Como o sistema de gestão em saúde reduz os custos da clínica

Sistema de gestão em saúde

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Quantas vezes você se pegou pensando em técnicas e estratégias que trabalham para diminuir gastos da clínica? Encontrar um sistema de gestão em saúde que reduza esses custos pode ser a chave de um bom gerenciamento do seu negócio. 

Abrir uma clínica já é uma tarefa complexa, burocrática e custosa. Na área dos cuidados humanos, nem se fala! Mas esse é apenas o primeiro passo, o momento inicial em que as dificuldades vão aparecer. O dia a dia acaba sendo ainda mais desafiador.

Ter atendimentos de qualidade e uma equipe com profissionais capacitados acaba sendo algo quase que obrigatório e básico. Muita coisa acontece após o processo de contratação, estruturação do expediente e criação do plano operacional

A manutenção de todas as áreas da companhia pode se tornar um pesadelo sem o método correto e mais adequado de acordo com as suas necessidades, e a compatibilidade de uma clínica com um bom sistema de gestão em saúde reduz exponencialmente custos extras.  

A má administração de recursos do consultório pode levar à diminuição de qualidade, dificuldade em manter pacientes e intensos obstáculos na expansão e crescimento da prestação de serviços. 

É importante ressaltar que quando escutamos alguém falar de recursos, pode ser que nossa mente nos leve automaticamente para o campo financeiro. E de fato passa por essa área, mas não é apenas isso. A falta de aproveitamento de todas as possibilidades da clínica também engloba questões técnicas, a gestão em saúde precisa envolver desde pessoas a investimentos tecnológicos. 

Nesse artigo você vai entender como um sistema de gestão em saúde reduz custos da clínica e como você pode implementar hoje mesmo na sua empresa. 

O que é um sistema de gestão em saúde?

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Também conhecido como software de gestão em saúde, é uma ferramenta que auxilia no dia a dia de médicos e demais especialistas que cuidam do físico e mental da população. 

É uma tecnologia que se dedica em automatizar processos que, até então, eram estritamente manuais e que poderiam tomar muito tempo da equipe, isso sem falar de situações que exigiam contratações extras para dar conta de tudo. 

Um bom exemplo é a alta demanda de ligações durante o dia para tirar dúvidas e fazer agendamentos de consultas ou então a digitação em massa de informações necessárias para operadoras de planos de saúde. 

Se engana quem pensa que as facilidades atendem somente os especialistas e quem lida com o paciente diretamente e de forma constante.

A junção de todas as funções desse software de gestão em saúde serve para descomplicar todas as rotinas de um consultório, sejam elas administrativas ou técnicas. É uma forma que os empresários e gestores desses estabelecimentos têm de controlar as informações que são colhidas e armazenadas e também verificar o bom andamento de processos instaurados na instituição. 

Os softwares de gestão em saúde auxiliam sim no agendamento de consultas, confirmação de comparecimento, na organização de agendas, nos prontuários médicos e nos encaminhamentos necessários durante o tratamento. 

Mas um bom sistema de gestão em saúde vai muito além disso. Ele também assessora e facilita a vida de todos os demais funcionários que trabalham a favor do desenvolvimento da empresa. Isso vai desde quem cuida do financeiro que vai ter acesso a relatórios de números e tipos de consultas, controle de estoque, lista de contas a pagar e receber e relações de faturamento até as recepcionistas. 

Utilizar de todas essas possibilitadas pode te trazer melhores decisões a partir da ampla gama de informações que você terá sobre o seu negócio. Dessa forma você consegue se posicionar melhor no mercado, aumentar o número de serviços prestados e ainda reduzir custos de todos os departamentos. 

Como a gestão em saúde reduz os custos da clínica?

O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística fez o Levantamento Demográfico das Empresas em 2019 e constatou que seis entre dez empresas brasileiras não conseguiram manter as portas abertas no período de cinco anos. 

De acordo com o estudo, a taxa de sobrevivência das empresas que nasceram em 2012 foi de quase 79% logo no primeiro ano de existência. O número cai para 64,5% no segundo ano de abertura e desce um pouco mais no terceiro, chegando ao patamar de 55%. O gráfico despenca ainda mais no quarto e quinto ano, 47,2% e 39,8%, respectivamente. 

sistema de gestão em saúde

Esses dados refletem o nível de desafio que as empresas enfrentam conforme os anos de abertura vão passando. 

