Como montar um consultório médico?

Depois da formatura, é chegada a hora de praticar todo conhecimento acumulado nos anos de universidade e residência médica. Só que o estudo não para por aí: se você decidir ser autônomo, vai precisar aprender a ser um médico empreendedor.

Empreender é complexo e cheio de novidades. Por isso, muitos não sabem por onde começar quando o assunto é como montar um consultório médico. 

Afinal, você já sabe como cuidar das pessoas, mas ainda não sabe como abrir um modelo de negócio que estimule as pessoas a virem até você. 

Ao longo deste guia, separamos ferramentas e respostas para as dúvidas que surgem no momento de montar um consultório médico. Aproveite a leitura!

Montar um consultório médico: primeiros passos

Um consultório é, também, uma empresa. E ter a própria empresa pode parecer, em um primeiro momento, algo apenas vantajoso. 

Mas, antes desse sonho se concretizar, uma série de etapas burocráticas precisa ser percorrida para que tudo aconteça de acordo com as exigências legais administrativas.

Portanto, o primeiro passo é definir a área de atuação da sua clínica ou consultório. De acordo com a Agência Nacional de Saúde, existem 54 categorias distintas. Essa definição está relacionada com o regime tributário do consultório, assunto que vamos abordar nas próximas seções do texto. 

Conheça as principais opções de área de atuação da clínica:

• Clínica médica popular, com atendimento para pessoas que não contam com convênio médico particular;
• Clínica geral de procedimentos simples, com insumos e equipe especializada em determinadas intervenções médicas;
• Consultório com até duas especialidades distintas que se complementam, como gastroenterologia e nutricionista, por exemplo.

Agora que você já conhece as categorias mais comuns, é hora de conhecer as dificuldades de montar um consultório médico para se preparar. Veja:

Quais as principais dificuldades de montar um consultório médico?

Entre os maiores desafios de montar um consultório médico, podemos citar o excesso de burocracias administrativas. 

Afinal, assim como qualquer outra empresa, o médico vai precisar se preocupar em: 

• Controlar os custos operacionais;
• Gerenciar um ou mais funcionários;
• Organizar a agenda médica;
• Ficar em dia com a Receita Federal;
• Garantir a segurança das informações dos pacientes;
• Manter os equipamentos em bom estado;
• Etc.

Nesse caso, nossa dica é que você conte com um sistema de gestão que automatiza essas e outras tarefas com segurança e precisão.

Além disso, ao montar um consultório médico próprio, pode ser que você tenha dificuldade para atrair seus primeiros pacientes. Essa é uma dificuldade comum de estabelecimentos novos. 

Mas, hoje, existem algumas ferramentas que podem ajudá-lo com isso, como campanhas de marketing médico, por exemplo. 

Outra possibilidade é investir em uma plataforma de agendamento online para pacientes. Assim, seu registro fica disponível no sistema e, sempre que um paciente em potencial procurar pela sua especialidade, você terá um local de destaque no aplicativo.

Em outra perspectiva, a precificação dos serviços também é uma dificuldade comum na área médica, especialmente na fase inicial de abertura de um consultório. O fundamental é conseguir determinar um valor que seja justo para o paciente e também para você. 

Nossa dica é ter controle financeiro de todo o fluxo de caixa do consultório, além de seus gastos mensais, custos com equipe, conta de telefone, internet e qualquer outra despesa. O valor deve ser calculado em cima desse panorama, sem desconsiderar o preço que a concorrência está cobrando pelos mesmos serviços.

Leia também: Como fazer a precificação de serviços médicos

Nós citamos os desafios mais comuns, mas você ainda precisa se atentar a outros fatores:

• Investimentos em tecnologia;
• Otimização dos processos operacionais;
• Facilidade na marcação de consultas;
• Determinação de metas claras de crescimento e fidelização de pacientes;
• Planejamento tributário.

12 documentações e cadastros necessários para abrir uma clínica médica

A seguir, você vai conferir 12 passos que envolvem o tributário e administrativo para montar um consultório médico. Acompanhe!

1. Abertura de um CNPJ para consultório médico

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é um documento obrigatório para qualquer pessoa que queira abrir uma empresa e registrá-la formalmente na Receita Federal e demais órgãos de fiscalização. 

