Faça a gestão na clínica médica e saiba quanto pode faturar em 2019!
Quer assumir a mudança que vai transformar o seu negócio: sabemos o próximo passo!
Você atendeu a todos os pacientes com atenção, afeto e técnica. Você manteve diálogo com sua equipe. Todos parecem satisfeitos com o ano de 2018. Mas se você abriu este artigo, você não tem certeza de quanto ganhou durante o ano.
Esse não é um problema simples. Não há exame laboratorial que ajude a identificar e corrigir esse problema.
Uma gestão financeira ineficiente, atrapalhada e imprecisa representa o maior risco para seu empreendimento. Ou você sabe exatamente o que ganhou ou você não deveria fazer o que faz. Afinal, se você não sabe o quanto ganhou em 2018, corre um sério risco de ter tido prejuízo.
Gestão na clínica médica
Com uma explicação simplificada, gestão financeira é o controle do fluxo de capital no seu negócio. É preciso estar atento desde o capital de giro – o investimento inicial – até o dinheiro que você gastou hoje para comprar aquele galão de água mineral para a recepção.
O fluxo de capital é representado pelas movimentações de entrada e de saída: as receitas e as despesas. Receitas e despesas são o positivo e o negativo do seu negócio. Basicamente, quando a primeira é maior que a segunda, você teve lucro! Fácil, não é?
Gestão financeira no tempo certo
Por outro lado, você deve ter ouvido alguém dizer, durante este ano de 2018, que estava sem tempo. A falta de tempo diariamente dificulta a execução de tarefas importantes como o controle financeiro.
A persistência dessa dificuldade específica pode estragar o seu negócio. Afinal, a maioria das decisões que você toma no processo de gestão devem considerar o gasto necessário e o potencial de lucratividade.
Se você tomar decisões baseado em erros de gestão financeira, você nunca crescerá! Você mesmo será sempre um funcionário insatisfeito e improdutivo dentro do seu próprio negócio. Em outras palavras, se você não tem controle financeiro aprimorado do seu negócio, você não é um empreendedor.
Contratempos inesperados
Sua gestão financeira é do tipo que tem contratempos “inesperados”? Isso acontece todos os meses? O problema dos “contratempos” e do “inesperado” é que, na maioria das vezes, decorrem de falhas no processo decisório. Você chega atrasado a uma reunião e diz: “Desculpa pelo atraso.
O trânsito estava um inferno”. Mas… que horas vocês saiu de casa? Meia hora depois do horário que você deveria ter saído? Quantas vezes você acionou a função soneca do seu despertador antes de levantar? Será que seu atraso era inesperado?
Tudo bem! Às vezes, realmente, ocorrem imprevistos, situações novas e, aí sim, inesperadas. No entanto, você não pode cair na armadilha de dizer que todos os problemas do seu negócio foram inesperados. Mais que isso: você deve prever os principais problemas do seu empreendimento.
A gestão financeira da sua clínica pode conter erros semelhantes ao atraso para reunião. Afinal, no começo do mês você decidiu utilizar aquela planilha de Excel ou aquele software gratuito. Ou, pior que isso: você pode ter escolhido utilizar um formulário do Google para lançar as notas.
Os dados passam do formulário para uma planilha e dessa planilha para aquele software gratuito que promete resolver todos os seus problemas. Deu certo? Não!
Você esqueceu que não tem tempo? E quem, sinceramente, deseja gastar seu precioso tempo lançando cada centavo de recibos e notas em formulários, planilhas ou softwares que imitam planilhas? O risco que você assume com essa estratégia é evidente. Os erros são todos esperados.
Um lançamento errado, ao longo do mês, pode resultar em uma diferença exorbitante no seu orçamento. E você terá que investir mais tempo ainda para descobrir a origem do erro. Isso se você perceber que há um erro antes de assumir uma despesa maior do que sua capacidade financeira.
A gestão financeira é a base de um empreendimento. Você quer expandir seus negócios, consolidar sua marca, investir no Marketing, comprar equipamentos novos?Saiba exatamente quanto você ganha! Se você ainda não sabe, sua gestão está errada. A maioria dos erros são previsíveis para gestores atentos aos benefícios que os números podem oferecer.