A preocupação com o assunto é tão grande que atingiu até as agendas editoriais dos veículos de comunicação, ganhando espaço nas capas sobre finanças das plataformas mais conhecidas, como é o caso do Jornal O Globo, que mostrou o quanto o empreendedorismo estratégico faz a empresa prosperar, e da Revista Veja, que enumerou a empresas que fecharam as portas em menos de 5 anos.

 

Então se preocupar com o que reduz os custos da clínica é uma tarefa de suma importância e que deveria ser pesquisada e aplicada todos os dias. 

Para te ajudar, a Amplimed separou algumas situações em que você pode notar a redução de custos ao inserir um sistema de gestão em saúde na sua rotina. São elas: 

  1. Repartição financeira

Começamos pelo mais óbvio: Softwares de saúde podem diminuir os gastos no setor financeiro. Isso porque permitem mais precisão, acompanhamento e controle de todas as movimentações que a clínica tem durante todo o mês. 

Sem contar que os registros são feitos de maneira automatizada. Esse formato reduz a quantidade de erros e de informações irreais sobre dívidas, faturamentos e próximos recebimentos. 

Clínicas que fazem todo o livro caixa ainda de forma manual estão suscetíveis a muitos erros. Uma pessoa responsável precisa escrever todas as movimentações financeiras que a empresa teve, das mais simples até as mais caras. 

Ter apenas um funcionário para desempenhar tal função pode acarretar em acúmulo de trabalho e sobrecarga, situação essa que favorece erros e problemas trabalhistas. 

Mas a situação pode ficar um pouco mais bagunçada se duas ou mais pessoas também receberem a atribuição dessa tarefa. A quantidade de trabalho será dividida e o problema anterior desaparecerá. Mas novos aparecerão. 

A padronização pode ficar mais difícil, afinal, são pessoas diferentes fazendo a mesma coisa, ainda que um modelo tenha sido estabelecido. 

O sistema de gestão em saúde vai facilitar todo esse processo, garantindo eficiência, organização e exatidão. 

Mas, como dissemos no início do parágrafo, essa é a redução mais esperada quando falamos do assunto. A gestão em saúde vai ajudar a reduzir custos também em outras áreas. 

  1. Prontuário do paciente 

Toda consulta médica tem aquele momento de silêncio absoluto na sala em que o profissional está preenchendo todas as informações que foram contadas pelo paciente e solicitando exames, procedimentos, medicamentos, fazendo encaminhamentos e fornecendo atestados. 

Esse tempo pode ser drasticamente reduzido se essas anotações forem feitas por digitação e em um sistema de gestão em saúde que já possui lacunas pré-estabelecidas, que precisam ser apenas preenchidas. Sem falar de modelos de prontuários eletrônicos que já foram estruturados e precisam apenas de pequenas modificações quando há mudança de paciente. 

Esse tempo economizado pode ser utilizado para conversar mais com o paciente atual ou ainda para vagar mais um horário na agenda do especialista. 

  1. Tecnologia da informação e um sistema de gestão em saúde adequado às leis de proteção de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados para médicos é ainda mais minuciosa quando comparada às demais profissões. As diretrizes são muito exigentes quanto ao recebimento, armazenamento e compartilhamento das informações de pacientes. 

Caso a empresa de saúde não cumpra todos os requisitos, as multas por violação da LGPD podem ser de até 2% do valor do faturamento, com limite de R$50 milhões. Isso se tratando apenas de penalidades em moeda brasileira. Mas, em alguns casos, os estabelecimentos são desativados e perdem licenças para atividades corporativas. Essas informações são da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e foram veiculadas pelo Jornal Valor Econômico. 

Já pensou ter que desembolsar esse valor ou ainda não pode mais exercer o seu trabalho?

Para que isso não ocorra, você pode contar com um sistema de gestão em saúde que já está totalmente adaptado às novas exigências e vai cuidar de todas as informações com a segurança necessária nos tempos de hoje. 

