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Secretária para a clínica médica: 4 dicas de treinamento focado em inovação

Tempo de leitura: 7 minutos

A secretária para a clínica médica deve ser focada em inovação e estar atenta às ferramentas tecnológicas do mercado. Afinal, esse perfil contribui tanto para o crescimento profissional quanto para a otimização do atendimento dentro da clínica. 

Diante dessa necessidade, a empresa deve prover os treinamentos necessários para desenvolver as habilidades da secretária. Por isso, neste texto vamos dar 4 dicas para treinar a secretária para a clínica médica:

  1. Treinamento em padronização do atendimento na clínica;
  2. Treinamentos focados na prática;
  3. Treino de resolução de problemas;
  4. Domínio de ferramentas tecnológicas específicas.

Após a leitura, você estará pronto para planejar os próximos treinamentos da secretária para a clínica médica. 

1. Padronização do atendimento na clínica

A padronização dos processos na clínica médica é benéfica para toda equipe. Isso adiciona previsibilidade nas tarefas e aumenta a performance dos profissionais atuantes. Considerando que uma secretária para clínica médica é muito importante para o processo de atendimento, é preciso ajudá-la a desenvolver habilidades e competências para seu cotidiano de trabalho. 

Processos bem definidos e recursos tecnológicos disponíveis facilitam a atuação da secretária. Bons processos  e recursos inovadores economizam tempo e reduzem a margem de erros nos atendimentos. Afinal, há uma maior fluidez em cada etapa das tarefas administrativas, assistenciais, de acolhimento e de organização de consultas. A secretária para clínica médica atua em todas essas etapas. Portanto, ao planejar um treinamento com as profissionais, considere sua participação ativa em diferentes estágios da prestação de serviços.

Organização, proatividade, domínio de ferramentas tecnológicas e resolução de problemas operacionais são algumas das habilidades desejáveis em uma secretária para clínica médica. Por isso, são necessários programas educativos para que ela tenha melhor desempenho prático e comportamental. A organização dos processos, portanto, é o primeiro passo. Assim, será mais fácil padronizar o uso da tecnologia, bem como estabelecer os critérios de gestão de tarefas que devem ser utilizados. 

2. Secretária para a clínica médica: treinamentos práticos 

Treinar a secretária para a clínica médica deve ser muito mais do que uma aula teórica. Todas as atividades devem ter a prática como base. Isso não significa que a compreensão conceitual da marca, dos serviços prestados, das técnicas de atendimento e das ferramentas tecnológicas sejam dispensáveis. No entanto, é preciso relacionar o conhecimento técnico-teórico com a sua aplicação prática.

Invista, portanto, em simulações, resolução de problemas, manejo criativo de situações de crise, etc. Para o desenvolvimento das competências comportamentais, exponha as secretárias à perspectiva dos pacientes. Tente role-plays, que são prática de simulação imersiva com significativo ganho de empatia e de raciocínio crítico pelos participantes. A secretária “no lugar do paciente” conseguirá perceber as sutilezas da situação a que os pacientes se expõem e terá maior facilidade em reconhecer as necessidades de quem procura por atendimento. 

O desenvolvimento das habilidades práticas, por sua vez, requer a simulação de atendimentos. As secretárias devem repetir todos os procedimentos de acolhimento, organização de consultas,  e comunicação síncrona e assíncrona.  Além disso, devem aperfeiçoar sua capacidade de utilizar a tecnologia para otimização do ambiente de trabalho. 

Exemplo simples disso é a utilização de atalhos de teclado e preenchimentos automáticos. Uma vez que elas conheçam as possibilidades dos recursos tecnológicos de que dispõem e possam utilizá-los com confiança, a clínica ganhará maior agilidade e assertividade em seus atendimentos. 

3. Treinar resolução de problemas

Resolver problemas com calma, assertividade e eficiência é importante para posições que lidam diretamente com pessoas. O treinamento de uma secretária para a clínica médica deve incluir práticas de resolução de problemas. Esses desafios podem ser tanto de ordem tecnológica quanto em aspectos de atendimento ao cliente. 

Situações simples como correção do cadastro do paciente no prontuário eletrônico a situações mais complexas como um paciente apresentando sinais ou sintomas indicativos de emergência clínica. Proponha os problemas e apresente as estratégias mais adequadas para resolução. Além disso, estimule a criatividade da secretária, principalmente, para buscar por novas alternativas com os recursos disponíveis na empresa. 

Uma vez que a clínica tenha processos bem determinados e que a secretária tenha habilidades testadas na prática, o treinamento de resolução de problemas deve ser contínuo. Ela deve dominar o fluxo normal dos agendamentos, da organização de pacientes, das formas de cobrança, do funcionamento do sistema. Então, em atividades simuladas, a equipe de treinamento deve introduzir mudanças significativas nos processos para que a secretária busque resoluções. 

Erros e reavaliação de processos

Lembre-se de que o uso das habilidades e competências é indissociável; ou seja, as habilidades técnicas devem ser mantidas em um cenário de maior incerteza, como ocorre diante de problemas complexos no ambiente de trabalho. Por isso, os erros cometidos pelas profissionais durante os treinamentos, ou mesmo durante o dia a dia de trabalho, devem ser considerados como variações naturais do processo de aprendizagem. 

Os erros, portanto, são uma peça-chave para o aprimoramento de competências e para a descoberta de falhas sistêmicas nos processos. Utilize os erros ou as dificuldades enfrentadas pela secretária para a clínica médica avançar. Por exemplo, se ela tiver dificuldades em executar procedimentos como o armazenamento de prontuários de papel, a melhor estratégia não é fazer um treinamento nesse sentido. O melhor cenário é a clínica investir em um novo procedimento, os prontuários eletrônicos. Assim, aquilo que parece um erro de execução de tarefas passa a ser um alerta da falta de eficiência dos recursos utilizados pela empresa. Portanto, fique atento às dificuldades e às oportunidades no treinamento de resolução de problemas.

4. Secretária para a clínica médica inovadora

A secretária para a clínica médica inovadora deve ter as competências necessárias para utilizar novas tecnologias. Isso significa que ela deve priorizar a eficiência das atividades em vez da intensidade das tarefas. Ela deve focar na otimização dos processos, e não na repetição incansável deles. Portanto, foque em desenvolver as habilidades de inovação da secretária de sua clínica.

Na prática, você precisa fornecer o treinamento necessário para que ela domine as ferramentas básicas indispensáveis para um negócio inovador na área da saúde. A secretária para a clínica médica deve utilizar com precisão recursos como agenda médica, cadastro e segurança de prontuário eletrônico, interpretação de pesquisas de satisfação, acompanhamento de processos automáticos como as comunicações por WhatsApp e SMS.   

O treinamento precisa demonstrar as ferramentas e a importância de utilizá-las. A secretária deve prezar pelo bom uso do banco de dados do seu sistema de gestão no dia a dia da clínica. Por isso, ela precisa saber como funcionam todas as ferramentas de cadastro e de automatização. A secretária manterá as informações sempre atualizadas e acompanhará as novidades do sistema. Assim, após dominar os recursos tecnológicos disponíveis pode atuar como disseminadora da tecnologia dentro da empresa. 

Agora que você já sabe como treinar a secretária para a clínica médica focada na inovação, dê o próximo passo no crescimento da sua empresa. Baixe nosso ebook sobre “Marketing Médico” para crescer ainda mais no mundo digital. 


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