Como realizar uma gestão de clínicas eficiente e inovadora

Como o mercado está em constante transformação, a aquisição de ferramentas inovadoras para a gestão de clínicas é quase inevitável.

Gestoras e gestores buscam soluções adequadas para deixar as clínicas ainda mais acessíveis e melhorar a experiência dos seus pacientes.

Se você já procurou maneiras de inovar na sua clínica médica ou no seu consultório, neste artigo você encontrará algumas respostas, como:

Passo a passo para um gestão de clínicas eficiente

O gestor de clínicas tem que buscar ferramentas que lhe possibilitem otimizar a combinação entre eficiência administrativa e atendimento de qualidade. 

Neste artigo, vamos destacar algumas etapas básicas na gestão de clínicas e consultórios. Estar atento a elas é a chave para uma administração bem-sucedida.

1. Estabelecer metas

Como saber se a administração está sendo eficiente na otimização de resultados? Como anda a curva de consultas e atendimentos diários? Os pacientes estão retornando?  

Não há como prever crises e fazer correções de rumo se não forem estabelecidas metas e critérios para monitorá-las. 

A boa notícia é que a tecnologia evoluiu a ponto de permitir que até mesmo clínicas de pequeno porte e consultórios tenham acesso a poderosas ferramentas de gestão. 

Graças aos softwares médicos de última geração, é possível acompanhar em tempo real todos os indicadores citados no parágrafo acima.

2. Atenção à linha de frente

Quantas vezes um sorriso e um atendimento simpático já lhe causaram uma primeira impressão positiva em um restaurante ou em um balcão de atendimento? Pois o mesmo acontece quando um paciente é bem recebido por uma recepcionista em uma clínica ou por uma secretária em um consultório. 

Dedicar atenção à essa linha de frente é um dos principais requisitos para se atingir uma gestão de clínicas eficiente. Se for tratado com respeito, cuidado e paciência por parte de quem atende, o paciente terá uma ótima impressão inicial. 

Da mesma forma, crescem as chances de que ele retorne e até indique os serviços a terceiros. Por isso, é fundamental que o gestor cuide não só do treinamento de sua equipe de atendimento como também crie mecanismos para estimulá-la e avaliar o seu desempenho. 

Perguntar aos pacientes como foram recebidos e se tiveram dificuldade para agendar seu atendimento é uma maneira simples de se manter atento a esse importante quesito.

Leia mais: Guia completo: como montar uma equipe médica e mantê-la motivada.

3. Separar fluxo de caixa dos gastos pessoais

Um dos principais problemas de gestão em clínicas médicas é não fazer uma separação clara entre o fluxo de caixa e os gastos pessoais dos gestores. Esse é o tipo de prática que deve ser evitada a todo custo, mesmo em pequenos consultórios.

Misturar retiradas e pagamentos de contas pessoais com recebimentos de consultas e gastos administrativos dificulta um retrato real da situação financeira do negócio. 

Por outro lado, também desorganiza as finanças pessoais do gestor. Nesse ponto, o software médico mais uma vez se apresenta como um importante aliado para uma gestão eficiente. 

Além de ajudar a separar fluxos de caixa, o programa pode oferecer balanços instantâneos, inclusive com a previsão de recebimentos futuros por períodos determinados.

4. Otimize o tempo de atendimento

Das metas e indicadores mais importantes para uma gestão de clínicas eficiente, o tempo de atendimento entre consultas e procedimentos é, seguramente, um dos mais importantes. 

Ele merece um capítulo à parte por ser um dos principais responsáveis pelo número de pacientes atendidos em um determinado período. 

Ao monitorar o tempo gasto por paciente, pode-se detectar maneiras de reduzir esse período e aumentar o número de atendimentos sem prejuízo na qualidade do serviço prestado. 

O preenchimento de fichas prévias, a utilização de autorizações e prontuários eletrônicos são alguns exemplos de procedimentos que auxiliam nessa redução. 

Outro ponto importante no monitoramento de consultas é afinar o processo de confirmação de pacientes. É possível fazer isso através do envio de mensagens eletrônicas, para reduzir as faltas e otimizar encaixes.

5. Humanizar a relação médico-paciente

O cuidado com um atendimento humanizado ao paciente deve ser estendido também à consulta médica. Quando o médico demonstra interesse em ouvir o paciente e entender suas dores, cria-se uma relação de maior confiança. 

Essa relação médico-paciente mais próxima se reflete em uma maior satisfação do paciente. Com isso, ele também acaba se esforçando mais para seguir as orientações médicas.

6. Investir em estratégias de marketing para atração de pacientes

O mundo do marketing é extremamente vasto. Usando as ferramentas de comunicação da maneira correta, você conseguirá atrair novos pacientes.  

Um dos principais erros cometidos quando os gestores de clínica criam estratégias de marketing é não segmentar o público alvo corretamente.  O público alvo são os pacientes que você deseja chamar para o seu consultório. 

Sendo assim, se você é um ginecologista, precisa atrair mulheres e adolescentes. Se é um pediatra, precisa chamar atenção de pais de crianças. E por aí vai. 

