Diminuir as faltas de pacientes deve ser uma das metas da gestão de sua clínica. Afinal, as ausências injustificadas e os cancelamentos com pouca antecedência comprometem sua organização. Cada horário reservado e não utilizado pelo paciente é um desperdício de recursos da sua equipe.
Por isso, neste texto você encontrará 5 estratégias para diminuir as faltas de pacientes em sua clínica:
- Agendamento online;
- Pagamento online e seguro;
- Confirmação de consulta por WhatsApp;
- Análise de indicadores;
- Gestão de experiência.
Com essas estratégias em conjunto, o percentual de consultas efetivadas será muito mais alto. Leia até o final para saber como aplicá-las ainda hoje.
Agendamento online
O agendamento online é a funcionalidade de um sistema médico que possibilita que o paciente agende a consulta sem necessidade de contato direto com a clínica. Então, ele pode fazer isso remotamente, direto do seu celular ou navegador de internet.
Basta acessar o aplicativo ou o site da sua clínica, com página específica para o agendamento para ter acesso a todos os horários disponíveis e poderá escolher aquele que lhe convier.
Com acesso a todas as opções, o paciente pode selecionar o horário com base em seus compromissos. Dessa forma, ele não precisa se adaptar à agenda dos médicos. Essa adaptação, com cancelamento de atividades ou ajuste de horários, é um dos principais motivos de ausência nas consultas. Afinal, algum dos compromissos adiados pode se tornar mais importante para o paciente que, como consequência, desiste da consulta.
Ao oferecer a oportunidade de o paciente escolher o melhor horário, você evita o motivo mais comum para as ausências. Além disso, é claro, você reduz o tempo que sua equipe investiria para encontrar um horário compatível com a agenda do paciente.
Um terceiro benefício do agendamento online está relacionado à experiência do paciente que, ao invés de aguardar longos minutos em uma chamada telefônica, ele precisa apenas visualizar um calendário, comparar com sua agenda e escolher o horário de sua preferência.
O agendamento online facilita a tomada de decisão do paciente e reduz a probabilidade de cancelamento ou ausência injustificada. Conheça mais 7 benefícios do agendamento online para sua clínica médica.
Pagamento online e seguro
A ausência dos pacientes deve-se, muitas vezes, ao surgimento de novos compromissos em seu dia a dia. Alguns deles poderiam ser evitados caso o paciente priorizasse a consulta médica. Mas, para isso, é preciso que o paciente assuma a responsabilidade com o horário marcado.
O pagamento antecipado da consulta, em uma plataforma segura, aumenta o comprometimento do paciente. Afinal, ele já terá pago o valor que, de acordo com as regras da clínica, pode ou não ser reembolsado em caso de cancelamento. Dessa forma, tanto a clínica quanto o paciente comprometem-se mutuamente com o atendimento.
Você perceberá uma redução significativa das ausências injustificadas. Além disso, com um módulo de pagamento integrado ao seu sistema de gestão, os pagamentos são rapidamente adicionados ao seu caixa. Assim, você terá maior previsibilidade financeira e um controle em tempo real.
Caso você disponibilize cartões de fidelidade, o módulo de pagamento pode fazer este controle. Então, o sistema vai indicar para sua equipe quando um paciente inadimplente tentar utilizar o cartão de descontos.
Para conhecer outros benefícios do módulo de pagamento integrado, leia nosso artigo completo “Módulo de Pagamento do Sistema Amplimed: gestão financeira inteligente”.
Confirmação de consulta por WhatsApp
É claro que você também precisa disponibilizar uma forma de os pacientes reagendarem as consultas. A melhor opção é o envio de um aviso automático, via WhatsApp, para confirmação do atendimento. Assim, o paciente recebe o contato e pode selecionar entre confirmar e reagendar a consulta.
Se o paciente confirmar, o envio servirá como um lembrete e como um reforço do comprometimento com o horário reservado. Caso seja necessário reagendar, o paciente poderá, a partir do módulo de agendamento online, escolher uma nova data.
Esse procedimento é rápido e é iniciado a partir da mensagem de confirmação enviada ao paciente. Por isso, tanto o agendamento quanto a escolha de uma nova data não requerem contato telefônico entre os pacientes e sua equipe.