Visualização dos números
Seu relatório financeiro mensal se parece com uma salada de números? A disposição visual de suas informações financeiras é muito importante, porque facilita a interpretação dos dados para o planejamento da sua clínica.
De nada adianta você preencher planilhas ou lançar informações em softwares se você não entende os relatórios emitidos. Você precisa ter acesso às informações gerais e às informações específicas. Nesse sentido, os totais mensais e anual são importantes, tanto quanto o valor de uma consulta específica, o custo de determinado produto, o montante da folha de pagamento, etc.
A gestão financeira é um processo complexo e que, muitas vezes, demanda bastante tempo. Por isso, você precisa avaliar as ferramentas que simplificam seu planejamento financeiro, seus lançamentos e seus relatórios.
O ideal para isso é você integrar, em um mesmo software, o atendimento e os lançamentos financeiros. Afinal, quando o atendimento ao paciente é concluído, efetiva-se o pagamento e, nesse momento, é preciso registrar uma entrada de capital.
Se o software conseguir acompanhar esse processo desde o atendimento até o lançamento do pagamento e, sempre que necessário, possibilitar a emissão de relatórios simplificados e detalhados, você tem um software completo!
Controle de estoque
Além de controlar o quanto entra no seu negócio, você precisa saber o custo para cada atendimento. Você precisa estar atento ao custo fixo e ao custo variável que cada paciente representa.
Custos fixos
Os custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor relacionado ao aumento ou à diminuição dos atendimentos. São custos independentes do nível de atividade do seu negócio; por isso, estão relacionado ao custo estrutural. São exemplos de custos fixos a limpeza e conservação, os aluguéis de equipamentos e do imóvel, o salário administrativo, a segurança.
Custos variáveis
Por outro lado, os custos variáveis estão diretamente relacionados ao número de atendimentos. São custos relacionados com estoque, bônus por atendimentos, água, energia, etc.
Clínica também tem estoque
O maior perigo na administração financeira são os custos variáveis, porque podem estar relacionados com os problemas “inesperados” no fechamento do seu balanço mensal.
Um caminho inteligente para corrigir erros relacionados aos custos variáveis é manter um bom controle de estoque e uma gestão de tempo precisa. O controle de estoque é essencial para o planejamento de compras, bem como para visualização do gasto de materiais com cada paciente.
Como fazer isso? Seu software precisa registrar seu estoque e permitir que, na interface de cada atendimento, você insira os materiais utilizados para o atendimento do paciente: luvas, gaze, anestésicos, fios de sutura simples, etc.
Tempo é dinheiro
Além desse controle de estoque, é preciso controlar o tempo investido em cada atendimento e, claro, o tempo de espera do paciente. Com o foco na gestão financeira, você deve estar atento a quanto tempo sua equipe utiliza para atender à demanda de sua clínica.
Assim, você poderá comparar a folha de pagamento da equipe com o tempo de atendimento ao paciente e, consequentemente, saber se preço da consulta foi suficiente para pagar o tempo da equipe, os materiais utilizados, os custos fixos proporcionais e, ainda, dar lucro.
Para que você obtenha esse controle, é preciso que seu software consiga mapear a movimentação do paciente entre os membros da equipe. Assim, quando cada profissional registrar as informações da consulta (hora de chegada, de início do procedimento, etc), você saberá o custo representativo daquele paciente.
Planejamento financeiro
Muitas dessas informações você não sabia. Confesse! Não há problema. Se você não sabe quanto seu paciente custa, você não tem como saber se o preço cobrado é o ideal. Com isso, você não sabe se está tendo lucro.
Você deve continuar atendendo a todos os pacientes com atenção, afeto e técnica. Deve manter um bom diálogo com sua equipe. Mas deve ficar muito atento à sua gestão financeira. Ela representa a estrutura do seu negócio. Saiba o quanto você ganha e o quanto você gasta.
Um bom planejamento financeiro depende de informações precisas, com relatórios simplificados e com a extinção dos problemas “inesperados”. Empreender é corrigir erros, arriscar, avançar. Erros podem acontecer, mas você precisa prever ao máximo, todos eles! Faça boas escolhas. Feche boas parcerias. Atenda sempre com a maior dedicação. Mas não esqueça:
“Se você não pode medir, não pode gerenciar”
Peter Drucker
