No começo do ano, as empresas e os profissionais ligados à área da saúde precisam estar cientes dos tributos e declarações para ficar em dia com a Receita Federal. Nem sempre essas informações são lembradas e, deixá-las para a última hora, pode ser arriscado.
A DMED é um documento importante exigido pelo governo. Todos os profissionais e empresas que atuam na área médica precisam entregá-la ao órgão público. Assim, é possível mostrar a transparência dos serviços médicos prestados ao longo do ano que passou.
Em nosso artigo, você verá todas as informações necessárias sobre a DMED, seus prazos de entrega, como fazer o preenchimento correto, quais profissionais precisam fazer a declaração e dicas de organização para evitar atrasos e penalidades.
O que é a DMED?
Quem deve se preocupar em entregar a DMED?
Quem está isento da declaração?
Prazos de entrega da DMED
Como preencher a DMED?
Facilite o preenchimento da DMED
4 dicas para se organizar melhor
O que é a DMED?
Essa sigla se refere ao termo Declaração de Serviços Médicos e de Saúde. Ela é uma declaração fiscal que todos os profissionais que atuam na saúde precisam emitir todos os anos para a Receita Federal. Isso inclui médicos, fisioterapeutas, dentistas, psicólogos, entre outros.
A declaração do DMED serve para pontuar todos os serviços que foram prestados pelos profissionais e os valores arrecadados por cada consulta ou hora marcada para atendimento.
Além disso, esse documento atua como base para fazer o cruzamento de informações com os dados que foram assinalados pelos pacientes da clínica. Dessa forma, é possível ter controle sobre a arrecadação de impostos e verificar a autenticidade dos dados fornecidos.
Essa etapa é importante não só para a prestação de contas com o governo, mas também para que os pacientes tenham a chance de fazer abatimento de custos na declaração dos gastos com a saúde.
Entretanto, caso os dados estejam em discrepância pela parte de quem realiza a entrega do documento, os órgãos responsáveis podem pedir esclarecimentos e, em situações mais graves, pode haver multas e outros prejuízos.
Quem deve se preocupar em entregar a DMED?
A declaração é obrigatória para toda e qualquer pessoa jurídica que presta serviços na área da saúde ou que, de alguma forma, se encaixa nesse mesmo formato. Portanto, alguns dos profissionais que se enquadram são: médicos, dentistas, enfermeiros, nutricionistas, psicólogos, fisioterapeutas, etc.
Além dos profissionais autônomos, também estão inclusos os estabelecimentos de saúde, como as clínicas, os hospitais, as salas de atendimento odontológico, entre outros. As instituições que ofertam planos de saúde e remuneram o trabalho médico prestado também se enquadram para a DMED.
Quem está isento da declaração?
Nem todo mundo precisa entregar a DMED. Se você é uma pessoa física que não tem CNPJ e não emite nota fiscal de serviços, você não precisa se preocupar com essa declaração.
Se você é um médico autônomo que atende apenas em consultórios particulares e não emite nota fiscal, você também não precisa entregar a DMED. Mas se você tem CNPJ ou emite nota fiscal, você deve entregar a DMED, mesmo que seja uma pessoa física.
Também não precisam entregar a DMED as pessoas jurídicas que não trabalham com serviços de saúde ou planos de saúde. Por exemplo, se você tem uma empresa de informática que presta serviços para hospitais, você não precisa entregar a DMED.
Porém, se você tem uma clínica médica, um laboratório, uma farmácia, uma operadora de plano de saúde ou qualquer outra atividade relacionada à saúde, você deve estar antenado à entrega.
Prazos de entrega da DMED
Essa é uma etapa importante e que não pode ser negligenciada. O prazo de entrega da DMED é até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao dos serviços que foram prestados. Em 2024, a data é 29 de fevereiro.
Caso o dia coincida com um sábado, domingo ou um feriado, o prazo é prorrogado até o próximo dia útil.
É importante respeitar o prazo de entrega, pois a Receita Federal necessita das informações para agilizar todos os processos burocráticos.
Como já citamos, no caso da não entrega, pode haver multas e outros tipos de punições que variam de acordo com o tipo de infração cometida. Essas penalidades podem ser aplicadas tanto às pessoas jurídicas quanto às pessoas físicas que estejam equiparadas às jurídicas.
Além das multas, as consequências podem variar desde a impossibilidade de obter uma certidão negativa de débitos junto à Receita, o que impede a participação da pessoa jurídica em licitações e financiamentos até a prejudicar a renovação de alvarás.
Leia também: Guia completo de planejamento tributário e contábil para clínicas em 2024
Como preencher a DMED?
Para entregar a DMED, você deve baixar o programa gerador da declaração no site da Receita Federal e seguir as orientações do manual. O programa permite que você preencha os dados da declaração, valide as informações, grave e transmita o arquivo da DMED.