Errar na segmentação do público-alvo na comunicação pode fazer com que pessoas que não se interessam pelo seu trabalho sejam impactadas, fazendo com que você perca dinheiro e não tenha o resultado esperado.  

Se você tem dificuldades em fazer a estrutura de comunicação da sua clínica por conta própria, será necessário contratar alguns profissionais para cuidar dessa área.  

Existem várias opções, como agências, profissionais terceirizados, freelancers, entre outros. O mais importante é contratar pessoas e empresas de confiança e que ofereçam o que você espera. 

Também é importante garantir que o responsável pela sua comunicação entenda que, além de melhorar a imagem da sua clínica, nenhuma postagem pode ir contra as regras do Conselho Federal de Medicina.

Leia mais: Marketing médico: guia completo para sua clínica

A importância de inovar na área da saúde

Quando se pensa em inovação, é necessário definir o verdadeiro propósito de inovar na área da saúde. Ele deve estar conectado ao propósito da sua clínica médica ou consultório.

Por exemplo, pense no motivo pelo qual a sua clínica existe. Ela está no mercado para qual finalidade?

Uma resposta possível para essa pergunta seria: “para tratar os pacientes”. É preciso, portanto, inovar em áreas que facilitem esse atendimento, assim como em equipamentos e softwares que ajudem sua equipe a trabalhar de forma mais eficaz.

Assim, você promove o alinhamento interno entre os colaboradores, os gestores e o público externo.

Os motivos principais para você investir em inovação são os seguintes:

● Melhorias na relação com o paciente;

● Aumento da produtividade da equipe;

● Otimização de processos;

● Redução de custos.

Melhorias na relação com o paciente

A inovação em saúde também permite uma evolução na relação do paciente com o médico. Além de contar com maior eficiência no atendimento e maior eficácia dos tratamentos, os processos mais organizados ajudam a manter o paciente motivado para a consulta.

Com a automatização de alguns processos, os médicos e os colaboradores da clínica poderão se dedicar mais ao atendimento. O resultado dessa dedicação é a maior satisfação dos pacientes.

Aumento da produtividade da equipe

Com inovação você não vai só incluir ferramentas tecnológicas na clínica. Essa inovação também representa uma melhoria estrutural e de processos, com a evolução da rotina clínica. 

Com essa evolução na rotina, sua equipe fará um trabalho mais produtivo e efetivo, reduzindo, assim, o número de erros.

Otimização de processos

As atividades que antes eram sujeitas a erros agora são feitas por softwares e equipamentos modernos, que armazenam e processam as informações de maneira prática e ágil.

Um bom exemplo são os prontuários eletrônicos. Antes dessa inovação, era necessário preencher os formulários à mão e isso, além de gastar muito tempo de um ou mais funcionários, aumentava a suscetibilidade a erros de preenchimento ou falta de informações relevantes. 

Com a tecnologia de hoje, os dados dos pacientes ficam em um mesmo lugar e podem ser acessados sempre que necessário.

Redução de custos

A maior produtividade da equipe e a otimização dos processos provocam uma redução significativa dos custos da empresa – mesmo no curto prazo. Com o passar do tempo, a clínica médica terá maior rentabilidade, podendo usar esses recursos para inovar ainda mais. 

Com tudo isso, os pacientes estarão mais satisfeitos. Assim, há uma maior chance de eles recomendarem a sua clínica ou seu consultório para as pessoas que conhecem. Essa boa reputação se torna um importante diferencial no mercado.

O que é uma gestão de clínicas inovadora?

Gestão de clínicas inovadora é um modelo capaz de aumentar a eficiência dos processos por meio da implementação de ferramentas e procedimentos mais práticos. 

Com a gestão inovadora, sua clínica acompanha as tendências em sua área de prestação de serviços, destacando-se pelo pioneirismo.

Estamos na era da tecnologia. Por isso, investir em soluções que atendam o que seu negócio necessita é uma ótima maneira de otimizar processos e centralizar a organização.

Uma gestão de clínicas que inova inclui ferramentas digitais, físicas e procedimentais. Em outras palavras, não basta você ter um software ou computadores. É necessário que você use os recursos mais modernos e de fácil implementação. 

Afinal, por menor que seja o seu investimento, é preciso, ainda, efetuar mudanças na forma como a sua equipe trabalha.

Então, tenha em mente que a gestão de clínicas deve facilitar o fluxo de trabalho de seus colaboradores.

Gestão de clínicas inovadora: principais vantagens

São inúmeras as vantagens de implementar esse tipo de gestão, mas aqui resolvemos selecionar as 4 principais. São elas:

A facilidade de contato entre os pacientes e os profissionais

A primeira vantagem da gestão inovadora é que ela proporciona uma aproximação, facilitando o contato entre o paciente e os colaboradores da clínica médica. 

Podemos analisar a praticidade da confirmação de consultas por meio da troca de mensagens via WhatsApp, permitindo ao paciente tirar dúvidas, marcar e remarcar consultas e saber o resultado de exames sem grandes esperas ao telefone.

Gestão mobile

Essa é uma forma moderna de dizer que você e seus pacientes podem usar aplicativos de celular para diversas etapas da comunicação. 