Ao oferecer essa funcionalidade, você possibilita que os pacientes organizem melhor suas próprias agendas para comparecer à consulta. Como resultado, você perceberá uma redução do número de faltas de pacientes. Afinal, em poucos passos, eles poderão escolher o melhor horário.
Como os contatos são automáticos, sua equipe economiza tempo e reduz o número de ligações telefônicas. Por isso, a confirmação de consulta por WhatsApp:
- diminui as faltas de pacientes;
- economiza o tempo da sua equipe;
- aumenta a eficiência do seu pré-atendimento.
Leia nosso artigo “Confirmação de consulta por WhatsApp: o recurso que fideliza pacientes” para conhecer todos os benefícios.
Análise de indicadores
Para diminuir as faltas de pacientes, você precisa identificar os motivos das ausências. Identifique perfis e padrões para poder aplicar mudanças efetivas. Você pode iniciar este controle analisando os seguintes fatores:
- causas que mais geram busca pelos atendimentos;
- tempo de antecedência da marcação;
- motivos dos cancelamentos;
- diferença entre número de agendamentos e de consultas efetivadas.
Dessa forma, você descobrirá quando e por que os pacientes se ausentam. Ao descobrir os motivos para as ausências e estabelecer correlações com o perfil dos pacientes, você poderá implementar mudanças mais efetivas.
O tempo de antecedência da marcação também pode ser um parâmetro que merece análise. Se os pacientes que marcam com muita antecedência acabam, frequentemente, cancelando ou faltando às consultas, pode ser necessário planejar um número maior de lembretes.
Se, por outro lado, pacientes com agendamentos mais recentes são os que faltam às consultas, a melhor estratégia pode ser eliminar a antecedência da marcação, exigindo pagamento adiantado para agendamentos dentro da mesma semana, por exemplo.
Os motivos para cancelamentos também são relevantes. Eles indicarão diretamente para onde você deve direcionar seus esforços de mudança. Se eles cancelam por falta de tempo, considere enviar mais lembretes ou solicitar pagamento prévio. Se eles cancelam devido ao desaparecimento dos sintomas, você pode iniciar ações educativas para alertar quanto à necessidade de uma avaliação pós-remissão.
Para ter este nível de controle e de análise de indicadores, você precisará de uma ferramenta adequada. Você deve ter a possibilidade de registrar todos os dados que deseja analisar. Depois, será necessário agrupar estes dados de forma organizada para facilitar sua leitura crítica. Recursos como prontuário eletrônico e relatórios especializados vão levar maior praticidade para sua análise.
Gestão da experiência do paciente
Uma estratégia complementar para diminuir as faltas de pacientes é a gestão da experiência durante os atendimentos. Esse método pode ser utilizado para garantir que o paciente compareça à consulta e, além disso, para que fique satisfeito com todo o contato que tiver com a clínica.
O primeiro passo para a gestão da experiência é descobrir o que o paciente espera do atendimento. A partir disso, você pode seguir algumas perguntas norteadoras:
- Eles preferem um atendimento formal ou com linguagem mais coloquial?
- Buscam por explicações objetivas ou mais detalhadas?
- Quais as principais dificuldades: falta de tempo, dificuldade financeira, estresse no trabalho?
As respostas para essas perguntas ajudarão você a selecionar a melhor abordagem, tanto em suas campanhas de marketing quanto nos atendimentos. Com isso, sua clínica será mais efetiva na atração, na satisfação e na fidelização de pacientes.
O foco na experiência também vai aumentar a confiança do paciente no bom atendimento que será prestado por sua clínica. Isso ajuda diretamente no comprometimento dele com a consulta agendada. Afinal, a sensação de que será bem atendido é, em si mesma, um aspecto motivador.
Durante o processo de decisão sobre agendar uma consulta, o paciente pode enfrentar diferentes barreiras e resistências. Entre elas, as questões financeiras, o medo de receber diagnósticos, o alto nível de estresse que dificulta o autocuidado, etc.
Por isso, oferecer um ambiente acolhedor, com praticidade e segurança, é um dos passos para sua clínica diminuir as faltas de pacientes. Ofereça soluções tecnológicas que vão melhorar o primeiro contato do paciente com a clínica.