Para transmitir a DMED, você precisa ter um certificado digital válido, que é uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade e a segurança das informações enviadas. O certificado digital pode ser do tipo A1 ou A3, e deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela Receita Federal.
Após enviar a declaração, você deve verificar se a declaração foi recebida e processada pela Receita Federal. Para isso, você deve acessar o Extrato da DMED no site da Receita Federal, usando o mesmo certificado digital utilizado na transmissão.
O extrato da DMED mostra o status da declaração, os erros encontrados, as pendências, as retificações, as exclusões, entre outras informações.
Se você precisar alterar ou corrigir alguma informação da DMED já enviada, você deve fazer uma declaração retificadora, que substitui integralmente a declaração original.
A declaração retificadora deve ser feita pelo mesmo programa gerador da declaração, e deve conter todas as informações da declaração original, com as devidas alterações ou correções.
Se você precisar cancelar a DMED já enviada, você deve fazer uma declaração de exclusão, que anula os efeitos da declaração original.
A declaração de exclusão deve ser feita pelo mesmo programa gerador da declaração, e deve conter apenas os dados cadastrais do declarante e o número de identificação da declaração a ser excluída.
Facilite o preenchimento da DMED
As tarefas financeiras dentro de uma empresa exigem muito cuidado e atenção no tratamento das informações. Qualquer engano pode fazer uma diferença enorme no momento de realizar o fechamento das contas ou do faturamento anual.
Quando o foco está nas declarações e cálculo de impostos, já existem meios facilitados para realizar essas tarefas que ajudam a agilizar o processo de entrega. Entretanto, reunir todas as informações financeiras da empresa pode acabar sendo um fardo quando o volume é muito grande.
Nesses casos, um software de gestão financeira é a melhor alternativa para manter todos os dados protegidos e organizados. É possível centralizar todas as informações em apenas um ambiente, facilitando a consulta e também a geração de relatórios.
Como estamos tratando da DMED, os dados já ficam disponíveis para esse formato. Dessa forma, não há dores de cabeça na procura por informações financeiras para anexá-las ao documento, o que agiliza o processo e evita atrasos na entrega, multas e outros prejuízos.
4 dicas para se organizar melhor
Para não se perder nas declarações de imposto anuais, é preciso ter organização e não deixar tudo para o último momento. É muito comum o esquecimento de algum documento ou o não preenchimento de partes dos documentos que serão enviados para a Receita Federal.
Entretanto, com pequenas mudanças no dia a dia, já é possível ter uma maior organização do setor financeiro e também de todas as informações necessárias para a declaração.
- Planejamento financeiro
Um planejamento financeiro é essencial para ter uma visão clara das receitas e despesas da clínica, além de definir metas e objetivos financeiros. Assim, os profissionais têm uma melhor noção sobre que é preciso se atentar até o início do próximo ano.
Além disso, é preciso deixar um tempo para a organização dos documentos tributários de forma impressa pelo arquivo em formato de leitura ou nos sistemas de gestão financeira.
- Separação de contas
Um erro comum que muitos gestores de clínica cometem é misturar as contas pessoais com as contas da clínica. Isso pode gerar confusão, desorganização e problemas com o Fisco.
Por isso, é fundamental separar as contas pessoais das contas da clínica, e definir um pró-labore para o gestor.
O pró-labore é a remuneração que o gestor recebe pelo seu trabalho como administrador da clínica, e deve ser registrado na contabilidade e na declaração de impostos.
- Atenção às glosas
As glosas são as negativas de pagamento por parte dos convênios médicos, que podem ocorrer por diversos motivos, como erros de preenchimento, divergências de valores, atrasos na entrega, entre outros.
Elas representam uma perda de receita para a clínica, e podem afetar o seu faturamento e a sua declaração de impostos.
Por isso, é importante ter cuidado com as glosas, e buscar reduzi-las ao máximo, por meio de um controle rigoroso e de uma negociação efetiva com os convênios.
- Documentos e comprovantes organizados
Por fim, outra dica para uma clínica se organizar na declaração de impostos é manter os documentos e comprovantes relacionados às atividades da clínica organizados e atualizados.
Isso inclui notas fiscais, recibos, contratos, extratos bancários, guias de pagamento, entre outros. Esses documentos e comprovantes são essenciais para comprovar as receitas e despesas da clínica, e evitar problemas com o Fisco.
É recomendável guardar os documentos e comprovantes por pelo menos cinco anos, em um local seguro e de fácil acesso.
Além dessas dicas, é essencial ter o aconselhamento de uma empresa de contabilidade profissional para ter uma assistência especializada. Dessa forma, é possível fazer todos os procedimentos com qualidade e sanar todas as dúvidas que possam surgir.
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