Quase 80% das empresas não dura 10 anos. Isso é o que mostra o IBGE, em notícia publicada no portal de notícias Valor Investe.
A má administração da gestão e das finanças é uma das grandes causas. Por isso, profissionais de saúde precisam contar com ferramentas que facilitam todo o processo, como um software de gestão para clínicas.
Pensando nisso, preparamos este texto para você conhecer 11 benefícios de um software de gestão para clínicas que melhoram os resultados da empresa.
Acompanhe:
O que é um software de gestão para clínicas?
Quais os benefícios de um software de gestão para clínicas?
O que é um software de gestão para clínicas?
Um software de gestão de clínicas é uma ferramenta que simplifica e automatiza uma variedade de tarefas relacionadas à gestão.
Veja alguns dos recursos que essa solução pode oferecer:
Agendamento online de consultas: permite ao paciente agendar e reagendar consultas de forma online a qualquer hora do dia e em qualquer dia da semana.
Agenda inteligente: concentra todos os agendamentos no sistema, garantindo que não haverá sobreposição de horários e organizando a rotina do profissional.
Prontuário eletrônico: armazena com segurança e organização os registros dos pacientes, centralizando histórico de consultas, prescrições médicas, resultados de exames, alergias e outros dados.
Leia também: Prontuário eletrônico: leis, segurança e melhores práticas médicas
Gestão financeira: garante o controle financeiro da clínica, incluindo gestão de pagamentos, NFS-e, faturamento TISS e acompanhamento de fluxo de caixa.
Controle de estoque: reúne informações sobre o estoque de medicamentos, materiais e equipamentos.
Relatórios gerenciais: oferece análises de desempenho da clínica de diversas formas, como número de pacientes atendidos, tempo médio de espera, taxas de ocupação dos consultórios e outros indicadores importantes.
Agora, veja como essas e outras ferramentas podem ser vantajosas para a gestão da sua clínica.
Quais os benefícios de um software de gestão para clínicas?
Confira, na sequência, os principais benefícios de um sistema de gestão para clínicas:
Divisão de tarefas
Dividir obrigações acelera o processo de execução. Se sua clínica conta com mais sócios, por exemplo, cada um pode focar totalmente em um setor dela e se despreocupar com os demais que serão administrados pelos outros parceiros.
Mas, para que isso funcione de maneira satisfatória, os objetivos precisam estar alinhados. Assim todos sabem qual direção seguir e quais decisões tomar para que o crescimento seja alcançado. Muitas vezes esse alinhamento é feito já no plano de negócios.
O software de gestão funciona como um centralizador para todos os trabalhos que são realizados na clínica.
Independentemente do que e quem esteja executando, as informações permanecem no mesmo local, uniformizando processos e criando tempo hábil para que todos desempenhem as tarefas pré-estabelecidas simultaneamente.
Melhor desempenho no trabalho
Os sócios que ficarem responsáveis pela parte trabalhista e de gestão de pessoas podem contar com um sistema de gestão para entender o tempo médio de atendimento por profissional e a situação da agenda de cada um.
Esses resultados podem ser compartilhados com os demais sócios em reuniões para determinar os próximos passos.
Além disso, é por meio dos sistemas que os colaboradores podem utilizar chats para integrar todos os profissionais e centralizar a comunicação interna. Dessa forma, fica mais fácil gerenciar processos e pessoas.
Maior controle de fluxo de caixa
Sistematizar informações vai te permitir ter um monitoramento mais assíduo sobre valores a receber, seja de consultas particulares, de convênios médicos ou de parcerias de atendimento com a rede pública.
É também essa ferramenta que vai permitir que você tenha acesso a listas por meio de relatórios que vão te mostrar:
- Quais procedimentos foram realizados ao longo de um período específico na sua clínica;
- Qual foi a rentabilidade de cada um deles;
- Qual quantidade foi feita para operadoras de saúde e quais foram para pacientes particulares.
Redução das glosas
Para que o atendimento seja remunerado por operadoras de saúde, é necessário utilizar o Padrão de Troca de Informações na Saúde Suplementar (TISS).
Ou seja, documentos e guias que precisam ser preenchidos conforme instruções da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Sem esse requisito, o faturamento de trabalhos já realizados se torna algo muito mais complexo e passível de erros.
Inclusive, a operadora pode recusar o pagamento por estar fora dos padrões, o que prejudica a estabilidade financeira da clínica.
Ou seja, evitar esse tipo de problema é também garantir um faturamento de procedimentos sem dor de cabeça e de maneira mais ágil.
Conte com um sistema que tenha faturamento TISS para que você possa fazer a comunicação com convênios médicos sem erros de preenchimento e de fornecimento de dados e evite glosas.
Mais controle sobre o estoque
Como você viu, um bom software de gestão para clínicas também conta com controle de estoque. E o estoque também é dinheiro. Por isso a importância de sempre manter o que de fato é necessário.
Excessos podem concentrar grande parte do faturamento da clínica em produtos. Já o baixo estoque pode prejudicar os pacientes por falta de possibilidade de execução dos procedimentos e, por consequência, afastá-los do seu estabelecimento.
Ter controle do estoque e entender qual o ritmo de reposição são duas ações muito importantes para os sócios de uma clínica.
Essas informações são adquiridas dentro de um software de gestão para clínicas. Assim, você não precisará fazer contas e planilhas manuais. Basta alguns cliques para você entender e monitorar a quantidade de material que possui.
Maior previsibilidade financeira
Pensar apenas no curto prazo não é uma boa ideia para quem coordena uma clínica.
Ter uma ideia do quanto de dinheiro vai entrar e quais boletos precisam ser quitados nos próximos dias é essencial para quem lida com a parte administrativa.
