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6 estratégias práticas para reduzir custos na clínica médica

Tempo de leitura: 10 minutos

De que adianta a clínica cheia de pacientes se os custos estão altos demais? Da mesma forma que o gestor deve ficar atento ao faturamento mensal, é preciso ter cuidado com os custos da clínica médica. Afinal, nem sempre a recepção lotada representa a saúde financeira da sua empresa. Por isso, neste artigo traremos 6 estratégias práticas para reduzir custos na clínica médica:

  1. Organização e análise de despesas;
  2. Automação e precisão nas informações;
  3. Redução de impressões e material de escritório;
  4. Parcerias com fornecedores;
  5. Parcerias com outros especialistas;
  6. Análise de relatórios para tomada de decisão.

Veja abaixo como aplicar na prática cada estratégia.

1. Organização e análise de despesas

Se você precisa reduzir os custos de sua clínica médica, o primeiro passo é saber para onde o dinheiro está indo. Por isso, é preciso organizar as despesas e prepará-las para uma análise minuciosa antes de tomar qualquer decisão. Após organizar todas as saídas do caixa, você poderá analisar quais atividades utilizam maior quantidade de recursos financeiros. 

É comum que se indique para esta organização o uso de planilhas, extensas e detalhadas. No entanto, sabemos que a gestão de tempo deve ser uma das prioridades em empresas da área da saúde. Portanto, para poupar seu tempo, salientamos: utilize ferramentas tecnológicas para automatizar a organização de despesas. 

Sem ferramentas de automatização, você precisará inserir as informações financeiras, manualmente, em sua planilha. Além disso, será necessário ter conhecimento entre intermediário e avançado no software escolhido. Com recursos tecnológicos avançados, sua clínica só precisa:

  • Informar preferências para configurações iniciais;
  • Manter o fluxo normal de atendimentos;
  • Confirmar compras de material e pagamentos.

Assim, o software médico de gestão para clínicas consegue integrar todos os custos relacionados ao atendimento prestado. A partir das configurações iniciais, o software soma os custos variáveis e a parte proporcional do custo fixo mensal e aplica ao atendimento. Este tipo de cálculo facilita decisões como a formação de preço da consulta. Mas por que estes recursos reduzem os custos?

A resposta é óbvia: uma vez que você tenha os custos organizados, fica mais fácil analisar e tomar decisões. Dessa forma, você pode aplicar medidas diretas de redução de custos, visando à eficiência operacional a partir, por exemplo, da otimização dos processos. 

2. Automação e precisão nas informações

Recursos tecnológicos aumentam a precisão das informações financeiras. Isso ocorre devido à praticidade de vincular custos e receitas diretamente ao atendimento prestado. Assim, um atendimento que se origina no agendamento online será faturado com facilidade a partir de premissas definidas pela clínica médica. Com informações prestadas pelo próprio paciente no momento do agendamento, o software de gestão registra o atendimento. 

Este registro seguirá por todos os setores da clínica. Logo, todos os profissionais terão acesso aos módulos de sua competência. Dessa forma, recepção, médicos e setor administrativo trabalham em parceria, sem risco de retrabalho. Portanto, a primeira forma de economizar com automação é, exatamente, reduzir tarefas repetitivas e concentrar sua equipe em atividades mais complexas. 

A automação de processos aumenta a precisão das informações geradas em sua clínica. Além disso, possibilita que você faça a alocação das pessoas certas para cada função. Assim, sua empresa ganha maior eficiência operacional; ou seja, maior produtividade, com menor custo. Além de evitar retrabalho e aumentar a produtividade, a automação também melhora a experiência dos pacientes na clínica.

Essa melhora no processo de atendimento, desde o agendamento, reduz o número de pacientes que cancelam ou que faltam consultas. Atendimentos cancelados podem causar grande impacto no orçamento da sua clínica. Afinal, você prepara toda estrutura de equipe, equipamentos e disponibilidade para atender o paciente. Na ausência dele e sem a possibilidade de incluir outro paciente no horário, você fica no prejuízo. Com automação do atendimento, o número de cancelamentos e ausências é reduzido significativamente. Isso ocorre porque o paciente se sente bem acolhido, podendo optar pelo melhor horário em sua agenda. Após agendar, ele é conduzido até a consulta, com lembretes periódicos. A automação é essencial para reduzir custos da sua clínica.   

3. Redução de impressões e material de escritório

Quando falamos em reduzir os materiais impressos em sua clínica, estamos propondo uma estratégia que impacta diretamente o meio ambiente e o faturamento da sua empresa. Afinal, o consumo de papel tem alto custo para as empresas. Faça o cálculo: quanto de economia é possível atingir com a substituição dos prontuários em papel por sua versão eletrônica? 

Com a redução das impressões, além de diminuir a compra de folhas, você também reduzirá:

  • Consumo de tinta;
  • Gasto com manutenção das impressoras;
  • Tempo investido para preenchimento manual dos documentos. 

A utilização de prontuário eletrônico é uma mudança significativa em sua clínica. Não se trata apenas da alteração de formato do documento, mas de uma transformação em seu modelo de gestão. Associado a isso, você conseguirá reduzir os custos da sua clínica e, com isso, investir no crescimento do seu negócio. 