Da mesma forma, os colaboradores também podem ter acesso à diversas funcionalidades de softwares de gestão a partir de aplicativos para celular e tablets. É isso que significa “ter o seu negócio na palma da mão”.

Os aplicativos vão ajudar os pacientes, os médicos e os demais colaboradores. Podem ajudar tanto em tarefas da rotina da clínica, como no gerenciamento do tempo e na resolução de dúvidas que podem surgir em relação à parte técnica da medicina.

Agilidade no atendimento

Quando contratamos serviços, todos queremos resultados. Queremos uma boa conexão de internet, um bom atendimento em um restaurante e, claro, um bom atendimento médico. Se a saúde é aquilo que temos de mais importante, então, é exatamente nesse setor que precisamos ter alto nível de atendimento.

Sem uma gestão inovadora, quantas vezes o paciente precisar entrar em contato – ou até mesmo ir à clínica – para resolver uma única questão de saúde? Às vezes, os pacientes precisam ir à clínica:

●     Para marcar;

●     Para consultar;

●     Para pegar os resultados e agendar retorno;

●     Para a consulta de retorno.

Com esses recursos da gestão inovadora na clínica médica, os laudos são disponibilizados pela internet, permitindo ao médico e ao paciente ter acesso a ele a qualquer momento. Portanto, os procedimentos de direcionamento clínico são facilitados. Assim, o paciente precisa ir à clínica apenas para a consulta.

A não ser, é claro, se você estiver pensando em investir em telemedicina. Nesse caso, você pode fazer tudo remotamente.

Veja também: Como funciona a telemedicina no Brasil: da regulamentação à prática

Plataformas online

Ferramentas de gestão e telemedicina são os exemplos mais evidentes de tecnologias facilitadoras da gestão de clínicas. 

Estes recursos simplificam a avaliação do paciente, pois todas as informações ficam retidas em um só lugar.

Além disso, são acessadas de forma rápida e permitem que os gestores monitorem a empresa à distância.

Como implementar a inovação?

A implementação da inovação em uma clínica médica exige alguma cautela. Você deve:

●     Conhecer e acessar novas tecnologias;

●     Investir em segurança;

●     Usar a criatividade;

●     Agir com profissionalismo;

●     Analisar a viabilidade;

●     Reconhecer o esforço da equipe.

Tenha acesso à novas tecnologias

Você precisa pesquisar sobre as novas tecnologias disponíveis no mercado. Afinal, o acesso à tecnologia facilita todos os processos. Por isso, parabéns por estar aqui!

Sempre invista em segurança

No setor de saúde, um dos principais requisitos é a segurança, seja ela nos procedimentos realizados ou no arquivamento dos dados dos pacientes.

É preciso conhecer bem o software que você quer utilizar em sua clínica e verificar se ele está de acordo com a Lei Geral da Proteção de Dados (Lei nº 13.709 de agosto de 2018). 

Quanto mais seguro for para a sua clínica ou consultório, mais seguro será para os seus pacientes.

Saiba mais: Como preservar a segurança da clínica e a privacidade do paciente

Use a criatividade

Com a segurança garantida, invista em criatividade. Inove em outras áreas:

●     Na forma de atendimento;

●     Nos uniformes da equipe;

●     No entretenimento dentro da clínica;

●     Na comunicação com o paciente.

Você pode identificar oportunidades de inovação ao analisar o perfil do seu público. Em que eles estão interessados? Como você poderia transformar a percepção dos pacientes sobre a consulta médica? Não deixe seu paciente apenas assistindo à TV aberta ou mexendo no celular.

Sempre aja com profissionalismo

Independente da decisão que você precise tomar, sempre mostre profissionalismo. Do momento de identificar quais serão seus desafios, como será seu processamento das ideias e como colocá-las em prática até o momento da comemoração dos resultados dos pacientes.

Lembre-se de que tratar da saúde é sempre um momento especial para seu público, seja por medo ou por estresse. Então, tome cuidado para manter uma comunicação sem ruídos e que mostre os valores da sua clínica.

Analise a viabilidade

A viabilidade da ideia nos aspectos tecnológicos, financeiros, operacionais e humanos deve ser analisada. Considere as transformações que as novas ferramentas e que os novos procedimentos vão provocar no seu negócio.

Discuta com a sua equipe antes de tomar as decisões. Assim, você consegue prever o tempo de adaptação e as mudanças adicionais para que tudo funcione com sinergia. 

Não esqueça de reconhecer os esforços

Defina os critérios de reconhecimento dos esforços que seus colaboradores fazem para ajudar na inovação da clínica. Promova reuniões amigáveis de confraternização, por exemplo. 

Afinal, mesmo que você adquira as melhores ferramentas tecnológicas, as pessoas que vão fazê-las funcionar de forma adequada. Não se esqueça que mesmo um elogio, especialmente em público, pode ser um grande gesto de reconhecimento.

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O sistema médico Amplimed possui certificação reconhecida pelo ICP-Brasil, além de seguir as diretrizes da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como um adicional indispensável, a Amplimed apresenta todos esses recursos de forma integrada e em nuvem para maior segurança e praticidade.

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