Automatização de processos na clínica é uma preocupação que todo gestor tem, ainda mais quem trabalha com o setor médico.
Cada vez mais é necessário ter atenção com o tema porque é algo que vem para colaborar com o desenvolvimento de atividades realizadas por hospitais, consultórios e laboratórios.
Utilizar a tecnologia a favor da sua empresa é uma atitude que pode te colocar em um patamar mais elevado e propagar ainda mais o auxílio à saúde que você oferece para a população.
Por isso, nesse texto você vai aprofundar conceitos e práticas sobre tarefas do dia a dia de toda a equipe que podem ser otimizados a partir da automatização de processos na clínica.
O que é automatização de processos na clínica?
Automatização de processos na clínica médica é tornar automático um processo que antes acontecia somente pelo formato manual.
A tecnologia e a ciência de dados é a grande precursora dessa possibilidade, abrindo as portas para otimização de tempo, aumento da produtividade, ganho de capital e chances significativas de expansão no mercado da área da saúde.
Pensa em algo que costuma acontecer em larga escala na sua clínica, tanto de natureza burocrática ou repetitivos. Pode ser a digitação de fichas de pacientes, o preenchimento de guias ou a elaboração de relatórios e gráficos sobre o desempenho do estabelecimento.
Você deve imaginar quanto tempo você ou sua equipe gastam para finalizar essa tarefa, certo? Agora imagina se tudo isso fosse feito de forma automatizada. Logo de cara podemos te falar que pouparia tempo e te deixaria livre para gastar energia com outras tarefas do local.
Quais são os benefícios?
Se preocupar com a automatização de processos na clínica vai te proporcionar melhor aproveitamento de todos os recursos da instituição, seja o humano ou o financeiro.
Entre os principais benefícios da automatização de processos na clínica é possível citar:
- Melhora do emprego do tempo;
- Fácil acesso a informação e melhoria na comunicação entre o grupo, fornecedores ou pacientes;
- Redução de custos;
- Gestão mais certeira e eficaz;
- Padronização de tarefas;
- Melhora de imagem perante aos pacientes e até concorrentes, uma vez que o investimento em modernidade é visto e compartilhado;
- Melhor posicionamento no mercado de atuação e aumento do nível de competitividade.
Exemplos de aplicação de automatização de processos na clínica
Listamos abaixo alguns exemplos de processos que podem ser automatizados em uma clínica médica, para que você defina quais podem ser mais interessantes para a otimização do seu consultório.
Agendamento de consultas
Quando você opta pela automatização de processos na clínica, inclui o agendamento de consultas, e dá mais liberdade ao seu paciente e mais facilidade para os colaboradores do seu time.
Em relação aos assistidos, eles não precisam esperar horários comerciais e realizar uma ligação para demonstrar interesse em passar pelos serviços da clínica.
Basta entrar em um ambiente online e marcar uma data. Essa sistemática também facilita as preferências dos clientes. Afinal, toda agenda estará aberta para ele decidir qual o melhor dia e melhor horário que mais se encaixam com a rotina e demais tarefas que ele precisa exercer. Diminuindo, assim, as faltas por problemas pessoas.
Do ponto de vista do funcionamento dos colabores da clínica, o tempo em que secretárias médicas ficam ou no telefone ou no celular para fazer esse agendamento pode ser reduzido e empregado, se necessário, em outro setor e em outras atividades que também demandam atenção.
Confirmação de consultas
O principal procedimento que acontece em centros hospitalares e clínicas médicas é a consulta. São muitas pessoas que circulam por esses ambientes a procura de um atendimento com especialistas. Isso somente diariamente. Seja em clínicas pequenas, médias ou grandes.
A confirmação de consultas entra como um item muito importante para a automatização de processos na clínica porque é ela quem vai lembrar o seu paciente da consulta que foi agendada, reduzindo o número de faltas ou ainda vai possibilitar a substituição e a relocação de horários caso haja alguma desistência.
Se você ainda não implementou a automatização de processos na clínica no seu estabelecimento, sabe o quanto é trabalhoso monitorar todas as consultas que serão feitas no dia, isto é, entrar em contato com cada paciente e confirmar se ele vai comparecer ou não no agendamento.
Algumas clínicas fazem isso por meio de ligações. Mas pode ser que você não consiga falar com o paciente, pode ser que ele esteja em uma reunião, no trabalho ou até mesmo em um momento de descanso. Dificultando ainda mais o real parâmetro de quantas consultas serão feitas no dia.
Sem contar que hoje em dia a ligação não é a estratégia mais avançada e aconselhada para tal função. Não é tão prático e nem mais tão usado por algumas pessoas. Um dos motivos é a frequência com que os sistemas de telemarketing têm entrado em contato com os cidadãos para oferecer produtos. O volume estava tão excessivo que agora esse setor é obrigado a ter um número com início 0303 para que o cidadão saiba diferenciar o que é telemarketing e quais são as demais chamadas.
Sem contar que não é nada prático ter que fazer essa etapa de forma manual e um a um. Por isso, a solução é contar com uma ferramenta automatizada para que a confirmação de consultas seja feita pelo próprio paciente.
Como funciona? Uma ferramenta vai disparar mensagens a todas as pessoas que têm consulta presencial ou online naquele dia. Após receber essa mensagem, o assistido diz por conta própria se ele vai manter o compromisso ou vai precisar fazer o cancelamento.