  1. Profissionais ociosos 

Quantas vezes você viu médicos, dentistas ou terapeutas sem atendimento para fazer em vários momentos do dia ou ainda de forma seguida, ficando horas ociosos? 

Normalmente esse problema é causado pela bagunça de agendas e pela falta de presença dos pacientes nos compromissos marcados anteriormente. 

Um software de gestão em saúde vai diminuir essas situações, já que conta com agendamentos online em que o próprio paciente pode escolher qual dia e horário são mais confortáveis para ele e tem melhor adaptação à própria agenda. A confirmação de consultas o ajuda a relembrar do que foi marcado e questionar se ele realmente vai comparecer. 

Com essas informações disparadas de forma automática, as secretárias médicas conseguem ter mais base para organizar os horários e avisar os especialistas sobre possíveis mudanças com antecedência. 

Essa otimização no setor da recepção também coopera com a redução nos custos no fim do mês. 

  1. Perda de tempo com glosas minimizada pela gestão em saúde

O recebimento dos valores de uma consulta pelo convênio é totalmente diferente dos atendimentos particulares. São mais demorados e exigem uma série de regras para dar certo.

O sistema de gestão em saúde para clínicas médicas vai reduzir o tempo e energia que são gastos com esses processos burocráticos, uma vez que são totalmente integrados com o faturamento TISS. O prontuário eletrônico também faz parte desse processo, onde todo o histórico médico fica disponível para qualquer pessoa do convênio que tiver dúvida sobre tratamentos e medicamentos escolhidos para determinado paciente. 

Trouxemos esse assunto no artigo de hoje porque investir em recursos tecnológicos para o seu consultório pode ser uma estratégia mais do que relevante, ainda mais se falando de tempos em que o cenário de competição entre as empresas tem sido cada vez mais acirrado. 

Nos dias de hoje está cada vez mais claro que o bom atendimento e a experiência do paciente na sua empresa são fruto de uma gestão em saúde otimizada e muito bem organizada. Pode ser que a habilidade dos seus colaboradores, sobretudo os médicos, seja excepcional e mais alta do que a média do que é encontrado em outros estabelecimentos. 

Mas todo esse potencial pode ser jogado fora se não for combinado com boas práticas administrativas e com a preocupação em manter a atualização por meio de práticas mais tecnológicas. 

Pensando nisso, ter um software de saúde pode ser uma preocupação e uma vontade mais do que emergencial para manter o seu negócio de pé. 

A Amplimed se preocupa com a boa manutenção das empresas de saúde e desenvolve artifícios para facilitar cada vez mais a sua vida profissional. 

O sistema médico da Amplimed reduz os custos da clínica, utilizando: 

  • Agendamento Online 
  • Confirmação automática de consultas via WhatsApp, SMS ou e-mail 
  • Prontuário eletrônico de tela única e ainda separado por especialidades
  • Plataforma de telemedicina, conforme estabelecido na Lei nº 13.989 de 15 de abril de 2020 
  • Prescrição digital integrada com o sistema Memed
  • Segurança digital de acordo com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709 de 14 de agosto de 2018 
  • Certificado digital dentro dos modelos exigidos pelo ICP-Brasil, também previstos na Lei 14.603 de setembro de 2020 
  • Sistema de contas a pagar e a receber 
  • Relatório de fluxo de caixa 
  • Cadastro de despesas 
  • Controle de estoque 
  • Aviso de inadimplência 
  • Cálculo de repasses 
  • Faturas por convênios 
  • Controle de glosas hospitalares 
  • Relatório de ganhos com convênios a partir do padrão de Troca de Informação de Saúde Suplementar 

Todas as empresas que utilizam o sistema de gestão em saúde da Amplimed notaram que houve redução de até 98% das glosas com as operadoras de saúde; diminuição de 90% de inconsistências financeiras; economia de 40% no tempo de preenchimento dos prontuários e redução em até 38% das faltas de consultas já marcadas. 

São muitos benefícios, não é mesmo? Está esperando o que para ter acesso a todos eles agora mesmo com o melhor software em gestão em saúde do mercado?

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Doutor marcos andré
Marcos. A. Sonagli
Ortopedista
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