O plano operacional para a clínica médica é uma ferramenta essencial para atingir o sucesso. Muitas vezes, no entanto, é ignorado ou é considerado parte do planejamento estratégico. A falta de um planejamento operacional estruturado pode colocar em risco o cronograma dos próximos anos e, assim, o crescimento da clínica.
O plano operacional é um fator determinante para o sucesso do próprio planejamento estratégico. Portanto, para evitar que a sua clínica assuma esse risco, vamos explicar o que é o plano operacional para a clínica médica e como executá-lo.
Leia neste artigo:
- O que é o planejamento operacional?
- Por que devo fazer o planejamento operacional?
- Como fazer o plano operacional na clínica médica
O que é o planejamento operacional?
A concorrência entre empresas é benéfica para o mercado da saúde. Porém, ela faz com que a sua clínica precise investir melhor na gestão das operações para otimizar processos e, como consequência, oferecer um melhor atendimento. Por isso, o plano operacional é tão importante.
O planejamento mais conhecido na gestão de empresas é o estratégico. Esse estudo contempla a missão, a visão, os valores e as metas de longo prazo da empresa. É um planejamento que visa resultados de 3 a 5 anos. Já o planejamento operacional é a parte do plano estratégico que define o fluxo de trabalho. Em outras palavras, o plano operacional para a clínica médica transforma as metas e os objetivos em tarefas menores e executáveis.
Dessa forma, o planejamento operacional é também conhecido como plano de trabalho. Afinal, ele representa a visão mais “mão na massa” de um negócio. O plano operacional para a clínica médica mostra os processos internos da empresa e quais recursos devem ser utilizados em sua execução. Então, nesse contexto, entre os recursos estão incluídos o tempo de trabalho da equipe, os equipamentos, os softwares, os materiais, etc.
Esse planejamento pode ser feito pelos profissionais de cada departamento, desde que tenham conhecimentos sobre gestão e aplicação de recursos. Após a elaboração, deve ser validado pela equipe de gestão geral do negócio para avaliar a adequação do planejamento operacional ao estratégico e, claro, a viabilidade de execução.
Por que devo fazer o planejamento operacional?
O plano operacional para a clínica médica é importante por definição. Afinal, é a transformação dos grandes objetivos em processos executáveis. Esses processos, então, passam pela otimização da gestão de processos, cujas tarefas devem buscar por resultados melhores e mais práticos.
Dessa forma, ao elaborar o planejamento estratégico de 2021 a 2023, convém elaborar o plano operacional para o ano de 2021. Assim, você descobrirá o que precisa ser feito para atingir os objetivos traçados na estratégia ampla. Durante a elaboração do plano operacional, você vai perceber as dificuldades da empresa e o que pode ser feito para melhorar os diferentes setores e aplicar os recursos de forma eficiente.
Os planejamentos estratégico e operacional são diferentes. As principais diferenças entre eles são:
- tempo de execução;
- foco;
- liderança.
A elaboração de um planejamento estratégico considera um período de tempo maior, geralmente entre 3 e 5 anos. Já o plano operacional você deve fazer e revisar anualmente. Além da diferença de tempo, há uma diferença de foco entre ambos. O planejamento estratégico considera o funcionamento geral da empresa, todos seus recursos e todos os macroindicadores. O planejamento operacional, por sua vez, é feito para cada departamento, considerando o que deve ser executado em cada setor naquele ano.
Além disso, os dois tipos de planejamento também contam com diferentes lideranças. O estratégico envolve a diretoria da empresa. Já o plano operacional para a clínica médica pode ser feito pelos líderes diretos de cada setor. Então, a equipe administrativa terá uma liderança, a equipe médica será liderada pelo responsável técnico, e assim por diante.
Como fazer o plano operacional para a clínica médica?
O primeiro passo para elaborar o plano operacional é criar o planejamento estratégico. Afinal, você não pode definir “como fazer” sem antes discutir “o que fazer” e “por que fazer”, certo? Em outras palavras, como planejar a execução sem uma estratégia geral?
O planejamento operacional terá como base a definição da visão da clínica para os próximos anos. Assim, os processos e os recursos necessários serão estabelecidos. O plano operacional para a clínica médica deve abordar cinco aspectos principais:
- recursos humanos;
- recursos financeiros;
- tempo de execução;
- indicadores de performance;
- controle de risco.
Recursos humanos
Defina quantas pessoas vão participar de cada projeto. Para criar a equipe é preciso entender quais as habilidades necessárias para que cada setor atinja os objetivos propostos. Então, defina as lideranças de cada equipe e o papel dos profissionais durante os processos.
Recursos financeiros
O mesmo procedimento define quanto recurso financeiro é necessário. A questão aqui é determinar quanto capital deve ser disponibilizado para cada departamento e para suas equipes. Defina, também, a fonte desses recursos. Os cálculos devem sempre respeitar um limite saudável de capital de giro e disponibilidade de caixa.
Tempo de execução
Após definir os recursos humanos e financeiros necessários, é preciso refletir sobre o tempo de execução. Qual a estimativa para a conclusão de cada etapa do plano? Quais fatores contribuem para o aumento ou para a diminuição do tempo? Lembre-se de que há três aspectos principais na gestão de tempo de um projeto:
- tamanho da equipe;
- investimento financeiro;
- soluções tecnológicas.
Assim, ao otimizar um desses recursos, você melhora o resultado de tempo da equipe. Especialmente, quando aprimorar as soluções tecnológicas, você também alcança uma melhor eficiência operacional.
Indicadores de performance
Para medir a eficiência e o sucesso dos processos, você precisa, primeiramente, definir os indicadores de performance. A melhor forma é basear sua gestão em Objective and Key Results (OKR). Esses indicadores são uma ótima alternativa para avaliar a performance operacional da sua clínica médica.
Controle de risco
A elaboração do plano operacional para a clínica médica também deve prever os riscos inerentes à execução do projeto. Assim, você cria cenários hipotéticos em que já possui soluções viáveis e exequíveis. Além disso, pode estabelecer processos que reduzem o risco de possíveis erros ou acidentes.
Seu plano operacional deve responder, portanto, as seguintes questões sobre a execução da estratégia de negócio:
- quem?
- quanto investimento?
- quando e por quanto tempo?
- como?
- quais os riscos?
Ao responder essas questões, você terá um plano com objetivos especificados e com metas alcançáveis. Além disso, poderá medir a qualidade dessa execução a partir do monitoramento de métricas. Outra vantagem é a de manter o crescimento constante, respeitando o orçamento e os prazos planejados.
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