Mas não basta só ir até uma repartição pública e pedir a abertura desse número. A parte empresarial exige mais etapas do que a parte pessoal, como a emissão do CPF, que é um tanto quanto simples de ser feita, por exemplo. 

Antes de mais nada, o empresário precisa criar um contrato social com informações sobre capital social, proprietários da empresa, configuração jurídica, definições tributárias e determinação das obrigações financeiras dos sócios. 

A natureza jurídica precisa ser definida nesse momento. Essa informação serve para declarar qual será o enquadramento do serviço prestado, previsão de faturamento e quantas pessoas estão envolvidas nesse processo. Para empresas da saúde, existem 4 tipos mais comuns. São eles: 

• Sociedade simples para casos em que pelo menos dois médicos vão trabalhar juntos no mesmo espaço. 

• Sociedade limitada também serve para dois ou mais médicos que vão trabalhar juntos, mas que não precisam desempenhar a mesma atividade. Pode existir separação de responsabilidade no quesito bem individual. 

• Sociedade limitada unipessoal, conhecida antigamente como Eireli. Nesta modalidade, não é necessário ter sócios. 

• Empresa individual é muito semelhante à SLU, mas, nesse caso, os bens pessoais dos empresários podem ser usados para quitar dívidas empresariais. 

É necessário registrar o contrato na Junta Comercial da cidade em que vai atuar. Esse documento precisa ser assinado por duas testemunhas. 

A elaboração do contrato social faz parte do plano de negócios, documento feito quando a ideia de negócio ainda está no papel e em fase de planejamento. 

Com o contrato social em mãos, você precisará retornar na Junta Comercial com as seguintes documentações: 

• Documento de identidade e CPF dos sócios; 
• Comprovante de residência;
• Carnê de IPTU do local em que a empresa terá sede; 
• Contrato social; 
• Comprovante de pagamento das taxas da Darf e Dare, ambos impostos devidos ao governo no momento de iniciar a empresa.

Depois de todo o processamento, será possível visualizar o cartão CNPJ da sua clínica, que contém informações como:

• Razão Social;
• Nome fantasia; 
• Atividades desenvolvidas; 
• Endereço;
• Telefone.

2. Definição do regime tributário

O regime de tributação é um sistema que define quais impostos devem ser cobrados de determinado estabelecimento. Essa definição precisa ser muito bem feita para que os impostos pagos sejam realmente devidos e estejam de acordo com a prestação de serviço. 

Atualmente, existem três principais regimes tributários no Brasil: 

• Lucro Real: cobrança de imposto de acordo com o lucro líquido da empresa em um específico período de tempo. O valor da tributação varia de acordo com o lucro, por isso tende a ser diferente todos os meses. 

• Lucro Presumido: tem uma tabela de tributação fixa e não depende do tanto que você lucrar naquele mês. 

• Simples Nacional: mais comum e mais fácil de ser compreendido e aplicado no dia a dia dos consultórios. Todos os impostos devidos são reunidos em uma só guia, de vencimento mensal.
  
   

Um contador pode ser consultado neste momento para verificar qual o melhor regime tributário para o porte do seu consultório e pelas atividades que você vai oferecer. 

3. CNAE 

A Classificação Nacional de Atividades Econômicas foi criada e é atualizada pelo IBGE e serve para codificar as atividades econômicas fornecidas e criar um padrão de tributação para cada uma delas. 

Estabelecimentos de saúde costumam se enquadrar em um dos CNAEs abaixo: 

• CNAE 8650-0/03 – Atividade psicológica e psicanálise;
• CNAE 8650-0/04 – Atividade de fisioterapia;
• CNAE 8650-0/01 – Atividades de enfermagem;
• CNAE 8610-1/02 – Atendimento em pronto-socorro;
• CNAE 8630-5/01 – Atividade médica ambulatorial para procedimentos cirúrgicos;
• CNAE 8630-5/03 – Atividade médica ambulatorial restrita às consultas;
• CNAE 8630-5/04 – Atividade odontológica.
  
  
  

4. Alvará de funcionamento 

Você pode se preocupar com essa etapa antes mesmo de comprar ou fechar o aluguel de um espaço. Os procedimentos para ter um alvará de localização e funcionamento vão depender do espaço físico utilizado para seu consultório. 

