Papéis acumulados na recepção e na mesa do médico. Agendas com anotações sem padrão definido, em que só a própria pessoa que marcou as consultas consegue decifrar. Prontuários médicos distribuídos em inchadas pastas de papel. Esse tipo de realidade está na contramão de um cenário de organização em clínicas médicas.
Hoje, um dos maiores desafios para a organização em clínicas médicas e consultórios é implantar um sistema de gestão ágil e profissional.
O primeiro obstáculo, no entanto, é que boa parte dos profissionais da saúde tem dificuldade de encarar sua atividade como um negócio. Mas é exatamente assim que ele precisa ser encarado do ponto de vista administrativo.
O dia a dia de uma clínica médica inclui contato com clientes e com fornecedores. Sua clínica precisa lidar com
- Parcerias com empresas de saúde suplementar;
- Compra de insumos;
- Emissão de notas e documentos;
- Cobranças de reembolso;
- Gestão de fluxo de caixa.
Todos esses processos são comuns a qualquer tipo de negócio. Mas, quando se trata de clínica médica, não podemos esquecer de suas particularidades, como
- Normas específicas
- Código de ética médica
- Necessidade de preservar o sigilo das informações dos pacientes.
Afinal, reside aí mais um motivo para se adotar uma gestão profissional.
Imagine o caos que pode ser provocado pela perda de um documento, pela sobreposição equivocada de pacientes em um mesmo horário, ou, ainda, pelo extravio de um laudo de um prontuário.
Imagine, ainda, que a secretária falte e ninguém mais consiga entender o que está previsto para aquele dia.
O que fazer em caso de necessidade de cancelamento ou reagendamento de pacientes?
Assim, todos os problemas descritos podem ser facilmente contornados ou evitados se a clínica
- Organizar seus processos
- Informatizar seu gerenciamento.
Tempo é dinheiro no gerenciamento de clínicas
A organização em clínicas médicas é uma questão de sobrevivência. Considerando a alta competitividade no mercado de saúde, fazer mais e melhor, em menos tempo, é uma meta a ser perseguida. Além disso, essa otimização resulta em um atendimento diferenciado aos pacientes.
Criar fluxos de trabalho com tarefas padronizadas também ajuda a aumentar a produtividade de toda a equipe. Assim, os atendimentos são realizados em menos tempo, sem prejuízo da qualidade dos serviços prestados.
Especialistas em gestão de clínica apontam o excesso de papéis e a falta de padronização dos processos como principais entraves à prestação de um serviço de qualidade.
A solução passa por conciliar um sistema médico informatizado com uma divisão de tarefas bem definida entre a equipe.
É preciso saber delegar funções para funcionários que possam dar apoio em questões administrativas ou no pré-atendimento. Assim, o médico fica liberado para focar toda a sua energia no atendimento do paciente.
A definição de protocolos a serem seguidos começa pelo mapeamento detalhado de todos os procedimentos que são realizados. Isso vale tanto para o atendimento como para a administração.
Revisar cada etapa do trabalho ajuda a identificar o que precisa melhorar. Também ajuda a eliminar passos desnecessários, que não beneficiam a clínica ou o paciente. Além disso, a padronização dos processos é um dos passos na redução de despesas em clínicas médicas.
Estágios básicos no mapeamento de processos
O mapeamento de processos precisa atender, por exemplo, três fluxos básicos:
- Atendimento
- Sistema de Cobrança
- Acompanhamento do paciente
Atendimento
Nessa etapa, deve-se padronizar o atendimento desde o primeiro contato, quando o paciente marca uma consulta ou exame.
É preciso decidir de que maneira esse paciente deve ser tratado; quais informações devem ser pedidas e passadas para ele; de que forma os dados devem ser armazenados.
Também é necessário ter um processo automatizado de confirmação do atendimento.
Todos esses processos devem estar bem claros e definidos para toda a equipe, incluindo funcionários e médicos associados. O mesmo deve ocorrer com os procedimentos durante o atendimento.
Sistema de cobrança
O controle do fluxo de caixa é fundamental para um bom gerenciamento da clínica. É preciso que haja organização e padrão nos processos.
Isso envolve cobranças, contatos com operadoras de planos de saúde e pedidos de autorização de procedimentos. Além disso, a maneira como esses procedimentos devem ser feitos e armazenados precisa estar clara para todos da equipe.
Também é importante estar aberto a novos procedimentos ou obstáculos que possam surgir no decorrer do processo. Tudo deve ser relatado. Se surgir algo não previsto, cria-se, logo, um novo protocolo.
Acompanhamento do paciente
O terceiro nível de organização em clínicas médicas é focado no acompanhamento do paciente. A atenção não termina após a consulta ou procedimento realizado, mas acolhe as críticas e os elogios após o atendimento.
A equipe deve ser preparada para orientar o paciente na marcação de eventuais exames externos e também no pré-agendamento de nova consulta pós-exames. O paciente amparado e bem cuidado tende a retornar e, inclusive, a indicar os serviços que utilizou.
Fazer uma pesquisa de satisfação com os pacientes também é outro procedimento indicado para colher sugestões e detectar a necessidade de melhorias no processo.
Sistemas informatizados facilitam a organização em clínicas médicas
O uso de um sistema de gerenciamento médico informatizado é essencial para agilizar processos e, também, para garantir a padronização dos procedimentos em uma clínica médica.
Um bom software médico permite também a integração de imagens de exames e laudos ao prontuário eletrônico. Além disso, possibilita o acesso à ficha de um paciente de forma instantânea, mesmo que à distância.
Há, ainda, a possibilidade de imprimir pedidos e prescrições de medicamentos direto do sistema. Além disso, tudo fica registrado na ficha eletrônica do paciente.
O sistema de agendamento, remarcações e cancelamento de consultas funciona de forma semelhante. Assim, tudo é registrado em uma mesma plataforma, o que evita sobreposições e horários ociosos.
O sistema médico também envia mensagens automáticas aos pacientes com lembretes sobre dia e horário das consultas. Além disso, a própria pesquisa de opinião pós-atendimento pode ser enviada por mensagem aos clientes.
Outra grande vantagem para o gestor é poder acompanhar indicadores operacionais e financeiros em tempo real. Com todas as informações da clínica no sistema, o software médico fornece informações importantes para tomadas de decisões.
É possível, por exemplo, acompanhar o faturamento médio por período, com uma projeção de repasses futuros além de dados como o tempo médio gasto por consultas.