O ideal é que você opte por um sistema que faça esse envio de mensagem por diferentes plataformas. Assim não há erro de comunicação e também diminui as chances de o recado passar despercebido pelo paciente. Na Amplimed, por exemplo, as confirmações de consulta são feitas tanto pelo e-mail, quanto por SMS e também por WhatsApp.
Preenchimento da ficha cadastral
Quanto tempo leva para que a secretária na recepção acesse o formulário de dados de funcionários, entregue ao paciente que vai ser atendido, ele preencha todos os campos e ela faça a transcrição para outro documento ou até para o computador? É muito tempo, não é mesmo?
A automatização de processos na clínica médica pode facilitar essa etapa também. Logo quando o paciente faz o agendamento, já há o campo para ele colocar as informações mais importantes como:
- Nome completo
- Endereço
- Telefones para contato
- Idade
- Histórico médico
- Remédios que toma constantemente, etc.
Sabe aquela expressão popular “meio caminho andado?” Ela se encaixa perfeitamente aqui. Tudo fica mais simples e até mesmo rápido quando ele chega para encontrar o especialista.
Além de praticidade, esse método é mais seguro no que diz respeito às informações de outras pessoas. Em agosto de 2018, a Lei 13.709 foi promulgada pelo Planalto brasileiro e determinou uma série de obrigações que empresas dos mais variados setores precisam exercer para cuidar de informações de forma geral.
Para o campo da saúde, a LGPD é mais rígida. Essas novas exigências tornam quase que impraticável ter um arquivo de dados físicos, tornando o processo algo mais antigo e completamente inseguro. Além de ocupar salas e mais salas para arquivo e pelo perigo iminente de deterioração do papel, rasuras e roubos.
Prontuário eletrônico
Depois desse preenchimento de informações básicas, é a vez do médico colocar dados técnicos importantes sobre o paciente. É o momento de fazer a anamnese. Só que nessa fase, muito tempo também pode ser empregado à toa.
Escrever tudo de forma manuscrita gera um trabalho ao especialista que pode aumentar consideravelmente o tempo de uma consulta. E aqui não estamos falando do tempo utilizado para conhecer o paciente e fazer investigações necessárias e plausíveis para a escolha de tratamento. Mas estamos falando de tempo utilizado com processos burocráticos.
Ter um prontuário feito em aplicativos comuns, como word ou bloco de notas, pode não facilitar muito a situação mencionada anteriormente. Sem contar que pode ter mais chances de perder essa documentação por erro de sistema ou falta de backup automático.
O ideal mesmo é ter um sistema de gestão que forneça o uso do prontuário eletrônico (PEP). Assim fica mais simples de fazer todo o preenchimento e há economia de tempo para que a hora do profissional seja usada com o que realmente importa: a saúde do paciente.
Uma pesquisa feita com clínicas que usam o software da Amplimed constatou redução de até 40% no tempo do preenchimento do prontuário eletrônico.
Importante ressaltar nesse momento que há uma legislação específica para começar a utilizar o prontuário eletrônico. Não basta simplesmente começar a fazer. É necessário ter padrões, regras e formatos. Todas essas informações estão detalhadas na Lei 13.787 de setembro de 2018. O sistema da Amplimed já está atualizado com essa normativa.
Faturamento TISS
O Padrão de Troca de Informações em Saúde Suplementar é o meio que clínicas e laboratórios têm de receber pelos trabalhos prestados a operadoras de plano de saúde.
Diferentemente das consultas particulares em que o paciente paga o honorário do médico logo após a consulta, para atendimentos feitos pelo convênio, é necessário preencher uma ficha.
Qualquer erro de preenchimento ou qualquer falta de informação vai impactar o faturamento desse trabalho, ou seja, vai interferir na parte financeira da clínica, ademais de todo retrabalho e mais horas de trabalho que terão que ser desempenhadas pelos colaboradores para corrigir o erro.
Essa dinâmica de erros e falta de recebimentos chama glosas hospitalares. O TISS entra como uma importante automatização de processos na clínica médica porque diminui esses contratempos. Contar com um sistema que vai te auxiliar no preenchimento da guia TISS também é poupar erros e melhorar a comunicação que o seu estabelecimento tem com convênios médicos.
Com os clientes da Amplimed, as glosas médicas diminuíram em 98% por meio do módulo de faturamento TISS.
Tarefas de gestão
Não são somente os processos técnicos que podem ser melhorados com a automatização de processos na clínica. As áreas administrativas, contábeis e financeiras também fazem parte disso. Imagina ter acesso a:
- Relatórios personalizados;
- Controle de estoque;
- Fluxo de caixa;
- Cadastro de despesas;
- Relatório de contas a pagar e a receber;
- Avisos de inadimplência;
- Cálculo de repasses;
- Relatório com horas atendidas por cada especialista que compõe o quadro de colaboradores;
- Relatório de consultas que foram feitas de forma particular e também pelo convênio;
Muita coisa poderia mudar no seu dia corrido, não é? Te sobraria tempo para fazer mais análises, tirar projetos do papel ou simplesmente dar atenção a outros departamentos que têm essa demanda, mas que você como gestor não conseguia atender devido ao acúmulo de tarefas que você tinha em um único expediente.
A Amplimed une tanto as questões técnicas quanto às necessidades administrativas em uma única plataforma.
Nesse texto te contamos como a automatização de processos na clínica podem ajudar no desenvolvimento mercadológico da instituição e melhorar a relação e experiência com o paciente.
Mas esse campo tecnológico dentro da área da saúde é muito mais abrangente e oferece muitos mais recursos.
Pensando nisso, a Amplimed preparou um conteúdo para você!
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