Seja de pequeno, médio ou grande porte, esse documento é utilizado para assegurar a autorização de sua clínica pode funcionar no local escolhido. 

Algumas vezes é necessário ter um especialista nessa área, como engenheiros e arquitetos, para assinatura do alvará. 

Esse documento é emitido pelas prefeituras das cidades e deve ser repetido anualmente. Para isso, você precisa fazer a solicitação 60 dias antes da data de vencimento do laudo. Um profissional vai até o local da sua empresa e faz a avaliação. 

5. Licença sanitária 

A licença sanitária é um documento obrigatório para funcionamento de consultórios médicos e é emitido pela Anvisa. 

Os técnicos do órgão definem qual o grau de risco sanitário que a empresa apresenta. Esse valor acontece por meio de um cálculo dos danos à integridade física de colaboradores, fornecedores e clientes por estarem no ambiente. 

O laudo faz parte das documentações e cadastros para montar o consultório médico e deve ser providenciado antes mesmo de abrir as portas. A concessão da licença sanitária pode ser feita em um prazo máximo de 90 dias a partir da data em que o pedido foi feito. 

6. Certificado de conformidade do corpo de bombeiros 

São os bombeiros da sua cidade os responsáveis pela verificação de que normas de incêndio estão sendo cumpridas no seu consultório e se o espaço está preparado para oferecer segurança em um possível caso de incêndio. 

Você precisa fazer a solicitação para que um membro da corporação visite o espaço para dizer se está na conformidade legislativa ou não. 

Dependendo do local de atuação, essa prática é exigida no mesmo momento em que o alvará de funcionamento é solicitado. 

7. Certificado de limpeza urbana 

Hospitais, clínicas, consultórios e laboratórios produzem tanto o lixo orgânico comum quanto o infectante. Por isso, o descarte deve ser realizado de maneira separada, assim com o recolhimento feito pelas Secretarias de Limpeza Urbana de cada município. 

É preciso fazer um cadastro no departamento para que essa repartição saiba que você necessita desse tipo de serviço. Se em algum momento a clínica mudar de endereço, o processo precisa ser refeito. 

8. CNES 

Essa é a sigla dedicada ao Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. É preciso constar neste registro informações como tipos de atendimentos prestados, dados da equipe, infraestrutura, número de consultórios e leitos. 

Leia também: CNES: saiba o que é, a importância e como se cadastrar

Até mesmo ambulatórios que estão dentro de escolas ou empresas precisam desse número para funcionar. Geralmente, o cadastro é feito em um órgão de saúde estadual ou municipal. 

9. Issqn 

O Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza é uma contribuição feita por empresas e profissionais autônomos. O recolhimento é feito pelos municípios. 

Entre outras áreas, é devido para organizações que trabalham com: 

• Serviço de pesquisa e desenvolvimento de qualquer natureza; 
• Serviços de saúde e assistência médica; 
• Serviços de cuidados pessoais e estética.

Para conferir a lista completa, confira a Lei Complementar nº116 de 31 de julho de 2003. 

10.  Alvará de vigilância sanitária 

Qualquer empresa da área da saúde, independentemente da especialização do serviço fornecido, precisa ter o número do Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde. 

Essa é a forma de identificar e registrar instituições médicas no órgão de vigilância da cidade de atuação. 

Você deve procurar a Secretaria de Estado de Saúde se estiver iniciando um laboratório, um consultório, uma clínica, hospital, hemocentro e distribuidores de medicamentos. 

Os agentes têm até 30 dias para fazer a avaliação no local. Mas cuidado para não perder essa visita, porque ela acontece sem marcação de dia e horário. 

Pode ser que a empresa não consiga a documentação logo de cara. Se isso ocorrer, um plano de ação é elaborado para que o empresário execute e uma nova vistoria aconteça tempos depois para verificar o cumprimento e a melhoria. 

11.  Registro no CRM

Além das obrigações para abrir uma empresa, o seu nicho de atuação também demanda informações e procedimentos específicos. 

Isso vale para médicos, enfermeiros, fisioterapeutas, psicólogos, dentistas, biomédicos, entre outras profissões que se preocupam com a assistência à saúde. 