No entanto, também é importante saber de informações futuras, fazer projetos a longo prazo e prever situações externas, como datas comemorativas e eventos importantes do setor da saúde.
Alguns profissionais organizam esses dados ainda de forma manual, precisando inserir novas informações ao longo dos dias, sempre da mesma maneira.
Essa dinâmica pode ser ameaçada quando se trabalha em parceria com sócios. Existe um risco das informações preenchidas por um não serem compreendidas por todos.
É nesse momento que um sistema de gestão para clínica pode levar ainda mais benefícios. Contar com a automatização nessa etapa diminui consideravelmente as taxas de erros e a má comunicação.
Um software vai oferecer uma organização sistemática, onde os gestores vão apenas preencher lacunas fixas e já pré-estabelecidas. Uma boa ferramenta de gestão vai te entregar relatórios reunindo todas as informações que foram fornecidas por todos os integrantes.
Na Amplimed, por exemplo, os relatórios ainda podem ser favoritados para que você sempre tenha um fácil acesso a essa ferramenta, economizando tempo do seu dia a dia.
Melhor comunicação com a contabilidade
Além de todos os controles e acompanhamentos que os sócios precisam fazer no dia a dia do consultório, informações também precisam ser enviadas para os contadores responsáveis.
Esses dados são essenciais, principalmente, para comunicar ganhos e custos aos órgãos municipais, estaduais e federais.
Ao utilizar um software de gestão para clínicas, você pode cadastrar e classificar as despesas, facilitando os lançamentos futuros que a contabilidade irá fazer.
Também consegue monitorar e personalizar o fluxo de caixa para visualizar as movimentações financeiras de forma detalhada.
Aumento da capacidade de atendimento
Antes, era muito comum ver consultórios sendo abertos em determinado endereço e espalhando filiais em bairros ou cidades vizinhas. Só conseguia ter abrangência nacional uma empresa de saúde com uma estrutura muito grande e com alto nível de capital investido.
Essa expansão é desejada porque significa poder atender uma maior quantidade de brasileiros simultaneamente. Mas o custo dessa operação é muito alto.
Hoje, sobretudo depois de 2020, existe uma forma mais simples de obter o mesmo resultado. A Lei nº 13.989 foi sancionada a fim de regulamentar e definir parâmetros para a boa prática da teleconsulta no Brasil.
Ainda que tenha sido um recurso desenvolvido em larga escala e muito procurado por causa do isolamento social, ela permanece funcionando e muito útil até os dias de hoje.
Se antes o seu consultório se limitava a um raio, agora não existem mais barreiras. Pacientes de outros estados ou até de outros continentes podem ser atendidos por sua empresa.
Bons softwares de gestão para clínicas abrigam plataformas de teleconsulta porque entendem que essa possibilidade está completamente conectada com questões financeiras e administrativas.
Além de tudo, a Amplimed permite que o pagamento dos atendimentos feitos nessa modalidade seja feito diretamente na plataforma.
Fácil acesso
É importante que o software ofereça acesso e armazenamento 100% na nuvem. Assim, todos que possuem acesso habilitado e cadastrado podem entrar em qualquer módulo do sistema para executar as atividades necessárias ao mesmo tempo e em qualquer momento.
De forma prática: é possível você entrar no módulo financeiro para fazer checagem de pagamentos enquanto o outro sócio acessa informações do estoque no mesmo minuto, ainda que vocês estejam em locais físicos diferentes.
Alguns sistemas de gestão possuem conexão com rede e servidores, podendo ser acessados somente de um local específico e dos desktops configurados. Isso dificulta o processo. Ter um sistema com armazenamento em nuvem facilita todo o processo.
Possibilidade de mais agendamento em menos tempo
Leva menos do que cinco minutos para realizar o agendamento online de uma consulta. Ao disponibilizar um calendário digital, as agendas de todos os especialistas podem ser rapidamente preenchidas.
Esse procedimento seria totalmente diferente se o paciente precisasse ligar para a clínica em um horário comercial para fazer a marcação.
Isso coopera para que haja espaço, capacidade técnica e infraestrutura para receber um número maior de pacientes do que a clínica recebe hoje. Os resultados são colhidos no final do mês com o aumento de receita do consultório.
Eficiência e melhora na qualidade do atendimento
Este tópico é algo que interessa a todos os sócios do consultório, independentemente da função que cada um desempenha e das responsabilidades que foram assumidas.
A tecnologia pode automatizar uma tarefa que antes era feita por pessoas. Então, agora a execução pode ser feita em escala. As chances de erros também são reduzidas com esse processo.
Eficiência e melhora na qualidade de atendimento também significam que os pacientes estão mais satisfeitos com o tratamento que receberam, facilitando a fidelização deles.
Esses mesmos pacientes que gostam dos trabalhos que a sua empresa fornece, acabam se sentindo mais à vontade para indicar para pessoas próximas no círculo de convívio, como colegas do trabalho, amigos e membros da família.
Essa é mais uma forma de conseguir uma agenda mais cheia. Horários lotados, quando bem organizados, levam um maior rendimento financeiro para o estabelecimento.
Afinal de contas, o número de consultas cresceu, assim como de exames de imagens ou laboratoriais, procedimentos e até acompanhamentos terapêuticos feitos periodicamente.
É nesse momento também que o lucro aumenta e valores de retiradas de pró-labore podem aumentar. O cenário é o mesmo caso a clínica tenha optado por remunerar os sócios por meio da divisão de resultados a cada 30 dias.
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Todas essas possibilidades descritas até aqui podem ser encontradas no sistema de gestão para clínicas da Amplimed.
Quer conhecer na prática? Comece a experimentar gratuitamente agora mesmo!