Além dessa redução direta do consumo, você também pode aplicar um controle do fluxo de suprimentos para sua clínica. Para isso, é preciso anotar todas as compras de suprimentos e a utilização deste material durante os atendimentos. Um software de gestão para clínicas com módulo de controle de estoque pode ajudar nesta tarefa. Outra alternativa seria utilizar uma planilha em Excel ou Google Sheets. No entanto, esta opção exige um conhecimento prévio dos programas e oferece maior risco de perda de informações. Em um software especializado na gestão de clínicas médicas você encontra a praticidade do controle intuitivo. Com a substituição do prontuário em papel pelo prontuário eletrônico e com uma gestão de estoques precisa, você terá as ferramentas necessárias para reduzir os custos da sua clínica.

4.  Parcerias com fornecedores

A partir de uma estratégia de gestão de suprimentos, você conseguirá organizar com maior eficiência seus pedidos de compra. Assim, passamos para o quarto passo para reduzir custos na clínica médica: a negociação com fornecedores.  Criar parcerias de sucesso é uma das principais atividades de um gestor. Você pode criar essas parcerias tanto com fornecedores quanto com profissionais de outras áreas ou de outras especialidades. Vejamos agora como essas parcerias ajudam a reduzir custos do seu negócio. 

Com suas compras organizadas, você pode oferecer previsibilidade para os fornecedores. Isso é vantajoso para eles. Portanto, você pode negociar preços especiais para quantidades fixas de suprimentos. Vamos a um exemplo. No seu controle de estoque foi demonstrado que a clínica utiliza 10 caixas de luvas por mês. Você decide comprar mensalmente 10 caixas de luvas. Com isso, é possível negociar com os fornecedores deste material um preço melhor para esta quantidade fixa mensal. Seu poder de negociação fica ainda maior se você incluir a previsibilidade de consumo de outros materiais. 

5. Parcerias com outros especialistas

O segundo tipo de parceria estratégica é com profissionais de outras áreas e de outras especialidades. Quando você cria uma rede de contatos com profissionais da saúde, seu Custo de Aquisição de Clientes (CAC) é reduzido. Este é um conceito utilizado no marketing para indicar o custo para adquirir um novo cliente. Em outras palavras, é um valor que representa o quanto sua clínica precisou gastar para atender cada novo paciente. Com indicações, este custo é reduzido significativamente. 

Para estabelecer esta rede, você também pode solicitar laudos de exames online com profissionais parceiros. 

O laudo médico é um dos documentos mais utilizados por clínicas e hospitais que realizam exames. Trata-se de um documento emitido por profissional especialista, que transcreve tecnicamente o resultado de exames.

O laudo online é um procedimento bastante associado com o advento da Telemedicina. Manter contato com outros profissionais tanto para receber indicações quanto para solicitar acompanhamentos conjuntos ou para encaminhar casos é um passo importante para o crescimento do seu negócio. Essa rede de parcerias traz muito mais do que redução de custos, mas você pode iniciá-la com esta intenção. Então, se você quiser saber mais sobre como a Telemedicina pode ajudar na redução de custos e no crescimento da sua clínica, faça o download gratuito do nosso guia com “Tudo o que você precisa saber sobre a Telemedicina”.

6. Análise de relatórios para tomada de decisão

Toda estratégia de gestão deve ser aplicada a partir de informações geradas pela própria empresa. Por isso, nossa dica número 6 está relacionada com a produção e análise de informações gerenciais por sua clínica. Precisamos, é claro, entender a lógica de produção dessas informações. O ideal é que você não precise criar uma atividade adicional para produzir esses dados. Por exemplo, você atende o paciente e, então, sua secretária pega o prontuário e anota todos os materiais utilizados para contabilizar no final do mês. Este procedimento estaria aumentando os custos da sua clínica. Afinal, a hora de trabalho de sua secretária é um investimento significativo. O melhor cenário, portanto, é aquele em que o mesmo software que registra o atendimento é capaz de demonstrar custos e receitas associados.

Após proceder com o registro adequado de custos e receitas do atendimento, você precisa ter relatórios precisos e de fácil interpretação. Via de regra, bons relatórios são aqueles personalizáveis. Sabe-se que cada clínica tem o seu modo próprio de funcionamento e perfil de pacientes. Portanto, você precisa obter relatórios específicos para o modelo de atendimento da sua empresa. Ao analisar os resultados do período, você pode iniciar novamente o ciclo de planejamento e traçar estratégias para reduzir custos ou mantê-los estáveis.

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu novas estratégias práticas para reduzir custos na sua clínica. Agora, vamos reduzir a receita do bolo. O ideal agora é que você comece a fazer as mudanças necessárias para melhorar a saúde financeira do seu negócio. Inicie organizando e analisando as despesas atuais. Para isso, pode ser necessária uma ferramenta de categorização de despesas. Depois, comece a automatizar o processo de atendimento, com agendamento online, lembretes por SMS, prontuário eletrônico e prescrição digital. Dessa forma, você já vai reduzir o número de impressões e o consumo de material de escritório. No final do mês, analise tudo com relatórios personalizados em seu software de gestão para clínicas.

Claro, não esqueça de começar a criar boas parcerias de negócios. Os parceiros certos farão sua clínica decolar. Para isso, conte sempre conosco. A Amplimed é especialista em tecnologia para negócios na área da saúde.

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