Para que o cadastro seja efetivado, você precisa indicar um Diretor Técnico que será responsável pela empresa. O escolhido precisa ter um registro de especialidade no Conselho Regional de Medicina. Você vai precisar levar: 

• Contrato Social; 
• Declaração de Enquadramento; 
• Cartão CNPJ; 
• Alvará de funcionamento; 
• Alvará sanitário;
• Comprovante de pagamento de taxas tanto governamentais quanto no Conselho Regional. 

Ao chegar no local com essa documentação, você será instruído a preencher um requerimento para registro de clínica médica no CRM. 

12.  Outros documentos internos 

Depois de todas as idas em repartições públicas para conseguir as documentações e cadastros para montar um consultório médico, você pode separar um espaço para arquivar alguns papéis importantes. 

Pode ser uma sala, uma gaveta ou uma caixa. Qualquer local é válido, desde que contenha: 

• Documentos básicos de todos os sócios, como RG, CPF, CNH e comprovante de residência;
• Comprovante de entrega das últimas declarações do imposto de renda dos sócios; 
• Inscrição municipal e estadual; 
• Conforme o tempo for passando, é importante ter a Relação Anual de Informações sociais e as declarações do imposto de renda para pessoas jurídicas; 
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; 
• Código de defesa do consumidor; 
• Todos os alvarás, certificados e cartão CNPJ emitidos, como indicado nos passos anteriores;
• Contrato social; 
• Livro de inspeção do trabalho se o consultório contar com funcionários; 
• Controle de ponto; 
• Programas ocupacionais.

5 etapas para montar um consultório médico

Até aqui, você já está preparado para reunir todos os documentos e montar um consultório médico sem correr riscos legais ou administrativos. No entanto, esse é só o começo do trabalho. Para começar a trabalhar, você ainda terá que cuidar de vários outros detalhes. Confira as etapas!

1. Definição do modelo de atendimento

Essa definição pode ser divida em três perguntas básicas: 

1. Quem? 

Defina o perfil de paciente que vai procurar seu atendimento. Ou seja: qual a faixa etária a ser atendida, qual classe social do seus clientes e, ainda, quais os principais problemas de saúde e demandas que devem chegar até você. 

2. Onde? 

Você pretende alugar ou comprar um imóvel? Vai atender sozinho ou em parceria com outro profissional? O consultório será no centro, em um prédio comercial ou em um bairro periférico? 

Decidir onde você atenderá ajuda a mensurar alguns custos fixos, como aluguel e IPTU, por exemplo, além de possibilitar uma estratégia de divulgação do seu negócio. Ou seja, quando decidir o local ideal, saberá quais são os custos iniciais para montar um consultório médico. 

3. Como? 

Como seu cliente/paciente será atendido quando chegar em seu novo consultório? Ele encontrará só você, mesa e cadeira, caneta, carimbo e receituário? Ou encontrará uma estrutura com recepção, acolhimento, cadastro para acompanhamento de seu histórico, prontuário eletrônico e prescrições personalizadas? 

2. Planejamento de receitas e despesas

Como você viu anteriormente, um dos principais desafios dos empresários dessa área é cuidar de toda a gestão financeira. 

Você vai precisar estar pronto para planejar as entradas e as saídas financeiras, o que culminará na elaboração de um fluxo de caixa. 

Para isso, você deve considerar os tributos devidos, os tipos de entradas e de saídas financeiras, a expectativa de lucro (para pagar o investimento inicial e deixá-lo rico) e o controle do fluxo de caixa.  Veja mais:

1. Planejamento tributário e financeiro 

Entre suas despesas, você deve considerar os tributos devidos de acordo com a estrutura jurídica do seu consultório. Além disso, deve criar um plano financeiro, considerando as demais despesas e todas as receitas. 

Saiba que despesas são todas saídas de dinheiro que servem para a manutenção do atendimento do seu consultório: salários, aluguel, energia elétrica, água, telefonia e internet, assessoria contábil, sistema para gestão do atendimento etc. 

Tenha em mente o que você precisa para atender, quanto custa e qual a fonte financeira para efetuar esse pagamento. 

Saiba, também, que as receitas são entradas financeiras em seu caixa, tais como: pagamento por consulta, recebimento mensal de algum convênio com empresas parceiras, repasse de planos de saúde etc. 

Para planejar as receitas, você também deve tomar algumas decisões. 

