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5 metas para clínicas médicas: transformadoras, práticas e eficazes

Tempo de leitura: 10 minutos

Negócios não atingem o sucesso da noite para o dia. É preciso construir o sucesso passo a passo. Por isso, as metas para clínicas médicas são parte imprescindível da estratégia de crescimento. As metas são as pistas em um mapa até o tesouro. Sem ela, sua empresa pode se perder no caminho.

No entanto, escolher e quantificar as metas pode ser um grande desafio. Neste texto, listamos as 5 principais métricas que você pode implementar na sua clínica:

  • Agendamentos e finalização de consultas para as secretárias; 
  • Diminuição do tempo de espera dos pacientes na recepção;
  • Número de novos pacientes na clínica;
  • Nível de satisfação dos pacientes;
  • Taxa de fidelização de pacientes. 

Para poder reunir sua equipe ainda esta semana e começar a definir as metas, você precisa ler o texto até o final. Aproveite! 

1 – Agendamentos e finalização de consultas para as secretárias 

As secretárias de clínicas médicas são responsáveis pelo pré e pós-atendimento. Por isso, elas devem ter habilidades para as diferentes etapas da jornada do paciente

O agendamento da consulta é o momento em que o paciente manifesta a vontade de iniciar a descoberta de suas doenças. Nessa etapa, ele procura pelo profissional como uma possível solução para seu problema de saúde. Em uma clínica médica que já possui agendamento online, o foco da secretária será a efetivação da consulta. 

Para isso, como em uma estratégia de funil de vendas, ela deve garantir:

  • número de agendamentos;
  • número de consultas finalizadas.

O primeiro indicador refere-se à quantidade de pacientes que reservam um horário para o atendimento. Em reunião de equipe, junto com sua secretária, vocês podem estabelecer uma meta mental de agendamentos que considere:

  • número ideal de consultas efetivadas;
  • fluxo atual de pacientes na clínica;
  • sazonalidade da procura por atendimento;
  • mercado médico da cidade. 

As informações referentes à concorrência e às especialidades da clínica devem estar presentes no seu plano de negócios. Se o seu modelo precisa de uma revisão, dá uma olhada no artigo: “Plano de negócios: passo a passo com os principais benefícios”.

Para descobrir o número ideal de consultas efetivadas, você deve verificar, no planejamento financeiro da clínica, a expectativa de faturamento mais adequada. Então, uma vez que você decida que a empresa precisa efetivar, por exemplo, 100 consultas por mês, precisará de um último cálculo. 

Quantos agendamentos são necessários para que 100 consultas sejam efetivadas?

Esse número pode ser definido em percentual. Analise seus dados dos últimos meses:

nº consultas efetivadas / nº de agendamentos = percentual de agendamentos que viram consultas 

Com essas informações, vocês terão as metas de número mensal de agendamentos e número de consultas efetivadas.

Como a secretária pode atingir essas metas? 

Se você já leu o artigo “Como contratar a melhor secretária para sua clínica”, percebeu que as secretárias de clínica médicas inovadoras têm muitas habilidades além de atender o telefone. A utilização de tecnologia no dia a dia dos empreendimentos facilita o exercícios dessas habilidades em prol da experiência do paciente

A secretária pode, por exemplo, fazer ligação para verificar se paciente agendará consulta de retorno conforme indicado pelo médico. Além disso, a partir do acompanhamento das métricas de confirmação automática de consulta, entrar em contato com os pacientes que não responderam o SMS ou e-mail recebidos. 

Outra forma de atingir as metas é auxiliar os pacientes que têm dificuldade em agendar com autonomia. Afinal, a inserção dos adultos no mundo tecnológico é, muitas vezes, tardia. Dependendo do perfil de pacientes que você atende, pode ser necessário preparar algumas instruções básicas para que o paciente crie a autonomia necessária. 

Dessa forma, além de contribuir com a experiência, aumenta as chances de o paciente efetivamente comparecer ao atendimento. 

2 – Diminuição do tempo de espera dos pacientes na recepção

O tempo é valioso não só para sua clínica, mas também para os pacientes. Ninguém quer ficar esperando na recepção. A pressa é ainda maior quando algum problema de saúde está associado. Seus pacientes procuram por atendimento para ter problemas atenuados; não para passarem por situações estressantes. 

Por isso, a diminuição do tempo de espera na recepção é uma das principais metas para clínicas médicas. Além de melhorar a experiência do paciente, é importante para a avaliação da clínica por parte dos convênios médicos. As melhores operadoras costumam selecionar os prestadores de serviços parceiros com base em métricas de atendimento. O tempo de espera é uma delas. 

Então, para estabelecer uma meta de diminuição de tempo na recepção, você precisa conhecer os recursos de pré-consulta. No texto “4 estratégias especiais para otimizar o tempo da consulta médica”, falamos da ferramenta de check-in automático, que reduz de forma significativa o tempo que o paciente permanece na recepção. 

O check-in automático funciona em associação ao sistema de agendamento. Assim, o próprio paciente pode selecionar a data de sua preferência e preencher seus dados pessoais. Quando chega à clínica, basta identificar-se para a secretária, que fará uma rápida verificação. Depois disso, o paciente já estará apto para a consulta. 

Perceba que essa é uma meta para toda equipe. Afinal, a entrada e a saída de pacientes são os marcos do processo de atendimento. É preciso que todos os profissionais contribuam para que não ocorram atrasos. 

Para evitá-los também é necessário ter uma política explícita sobre a tolerância de tempo para cada paciente. Se a clínica não estabelecer essas normas, é possível que o atraso do primeiro paciente da manhã comprometa todo o dia. Você e os demais pacientes não querem isso. 


 

3 – Número de novos pacientes na clínica 

A chegada de novos pacientes à clínica é o segredo para a perenidade do seu negócio. Essa é a métrica que torna o crescimento da empresa mais seguro. De acordo com o seu planejamento estratégico, estabeleça uma métrica mensal de novos pacientes por convênio e para atendimentos particulares separadamente.  

A separação entre convênios e particulares possibilita que você direcione o crescimento da clínica para a estratégia mais rentável. Se o foco é ampliar as parcerias com operadoras de planos de saúde, estabeleça uma meta maior para pacientes de convênios. Assim, os esforços para prospecção serão direcionados nesse sentido. 

O número de novos pacientes também é uma métrica que depende do seu plano de negócios. Afinal, 

  • Qual é o número ideal de pacientes por mês?
  • Qual é o índice de retorno dos pacientes?
  • Sua estratégia tem maior foco em preço ou número de consultas?

As respostas para essas perguntas são um guia para você fugir da expressão quanto mais pacientes, melhor. Em alguns casos, um maior número de clientes pode dificultar o fluxo de atendimento. 

Após estabelecer a meta, você precisará pensar nas estratégias e nos canais de aquisição. Veja algumas sugestões:

  • incentive marketing boca a boca para que pacientes indiquem sua clínica;
  • contrate uma empresa ou equipe de marketing médico;
  • marque presença nas redes sociais com perfil profissional;
  • inicie no mundo das teleconsultas. (Saiba mais). 

4 – Nível de satisfação dos pacientes 

A satisfação dos seus pacientes é outro indicador que merece atenção. Mesmo de forma indireta, as metas para clínicas médicas terão efeito na opinião dos pacientes. Afinal, a percepção que eles têm da clínica é atingida por diferentes variáveis. Por isso, é importante que você padronize a avaliação. 

Um formulário de pesquisa de satisfação objetivo e digital é tudo que sua clínica precisa. Assim, terá os parâmetros necessários para identificar problemas e potencialidades. Algumas áreas que podem ser analisadas são:

  • recepção;
  • cordialidade da equipe;
  • tempo de espera;
  • atendimento médico;
  • infraestrutura.

Se você utilizar uma escala de 1 a 5, por exemplo, pode estabelecer a meta de crescimento ou manutenção do nível de satisfação em cada categoria. Para isso, aplique a pesquisa estruturada durante um mês. No início do mês seguinte, emita um relatório para verificar a média final em cada item. 

Com o resultado em mãos, estabeleça metas de manter ou atingir notas 4 e 5. Como se trata de média aritmética, a informação que você terá é apenas a tendência geral dos pacientes. Então, se você perceber alguma inconsistência, verifique a moda  dos resultados. 

Assim, você saberá quais notas foram aplicadas com mais frequência e saberá se alguma avaliação específica distorce a média. Nos extremos, estarão os pacientes que deram maior e menor notas para a categoria. 

Leia o texto “Pesquisa de satisfação: você sabe o que os seus pacientes pensam sobre sua clínica? para saber como contatar esses pacientes. 

5 – Taxa de fidelização de pacientes 

A fidelização do paciente não consiste apenas na recorrência das consultas. Em algumas especialidades, a fidelização pode estar relacionada com a tendência do paciente fazer indicações para amigos e familiares. De forma simples, fidelizar o paciente é ser citado em conversas quando ele diz “ vou perguntar ao meu médico”. 

A taxa de fidelização é deve ser uma das metas para clínicas médicas, porque demonstra a saúde do negócio. Além disso, é importante para manter parcerias com os melhores convênios. Em relação à assistência, também é importante que o paciente tenha um médico de referência. Assim, a relação médico-paciente e a comunicação serão facilitadas. 

Você já sabe que essa é a última etapa da jornada do paciente. Por isso, é preciso otimizar os processos anteriores para garantir que ele irá citar o nome da sua clínica acompanhado de elogios. 

Conclusão 

As metas que citamos contribuem com o crescimento saudável do seu negócio. Além disso, mantêm a harmonia entre o planejamento estratégico, os colaboradores e as expectativas dos pacientes. 

Para estabelecer metas para clínicas médicas é necessário fazer o acompanhamento dos seus dados de atendimento. Para saber como ter todas as informações que você precisa de forma simples e prática, veja: “7 Relatórios Gerenciais do software médico Amplimed”. 

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