Mesmo que sua clínica esteja cheia de pacientes e que tudo pareça bem, o crescimento do seu negócio depende do quanto você consegue administrar suas despesas. Por isso, trouxemos algumas dicas práticas de economia para clínica médicas para você aprimorar seu controle financeiro.
Neste texto, você verá:
- Identificação e classificação de despesas
- Redução de gastos excessivos de energia
- Gestão de processos
- Gestão de pessoas
- Economia de tempo
Podem resultar em uma melhor alocação dos recursos financeiros da sua clínica médica. Então, fique atento a essas 5 dicas de economia para clínica médicas e não deixe de ler a dica bônus no final do texto!
Identifique e classifique suas despesas
Nossa primeira dica é a base do seu negócio! Você precisa ter conhecimento sobre suas despesas para iniciar um bom controle financeiro. Claro que isso também vale para suas receitas. Então, se você não sabe exatamente quanto faturou em 2018, por exemplo, pode ter dificuldades em gerir as estratégias da sua clínica para 2019.
A identificação das despesas da sua clínica é essencial. Você precisa saber quanto gasta e onde gasta. Saber para onde vai seu dinheiro é ter o domínio sobre seu negócio! Assim, você consegue tomar decisões mais assertivas quando for necessário cortar ou redimensionar algum gasto.
Um primeiro passo para avaliar suas despesas é separá-las em custos fixos e custos variáveis. Essas classificações possuem características diferentes que interferem na tomada de decisão.
Despesas e custos fixos de uma clínica médica
O Sebrae traz o seguinte conceito para custos fixos:
São os gastos que permanecem constantes, independente de aumentos ou diminuições na quantidade produzida e vendida. Os custos fixos fazem parte da estrutura do negócio.
Na sua clínica, os principais custos fixos são:
- Aluguel do imóvel;
- Aluguéis de equipamentos;
- Salários da administração;
- Segurança e vigilância;
Perceba que estas despesas independem do número de pacientes que você atende, tampouco, do número de procedimentos que sua clínica efetua.
Despesas e custos variáveis de uma clínica médica
Também como definição do Sebrae, os custos variáveis
São aqueles que variam diretamente com a quantidade produzida ou vendida, na mesma proporção.
Alguns exemplos de custos variáveis da sua clínica:
- Medicamentos utilizados em procedimentos;
- Equipamentos para coleta de sangue ou para medicação;
- Papelaria (se você utiliza prontuário em papel);
Essas despesas estão relacionadas com o número de pacientes que você atende. Mas não é tão simples. Afinal, o custeio variável depende da especialidade e dos procedimentos da sua clínica.
É importante identificá-los, porque eles representam parte do custo de cada paciente para o seu negócio. Essa informação, portanto, implica diretamente na formação do preço do seu atendimento.
Dentro dessa classificação, em despesas fixas e variáveis, é possível (e necessário) fazer outras divisões. Assim, você pode saber quais atendimentos são mais caros para sua clínica ou, ainda, em quais aspectos seu negócio pode ser aprimorado para um melhor desempenho financeiro.
A classificação das despesas da sua clínica pode ajudar a você avaliar, por exemplo, quais das nossas dicas a seguir podem impactar mais o seu negócio.
Reduzir gastos com energia elétrica
É provável que você utilize muitos equipamentos elétricos na sua clínica. Computadores, lâmpadas, aparelhos de ar-condicionado são importantes para o funcionamento da sua empresa.
Mas você precisa ficar atento ao quanto esses equipamentos impactam na sua conta mensal de energia elétrica. Para reduzir os gastos com equipamentos elétricos, fique atento ao Selo Procel de economia de energia.
O Selo Procel é uma iniciativa do Centro Brasileiro de Informação de Eficiência Energética e identifica os aparelhos que consomem menos energia em comparação com outros modelos disponíveis. A identificação está presente em eletrodomésticos, como refrigeradores, televisores, condicionadores de ar e micro-ondas e, também, em diferentes tipos de lâmpadas.
Portanto, antes de comprar um aparelho elétrico para sua clínica, verifique se ele possui o Selo Procel. Além disso, se quiser pesquisar com maior profundidade, você pode acessar o site do INMETRO e analisar a eficiência energética de seus aparelhos.