• Qual o preço da consulta? 
• Quantos pacientes você pode atender por dia? 
• Você fará parceria com algum plano de saúde? 
• Vai oferecer algum tipo de desconto aos pacientes? 

3. Fluxo de caixa 

Um controle detalhado de cada movimentação financeira é indispensável em uma boa gestão. Por isso, tenha registro de todas as entradas e saídas de seu caixa para poder avaliar seu consultório. 

Você precisa ter acesso rápido aos indicadores financeiros de seu consultório para tomar decisões importantes, como a compra de novos equipamentos, contrato de colaboradores, ou seja, para decidir sobre a expansão do seu negócio. 

Uma informação importante para entender se o fluxo de caixa corresponde à real situação do seu negócio é compará-lo com o fluxo de atendimentos. 

Mas não é tão simples. Se você planejar mais de uma modalidade de pagamento e tiver despesas diferentes associadas a cada tipo de pagamento, você precisará saber, por exemplo, quantos pacientes pagaram o preço integral e quantos receberam desconto.

Além disso, é preciso ter registro do número total de atendimento e, com esses dados em mãos, fazer as interpretações administrativas convenientes. 

Mas, afinal, como você vai contar o número de atendimentos? Alguém vai pegar todos os prontuários do mês e passar horas contando manualmente e depois inserir em uma planilha? 

A melhor opção é executar um comando no computador e ter todos os dados em gráficos e tabelas, não é mesmo?

Nós podemos ajudar você com isso:

4. Decoração

Na hora de montar um consultório médico, não deixe de lado que a aparência conta muito. É importante investir na decoração para que o ambiente fique agradável aos seus pacientes. 

Pode até não parecer, mas muitas pessoas escolhem clínicas devido à aparência. Então, capriche e lembre-se: um consultório médico deve ser bem organizado, limpo e com pequenos detalhes que fazem a diferença no ambiente. Algumas dicas são:

• Escolha cores que transmitem tranquilidade e paz;
• Aposte em mobília que garante praticidade e funcionalidade para o espaço;
• Valorize a iluminação do espaço;
• Distribua os objetos de forma harmônica.

5. Definição de imagem e parcerias

Pense com a gente: como você quer ser visto? Por quais canais seus pacientes vão descobrir você? 

Quando você definir o perfil de seu paciente (sexo, idade, classe social, etc.), deve considerar o dia a dia deste “perfil ideal” para saber quais características ele mais admira em um atendimento médico, por exemplo. 

Algumas das perguntas para planejamento de imagem são as seguintes:

• Ele tem acesso a redes sociais? Quais?
• Lê jornais?
• Assiste televisão?
• Utiliza aplicativos para celular?
• O que ele precisa encontrar no consultório?
• Quais as características de um consultório são mais relevantes?
• Será que esse paciente prefere revistas informativas ou uma televisão na sala de espera?
• Quanto tempo ele está disposto a esperar pelo atendimento?
• Será que esse paciente se incomoda com a letra do médico? 
• Tem chance de pedir uma cópia do prontuário?

Com as respostas para essas e outras perguntas, você pode traçar o plano de divulgação e de atendimento do seu consultório. 

Neste momento, você já pode procurar os parceiros certos para ajudar a colocar em prática tudo que você planejou. 

Alguns profissionais e ferramentas são as seguintes:

• Designers e publicitários;
• Software para gestão do atendimento;
• Software para gestão financeira;
• Conexão de internet e telefone;
• Serviço de jurídico e de contabilidade;
• Planos de saúde para propor convênios.

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Se você chegou até aqui, finalmente pode aplicar tudo que aprendeu na graduação e na residência. Parece bastante trabalhoso abrir consultório, e é! Afinal, os pacientes estão cada vez mais exigentes, têm pouco tempo e buscam respostas precisas e atenciosas ao seu sofrimento.

Você deve estar preparado para oferecer um atendimento diferenciado, humanizado, atencioso e inovador. Um bom atendimento pressupõe organização e acolhimento, itens fundamentais na hora de montar um consultório médico.

Outro ponto importante aqui é a digitalização para tornar possível toda essa organização. Nós preparamos um infográfico gratuito da Saúde 5.0 para você entender melhor sobre esse assunto. Baixe agora: