Guia para escolher o melhor software médico

Já é realidade: a tecnologia está cada vez mais presente em clínicas e consultórios.

Isso especialmente por meio de softwares médicos. Existem, no mercado, muitas opções que prometem inovações e recursos para seu negócio, mas nem todas entregam, de fato, o que prometem. Por isso, escolher um sistema para clínica médica é difícil.

Neste artigo, explicamos para você tudo que você precisa saber sobre softwares médicos e apresentamos um panorama das características mais importantes. Veja:

Como saber se preciso de um software médico em minha clínica?

O primeiro passo, antes de encontrar o melhor software médico, é compreender as necessidades da sua clínica. Confira algumas situações que indicam que seu estabelecimento está precisando de novas tecnologias:

• Atrasos nos horários agendados, causando desconfortos tanto para o médico quanto para o paciente;
• Descontrole das finanças, principalmente no que diz respeito a entrada e saída de caixa;
• Falta de atenção da equipe no momento de registro de consultas na agenda;
• Prontuário manuscrito;
• Necessidade de pesquisa sempre que preenche prescrições médicas;
• Indispensabilidade no uso da calculadora para verificar ajustes em doses de medicamento;
• Outras situações que causam desconforto para você, seu paciente, sua equipe ou a clínica.

Leia também: 11 formas de reduzir os custos da clínica com um sistema de gestão em saúde

Quais são as vantagens de um sistema médico?

Conheça os principais benefícios que um software médico pode levar para sua clínica:

• Economia de até 40% do tempo de digitação durante as consultas;
• Eficiência e melhora na qualidade do atendimento;
• Divisão das tarefas com demais profissionais da clínica;
• Sistematização das informações do paciente;
• Possibilidade de mais agendamentos em menos tempo;
• Prescrição facilitada com itens pré-cadastrados;
• Inserção de exames e outras informações diretamente no prontuário;
• E muito mais!

Quais são as disponibilidades no mercado?

Dentre os softwares médicos disponíveis no mercado, você poderá encontrar em um sistema confiável os seguintes itens:

• Prontuário eletrônico inteligente: consiste em um módulo que substitui o prontuário escrito e facilita o registro da história do paciente. Ele também possibilita a inserção de documentos, sendo útil para anexar resultados de exames, por exemplo.

• Registro de pacientes: consiste em um sistema que contempla informações pessoais do paciente, úteis no momento do agendamento.

• Agenda médica: possibilita organizar seus horários por meio de um software médico, o que torna a tarefa muito mais simples. Além disso, é uma excelente forma de organizar seu dia a dia e aproveitar todos os minutos possíveis dentro de seu consultório.

• Prescrição controlada: tratam-se de informações sigilosas que só poderão ser vistas pelo médico no momento da consulta. Estes registros facilitam muito a renovação de receitas.

• Chat interno para trabalhadores da clínica: é uma forma de integrar todos os profissionais e facilitar o atendimento multidisciplinar do paciente.

Leia mais: Guia da medicina integrativa: entenda o que é, importância e como aplicar

• Controle financeiro: sua clínica também precisa de registros de finanças. Por meio de softwares, é possível gerar gráficos, planilhas e relatórios.

• Agendamento online: facilidade para seu paciente marcar uma consulta sem precisar ligar em horário comercial. E, ainda, praticidade para sua equipe que não precisa mais ficar o tempo todo colada no telefone e presa ao trabalho repetitivo.

Como escolher um software médico confiável?

Existem diversos pontos a serem levados em conta antes de contratar um sistema para clínicas. Conheça os principais:

Sigilo

Escolher um sistema médico confiável é essencial. Isso porque o sigilo é garantido ao paciente por meio do Código de Ética Médica. Se quebrado sem autorização, gera uma infinidade de problemas ao profissional. 

Portanto, verifique opiniões de outros profissionais que já fazem uso do mesmo serviço e tenha plena certeza antes de contratar um software médico.