Práticas diárias para gastar menos energia elétrica na sua clínica
Além dessas dicas técnicas, separamos algumas ideias práticas para economia de energia em sua clínica médica:
- Invista na iluminação natural: deixe a luz do Sol entrar e aproveite para desligar algumas lâmpadas;
- Desconecte os aparelhos da tomada: em modo stand by (desligado, mas conectado à tomada) os aparelhos podem representar gasto energético de até 12% da sua conta. Sabe aquelas luzes vermelhas dos aparelhos? Elas podem ser um grande vilão para sua conta de energia elétrica;
- Invista em espelhos: além de dar maior profundidade e sensação de maior espaço para sua clínica, auxiliam na dispersão da luminosidade. Assim, você pode apagar algumas lâmpadas;
- Ar-condicionado no modo automático: Neste texto, a Samsung explica a funcionalidade de cada modo de ação dos condicionadores de ar. Utilize sempre que possível o modo automático, no que você escolhe a temperatura ideal, por exemplo, 23º C e o seu aparelho vai ajustar a temperatura e a velocidade de ventilação em função da temperatura do ambiente;
- Manutenção regular dos aparelhos de ar-condicionado: o filtro com impurezas dificulta a performance do seu equipamento. Afinal, o excesso de poeira e outras impurezas pode impedir que o aparelho identifique a temperatura do ambiente e possa resfriar ou aquecer o ar apenas no momento mais adequado;
Aprimore sua gestão de processos
O destaque de uma empresa não está apenas no produto ou serviço que ela oferece para o mercado. Afinal, você acha realmente que seu paciente sabe avaliar a qualidade da sua anamnese ou da sua ausculta?
É claro que você deve respeitar o conhecimento prévio de quem chega até sua clínica, mas isso não significa que seu cliente escolherá sua clínica devido à sua excelência técnica. É mais provável que seus pacientes escolham sua clínica por motivos como:
- Praticidade do agendamento;
- Tempo de atendimento desde a recepção;
- Atenção dos profissionais aos pacientes;
- Limpeza do ambiente;
- Agilidade e contato com outras especialidades.
Esses itens podem ser aprimorados com a gestão de processos!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos para clínica médica une protocolos assistenciais de atendimento, gestão de negócios e gestão de tecnologia. Esse encontro de áreas e procedimentos busca a análise integral das ações tomadas dentro da sua clínica.
Com uma gestão de processos eficaz, você consegue:
- Direcionar o foco da equipe ao que mais importa;
- Tomar decisões mais assertivas, em menos tempo;
- Analisar indicadores resultantes desses processos;
- Escolher estratégias de desenvolvimento para a equipe;
- Decidir em quais ferramentas investir;
- Reduzir gasto de tempo e outros recursos.
Defina protocolos assistenciais
Os protocolos assistenciais são definições sobre o que deve ser feito em cada situação específica. Tenha modelos de decisões prévias que possam ser aplicados rapidamente a situações novas.
O que deve ser feito em caso de agendamento emergencial?
Determine quais as atitudes da sua equipe em uma situação-problema como essa. Assim, você pode
- Analisar as fragilidades da sua equipe e propor treinamentos;
- Reavaliar os protocolos, adaptando-os às mudanças do seu negócio;
- Evitar falhas recorrentes (como ter mais de um paciente no mesmo horário, com o mesmo médico, etc.).
A aplicação dos protocolos pode resultar em indicadores de tempo e de recursos investidos em cada atividade. Assim, você pode comparar os gastos e os rendimentos dessa atividade e decidir o que fazer para aprimorá-la.
Não esqueça, claro, que os protocolos são orientações. Portanto, não podem restringir as ações da equipe; não podem paralisar seus colaboradores.
Os protocolos devem ser adaptáveis e reformulados em uma frequência pré-definida. Assim, sua equipe sempre terá as melhores orientações procedimentais.
Os protocolos evitam aplicação de tempo, de equipamentos e de pessoal em ações inadequadas à finalidade da tarefa. Se o protocolo diz que o paciente grave tem prioridade e pode ter agendamento emergencial, sua equipe deve saber exatamente como fazer para evitar conflito de agendamentos.
Assim, você aprimora sua relação com o paciente em emergência e dá um bom retorno ao paciente cuja consulta será reagendada.
Sua equipe mais tranquila, seus pacientes mais satisfeitos: sua clínica cresce!
Automatize processos
Você está gastando dinheiro para que seus colaboradores façam o que uma sistema faria mais rapidamente, com menor chance de erros e sem ficar entediado.
Não faça sua equipe experimentar o tédio de ficar infinitas horas em tarefas repetitivas, cansativas e que não chegam a um resultado importante.
Não exija de seus funcionários uma performance exemplar se você não oferece as condições apropriadas de trabalho. Essas condições são mais simples do que pode parecer.
