foram ajuizados em média 70 processos por dia relacionados a questões de saúde. Esse número foi surpreendente porque fez o Brasil superar os Estados Unidos em número de processos por médicos atuantes. No Brasil, o número de profissionais processados equivale a 7% do total de atuantes; nos Estados Unidos, o percentual é de 5%.

Já de acordo com CREMESP, os processos contra médicos são motivados por acusações como:

  • Negligência, imperícia ou imprudência (60,3%)
  • Problemas na relação médico-paciente (9,5%)
  • Faltas éticas na relação entre médicos (5,7%)

A judicialização da medicina é, também, um dos fatores que contribuem para o fechamento de negócios na área da saúde. Para entender melhor as especificidades do tema, leia nosso artigo “Processos contra médicos: a judicialização da saúde no Brasil”

O prontuário eletrônico pode facilmente contribuir para a segurança jurídica da sua empresa. Isso ocorre porque a ferramenta garante um melhor controle da geração e do armazenamento de dados na clínica. Assim, você terá todas as condutas dos profissionais e o histórico dos pacientes devidamente registrados e arquivados no seu sistema em nuvem. 

Sempre que for necessário comprovar o exercício científico e técnico dos profissionais da sua clínica, você terá os documentos necessários. A apresentação do prontuário médico é essencial para a elucidação dos casos. 

Foi essa a decisão da Ministra Maria Isabel Gallotti, em acórdão do STJ. De acordo com o julgamento, a inexistência do prontuário no rol das provas processuais não afasta a culpa do profissional. Por outro lado, a instituição em que o profissional prestou o atendimento também será responsabilizada pelos atos do médico. 

O prontuário eletrônico é seguro, mais barato e traz mais eficiência do que o prontuário em papel. Agora veja “6 dicas para escolher o melhor prontuário eletrônico para sua clínica”

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