Suporte

Como se trata de sistemas, é comum que surjam problemas durante seu uso e/ou suas atualizações. Para isso, é muito importante que a empresa criadora do software ofereça suporte técnico. 

Este ponto deverá ser avaliado na contratação, juntamente com horário e dias de disponibilidade do serviço — que, preferencialmente, devem ser compatíveis com os dias de funcionamento da sua clínica.

Conheça o software médico cujo suporte conta com +96% de avaliações positivas.

Manutenção

Além do suporte técnico, a empresa deve garantir a manutenção dos serviços, bem como o acesso a atualizações e novos recursos disponíveis. E, é claro, sem cobrar a mais por isso.

Armazenamento de dados

Saber onde seus dados ficarão disponíveis é muito importante. Existem alguns sistemas que guardam as informações apenas no computador em que o programa está instalado. 

Portanto, saber se o software permite armazenamento em nuvem é um ponto fundamental na contratação. Assim, você não corre o risco de perder dados e ainda pode acessá-los de qualquer lugar.

Praticidade

Existem sistemas médicos ricos em ferramentas, porém, extremamente difíceis de 

serem usados. 

Por isso, busque sempre um teste gratuito antes de efetivar a contratação. Verifique se o uso será simples, se é fácil inserir os dados (e também encontrá-los posteriormente), e se o software atende às suas necessidades diárias.

Valor

Optar pelo serviço de menor valor nem sempre será a melhor escolha. Isso porque os softwares mais baratos nem sempre oferecem suporte e manutenção, além de armazenamento em nuvem, sigilo e outros pontos comentados anteriormente. 

Portanto, busque conhecer a reputação da empresa antes da contratação e prefira sempre qualidade.

Checklist  das funcionalidades indispensáveis para um sistema para clínica médica

Como você viu, no momento de analisar o mercado e escolher o melhor sistema para clínica médica, precisa ficar atento porque encontrará muitos softwares, muitas novidades tecnológicas e muitas propostas interessantes. 

Ficar em dúvida é natural nesse momento e fazer uma escolha apressada pode te dar dores de cabeça. 

Por isso, com base em tudo que vimos até aqui, vamos ajudar você a montar um checklist das características essenciais de um sistema para clínica médica. Acompanhe:

Atendimento de pacientes

Esta é a função básica e, ao mesmo tempo, mais importante do seu sistema para clínica médica. Afinal, temos certeza que a maioria da atenção da sua clínica é voltada ao paciente. Por isso, seu software também deve ter esse direcionamento. 

Um bom sistema para clínica médica deve permitir:

• Registrar, arquivar e consultar prontuários;
• Criar modelos de documentos;
• Criar prescrições personalizadas por especialidade;
• Organizar a agenda médica, para evitar equívocos no agendamento;
• Acelerar o atendimento para melhorar a experiência do paciente.

Leia mais: Você é profissional de saúde? Saiba tudo sobre o atendimento médico domiciliar

Gestão administrativa

Um sistema para clínica médica deve facilitar sua gestão. Isso significa que todo fluxo administrativo precisa ser atendido: da inserção das informações à análise de relatórios. 

Seu software precisa oferecer gestão financeira, gestão de materiais, controle de estoque e gestão de qualidade. Essas funcionalidades já existem no mercado e o melhor software médico precisa ter excelência nas funções de gestão.

Observe os seguintes itens:

• Quanta clareza ele oferece na visualização dos relatórios;
• Qual o número de cliques necessários para inserir informações financeiras (acredite: no dia a dia, faz toda a diferença);
• Qual a capacidade de automatização das tarefas (ou seja, será que quando você encerrar a consulta e o paciente fizer o pagamento o valor que entrou no seu caixa já é registrado? Isso poupa muito tempo!).

Leia também: 11 formas de reduzir os custos da clínica com um sistema de gestão em saúde

Pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação ainda é uma ferramenta valiosa para o controle de qualidade do atendimento. No entanto, uma dificuldade recorrente é aumentar a amostra de informações coletadas. 