Deixe a máquina fazer as tarefas repetitivas. Deixe seus colaboradores com a responsabilidade de inovar e melhor atender!
Assim, você perceberá:
- Redução de custos: afinal, quanto custa um funcionário, mesmo que ele fique apenas arquivando e desarquivando prontuários médicos?
- Aumento de faturamento: seus funcionários ficarão mais satisfeitos. Seu atendimento ficará mais assertivo com um bom sistema de gestão. Assim, seus pacientes serão melhor atendidos. Pacientes bem atendidos retornam quando precisam. Além disso, indicam os serviços da sua clínica a rede de contatos.
Aprimore sua gestão de pessoas
Se você está montando seu time, dê uma olhada nestas dicas para contratar uma secretária para clínica médica.
Se você já tem uma equipe de colaboradores, é importante aprimorar os processos de gestão de pessoas para reduzir custos na sua clínica.
A redução de custos não está relacionada ao número de profissionais que você contratou, tampouco ao salário que você paga a esses profissionais. O principal foco na redução de custos em seu RH é a aplicação de cada funcionário nas atividades certas, com bons protocolos e boas ferramentas.
Pense sempre que as atividades dos seus funcionários devem estar diretamente relacionadas com as metas de curto, médio e longo prazo do seu negócio. Essa dica está associada à gestão de processos. Questione: quais atividades da sua equipe podem ser assumidas por um sistema em nuvem?
Então, com isso, você terá uma equipe focada nas atividades que geram valor para sua marca e aumentam seu faturamento diretamente.
Isso não significa substituir sua equipe pelas máquinas, mas utilizar a tecnologia a seu favor! Economizar, redimensionar e aplicar melhor o tempo de sua equipe é, com certeza, uma medida de economia.
Economize tempo, porque tempo é dinheiro!
Um desafio constante de economia para clínicas médicas é correta administração do tempo. Além disso, definir o tempo de atendimento, da chegada à saída do paciente, pode não ser o passo mais complexo.
Você precisa ficar atento ao tempo investido no atendimento integral de cada paciente. Para isso, você precisa considerar:
- O modo de agendamento de consulta;
- O tempo de atendimento (da chegada à saída do paciente);
- O tempo de cada procedimento;
- Os processos de manuseio e arquivamento de documentos da sua equipe.
Perceba que o dimensionamento do tempo na sua empresa está relacionado com a gestão de processos e com gestão de pessoas. Assim, você saberá quanto tempo cada membro da sua equipe investe nas atividades da empresa.
Com essa informação, você poderá optar por ferramentas que executem as atividades mais repetitivas do seu negócio.
Agendamento online
Uma ferramenta essencial para a gestão do tempo na sua clínica é o agendamento online. Veja 7 benefícios do agendamento online que sua clínica não pode ignorar.
Todos esses benefícios resultam em economia e maior lucratividade para sua clínica. Afinal, o agendamento online pode aumentar seu faturamento com
- Maior número de agendamentos
- Menor perda de horários
- Maior número de pacientes presentes na consulta
Veja, com isso, que a possibilidade de o próprio paciente agendar a consulta, na tela do celular ou no navegador, trará um número maior de agendamentos. Além disso, como os pacientes agendam a consulta na data que preferem, o número de cancelamentos em sua clínica será reduzido.
Então, os pacientes não vão esquecer do agendamento, já que a ferramenta envia confirmação da data e do horário da consulta.
Como o agendamento online aumenta seu faturamento, também pode reduzir os gastos na sua clínica, porque
- Sua secretária não precisará ficar muitas horas conferindo os agendamentos;
- Processos repetitivos, como a confirmação da consulta, serão executados pela própria ferramenta;
- Você terá informações precisas do seu negócio em poucos cliques;
- Você poderá acompanhar sua clínica em tempo real, de qualquer lugar.
Percebeu que esses benefícios estão relacionados com uma melhor gestão do tempo de sua equipe?
Considerando essas vantagens, você pode aplicar o seguinte cálculo
(+) Faturamento (-) Custos = Maior Lucratividade
Invista em um sistema de gestão
Para que você consiga
- Identificar e classificar despesas;
- Reduzir gastos excessivos;
- Aprimorar sua gestão de processos;
- Mandar bem em sua gestão de pessoas;
- Economizar tempo;
- Atender mais, gastando menos;
Invista em um sistema de gestão na nuvem para clínicas médicas.
Além de reduzir suas despesas, ainda é eficaz em aumentar seu faturamento. Faça a conta e perceba um aumento significativo na lucratividade da sua clínica.