Se você atende 100 pacientes por mês, de nada adianta obter a opinião de 10 ou 20 pacientes. Afinal, quão representativa pode ser a opinião de 10% ou 20% do total de pacientes?

É claro que esse percentual é interessante, mas não é necessariamente representativo. 

Cada paciente tem características específicas, desejos singulares e você precisa estar atento a essas especificidades. 

Para isso, você precisa ter acesso ao maior número possível de opiniões. Quanto mais diversificado o perfil de respostas à sua pesquisa de satisfação, melhor será sua capacidade de avaliar a qualidade do atendimento prestado pela equipe.

Portanto, o melhor sistema para clínica médica precisa enviar automaticamente uma pesquisa de satisfação ao final da consulta. 

Além disso, este envio deve estar de acordo com o perfil dos pacientes que você atende. 

Pouco adianta enviar apenas um e-mail para um paciente que não costuma utilizar esse canal. O sistema para clínica médica deve permitir que você encaminhe de acordo com o perfil de cada um, seja via e-mail, SMS ou WhatsApp.

Integração com laboratórios e exames de imagem

A Organização Mundial da Saúde determina que a assistência em saúde tenha sempre um caráter integral. Além disso, nós precisamos considerar que as inovações tecnológicas na área da comunicação reduziram a distância entre as pessoas. 

Não há barreiras comunicacionais para duas pessoas que estão em continentes diferentes. 

De mesmo modo, seu software médico deve acompanhar as inovações e ser capaz de se comunicar com outros sistemas. Afinal, a integração está diretamente relacionada à atenção integral à saúde. 

Perceba que, quando você solicita um exame laboratorial ou um exame de imagem, seu paciente procura por outros profissionais, em empresas diferentes da sua. 

Ter acesso ao resultado desses exames na tela do seu sistema de gestão:

• Agiliza o atendimento;
• Aumenta a capacidade produtiva da sua clínica;
• Aumenta a qualidade do diagnóstico.

Assim, no mesmo sistema, você:

• Agenda a consulta;
• Registra a anamnese e o exame físico;
• Faz prescrições padrões e personalizadas;
• Avalia resultados de exames laboratoriais e de imagem.

Por isso, tenha cuidado para não escolher um sistema isolado que deixe sua clínica em uma ilha deserta no mercado da saúde. 

Escolha aquele que tem integração com clínicas de imagem e com laboratórios. Com isso, você otimiza seu atendimento e aumenta os resultados positivos da empresa.

Agendamento online

O processo que mais toma tempo de uma secretária de clínica médica é o atendimento telefônico. 

Você perceberá que, ao diminuir o número de ligações atendidas, sua secretária será muito mais produtiva, com foco no que ela faz de melhor: o atendimento humanizado, solícito e atencioso aos pacientes e familiares.

Leia agora: Agendamento Online 2.0: o que há de novo na Amplimed

Para que isso ocorra, possibilite que os próprios pacientes agendem os atendimentos. A ferramenta de agendamento online diferencia o melhor sistema para clínica médica das outras opções do mercado. 

Afinal, quando o próprio paciente escolhe o horário, combinando a disponibilidade de sua agenda pessoal com a agenda da clínica, o impacto positivo é evidente! 

O agendamento online:

• Diminui a fila de espera por atendimento;
• Aumenta o número de atendimentos efetivados;
• Reduz a ausência de pacientes e os cancelamentos;
• Organiza seu processo de trabalho;
• Otimiza o desempenho da sua secretária.

Mas, é claro, assim como a pesquisa de satisfação, o agendamento online deve estar na mão dos pacientes. Por isso, exija que seu sistema possibilite agendamento pelo celular e envie lembretes por Whatsapp para a precisão de sua comunicação.

Integração de prontuário eletrônico, telemedicina e agendamento online

O registro das informações da consulta é parte essencial do trabalho da medicina. Por isso, ter um prontuário eletrônico integrado ao seu sistema é indispensável. 

Porém, se você quer o melhor sistema médico, escolha aquele que vai além e possui plataforma de telemedicina integrada ao prontuário eletrônico e ao agendamento online. 

Quando você tem uma plataforma de telemecidina integrada, esses benefícios somam-se àqueles trazidos pelo agendamento online e pelo prontuário eletrônico. Assim, sua clínica terá toda praticidade necessária para atender os pacientes e se tornar um consultório digital com alto nível de tecnologia à disposição.  

Essa integração permite que as informações do paciente coletadas durante o agendamento online sejam utilizadas em todo o atendimento. 

Dessa forma, nem o paciente, nem qualquer membro da equipe precisará preencher novamente os dados de identificação, por exemplo. Assim que o paciente agenda o atendimento, o sistema cria o prontuário eletrônico. 

Então, o paciente recebe lembretes periódicos para não esquecer do atendimento marcado. Esses lembretes são automáticos, mas sua frequência é definida durante a configuração do sistema e pode ser alterada. 

No dia do atendimento, se for uma consulta via telemedicina, o paciente recebe automaticamente o link para a videochamada. Com apenas um clique, paciente e médico estão frente a frente. 

Dentro da plataforma integrada, o médico tem acesso ao prontuário e a todas as informações do paciente. 

Além disso, pode enviar SMS ou e-mail para o paciente sem sair da plataforma. Durante a consulta, o profissional pode utilizar o preenchimento automático a partir de atalhos pré-definidos. 

A videochamada conta, ainda, com espaço para médico e paciente trocarem mensagens escritas e enviarem documentos. Como a plataforma de atendimento é integrada ao prontuário, os documentos e as mensagens enviadas durante a consulta ficam arquivados no histórico do paciente.

Segurança necessária em um sistema para clínica médica

Os principais requisitos de segurança para seu sistema são:

• Backup diário;
• Banco de dados protegido;
• Criptografia.

Uma rotina diária de backup é importante para evitar perda de informações. Trata-se de uma medida de segurança que garante a integralidade dos dados produzidos por sua clínica. 

Em outros modelos de gestão de banco de dados, em que o backup ocorre, por exemplo, semanalmente, há um risco evidente de perda de informações. 

Afinal, se o backup estiver agendado para todos os sábados e acontecer um erro no sistema na sexta-feira, você perderá tudo que foi feito ao longo da semana.  

Por isso, escolha um sistema que mantenha as informações armazenadas, sempre atualizadas e disponíveis com backup diário. 

Além disso, outra forma eficaz de proteger seu banco de dados é a criptografia da troca de informações. 

Ela consiste na codificação de dados antes de seu envio. Assim, apenas sistemas e pessoas autorizadas poderão acessar o conteúdo dessa transmissão. 

Assim, seus dados não podem ser capturados por tecnologias invasoras, que danifiquem ou desviem suas informações.

Leia mais: LGPD para profissionais de saúde: um panorama completo

Vale lembrar também da computação em nuvem, que tem como principal característica a segurança. 

Além disso, possibilita que os usuários da tecnologia tenham maior flexibilidade e possam se concentrar em suas atividades profissionais. 

Por isso, um software médico com armazenamento em nuvem pode te ajudar a encher a clínica de pacientes. 

Se você já utilizou algum software com servidor local, precisa conhecer as facilidades garantidas por um software em nuvem.

Leia também: Armazenamento em nuvem ou local: saiba qual usar na clínica

Com esse avanço em tecnologia, você:

• Não precisará gastar com estrutura: só precisa de acesso à internet (o que você já tem!);
• Não precisa de instalação: você só faz login, como em qualquer rede social ou plataforma de cursos por exemplo;
• Terá backup gratuito, automático, diário e muito mais seguro;
• Acessa de qualquer lugar;
• Pode gerenciar sua clínica direto do celular (ou de qualquer outro dispositivo);
• Você decide e a implementação é muito rápida;
• Seu sistema está sempre atualizado.

Quer saber mais sobre o melhor sistema para clínica médica, com backup diário em nuvem? Conheça a Amplimed: