Como fazer o controle de estoque de medicamentos e insumos na clínica

O controle de estoque de medicamentos e insumos para clínicas é uma importante ferramenta de gestão. Além de evitar perdas financeiras, leva praticidade e segurança para seus pacientes.

A praticidade deve-se à eliminação da contagem manual do estoque, já que o controle pode ser automatizado. A maior segurança está relacionada ao controle de qualidade dos produtos utilizados pela clínica.  

Neste texto, você conhecerá a importância do controle de estoque de medicamentos e insumos, 4 motivos para implementá-lo ainda hoje e qual é a vantagem de um sistema de gestão nessa função.

4 motivos para implementar o controle de estoque de medicamentos e insumos na clínica

Para evitar custos e manter a qualidade dos materiais com os quais sua clínica trabalha, é importante realizar um controle de estoque de medicamentos e insumos adequado.

A seguir, você conhecerá 4 motivos que mostram o diferencial de aplicar uma boa gestão de estoque em sua clínica, para que você comece a utilizá-la o quanto antes.

Prevenção de perdas com controle de lotes

Um sistema médico com controle de lotes começa por evitar perdas de tempo e de materiais. 

Já falamos sobre as estratégias para gestão de tempo na clínica médica. Agora, vamos às estratégias para evitar perdas de materiais – o que também pode comprometer a produtividade e a rentabilidade do seu negócio.  

Uma das formas de evitar essas perdas é a gestão de estoque de medicamentos e insumos por lotes. 

Você já sabe que os lotes são codificações de agrupamento dos produtos. Dessa forma, é possível identificar todo o caminho percorrido pelo insumo desde sua fabricação.

O código de lote facilita, por exemplo, a verificação de erros graves na produção que podem levar risco à saúde. Além disso, traz a especificação do prazo de validade.  

Como os lotes descrevem um grupo de materiais produzidos em um mesmo período de tempo, todos serão válidos até a mesma data. Por isso, quando você adquire novos produtos, sobretudo aqueles com finalidade terapêutica ou para higienização, deve ficar atento aos lotes.  

Com um sistema de gestão de estoques para clínicas, você pode dar entrada com a nota fiscal de compra e, automaticamente, separar os materiais por sua codificação de agrupamento. 

Há duas vantagens principais de fazer este controle. Primeiro, você não perderá medicamentos ou produtos de limpeza por ultrapassarem o prazo de validade. Segundo, sua clínica responderá prontamente a alguma diretriz baseada nos lotes de produtos.  

Isso significa que, diante de alguma resolução do Ministério da Saúde ou de alguma nota técnica do Conselho Federal de Medicina, você saberá exatamente quantas unidades de cada lote sua clínica possui em estoque. 

Essa informação leva maior praticidade para sua equipe, que poderá, de forma imediata, fazer a separação dos itens conforme a orientação dos órgãos competentes. 

Automatização do controle de estoque de medicamentos e insumos para clínicas

O controle de estoque de medicamentos e insumos para clínicas também previne a falta de utensílios ou produtos necessários para os atendimentos. 

É preciso controlar tanto os equipamentos descartáveis quanto aqueles que possuem prazo de validade limitado, como produtos químicos.  A falta de administração de materiais pode fazer com que a clínica adquira itens em excesso ou, pelo contrário, em quantidade insuficiente. 

As diferenças entre o estoque real e o estoque mínimo podem gerar, inclusive, problemas financeiros. Afinal, perder produtos vencidos é um desperdício. Além disso, deixar de realizar um procedimento por falta de equipamento pode fazer você perder a fidelidade do paciente.  

Um sistema de controle de estoque de medicamentos e insumos automatiza essa contagem. 

Outros métodos, como as planilhas ou cadernos, podem conter equívocos, o que torna necessário fazer a contagem manualmente diversas vezes. 

No sistema, basta informar a quantidade de produtos adquirida e o número de itens utilizados em cada procedimento.  Dessa forma, o software automaticamente ajusta o saldo de produtos. 

Além disso, é possível configurar um alerta que indique a necessidade de compra quando a quantidade de um produto chegar ao mínimo estabelecido. Com o ajuste automático e com os alertas, você sempre terá disponível a situação atual do estoque. Basta solicitar um relatório ao sistema. 

Para que esse recurso fique ainda melhor, ele pode ser integrado à plataforma de gestão da sua clínica. O cenário ideal é aquele em que o software de assistência, com agendamento online e prontuário eletrônico, é integrado aos relatórios gerenciais e ao controle de estoque.  

Com esse tipo de configuração, você não precisa informar o número de itens utilizados em cada atendimento. 

O software oferece maior praticidade pois, quando o médico insere no prontuário eletrônico o tipo de procedimento realizado, o controle de estoque faz a baixa no número de itens de forma automática.

Exemplo prático

Durante o exame físico, consideremos, aqui, uma faringoscopia, você pode definir os seguintes materiais descartáveis utilizados:

• Par de luvas;
• Abaixador de língua. 

Dessa forma, ao registrar o procedimento em prontuário, o sistema reduzirá no controle de estoque de medicamentos e insumos o número de abaixadores de língua e de pares de luvas.  

Criação de parcerias com fornecedores

Outra vantagem de você ter controle de estoque de medicamentos e insumos é a possibilidade de negociar com fornecedores. Afinal, a gestão de suprimentos melhora sua organização dos pedidos de compra. 

Dessa forma, você poderá fazer compras maiores e, com isso, negociar descontos, parcelamento ou aumento no prazo de pagamento.  

Por isso, o controle de estoque para clínicas é uma estratégia prática para redução de custos em seu negócio. Assim você também consegue criar parcerias de sucesso com as empresas de fornecimento de materiais. 

Para eles também é importante ter a fidelidade de um cliente. Portanto, há benefício mútuo nessa negociação. 

Os fornecedores obtêm como vantagem a sua previsibilidade de compra. A quantidade fixa de produtos solicitados por sua clínica ajuda na melhor rotatividade de caixa dessas empresas. Portanto, você receberá descontos ou melhores condições de pagamento em troca da garantia de compra recorrente. 

Essa recorrência, aliás, é importante para a clínica, já que compõe a estratégia de reabastecimento do estoque de medicamentos e insumos sem faltas e sem excessos, com controle dos prazos de validade e das quantidades utilizadas em cada atendimento, ficando mais fácil de negociar com os fornecedores. 

Controle de rentabilidade dos procedimentos

O controle de estoque para clínicas médicas é importante, porque cria um dos parâmetros para calcular a rentabilidade da empresa. 

É o modo como sua clínica pode acompanhar, com praticidade, o fluxo de medicamentos e materiais, desde a nota fiscal de compra até o prontuário eletrônico, registrando a saída de equipamentos descartáveis ou produtos farmacêuticos. 

Com esse nível de gestão, você terá maior clareza sobre o retorno financeiro dos atendimentos. A clínica, afinal, é um negócio que, para manutenção do seu funcionamento, precisa dar lucro e crescer. 

Logo, é essencial que o gestor possa controlar de forma estratégica os custos relacionados aos atendimentos. 

Um dos passos para isso é identificar corretamente o uso de materiais.  Seu estoque deve manter os suprimentos necessários para prestação de serviços. Entre eles, estão os produtos farmacêuticos, os produtos de limpeza, os equipamentos de proteção individual (EPIs), os materiais de escritório etc. 

Cada unidade desses itens tem um custo, que deve ser considerado ao calcular o retorno financeiro dos atendimentos. Na prática, você precisa saber a quantidade de material utilizado em cada procedimento. 

Com o preço unitário dos materiais, você conseguirá calcular o custo variável dos atendimentos. Assim, quando um serviço não estiver dando retorno positivo, você pode investigar os motivos e tomar as decisões cabíveis. 

Por que utilizar um software de gestão para gerenciar seu estoque?

O controle de estoque de medicamentos e insumos para clínicas médicas parece ser complicado, mas isso depende das ferramentas que você utiliza. 

Diante da importância deste controle, é preciso evitar todos os erros possíveis e garantir a exatidão dos dados. Porém, há dois problemas que podem surgir no seu controle: dificuldade para manter os dados atualizados e erros nas informações inseridas.  

Por isso, trouxemos para você algumas ferramentas que podem auxiliá-lo:

• Relatórios práticos e eficientes;
• Controle de qualidade;
• Redução de custos.

Relatórios práticos e eficientes

O controle administrativo deve ser feito com base em dados para que você possa tomar as decisões mais corretas para seu negócio. Nesse sentido, os relatórios gerenciais são indispensáveis. 

No sistema Amplimed, os relatórios de controle de estoque para clínicas médicas são emitidos com base em diferentes necessidades da sua empresa. Afinal, o módulo é personalizável para que você tenha acesso a todas as informações que fazem sentido para sua gestão.  

Você pode utilizar, principalmente, dois tipos de relatórios:

• Entradas por fornecedor;
• Saídas por tipo de procedimento. 

Dessa forma, quando você adiciona as notas fiscais de entrada, o sistema separa os itens comprados de acordo com o fornecedor. Esse relatório é importante para que você saiba com quais fornecedores têm maior movimentação. Assim, é possível planejar compras recorrentes e negociar melhores condições de pagamento.  

Os relatórios de saídas de materiais por tipo de procedimento são importantes para que você analise o custo de cada atendimento com maior precisão. 

Afinal, uma vez que você saiba os custos fixos da sua clínica, é necessário calcular os custos que variam de acordo com o número de consultas. As despesas com materiais são exemplos disso. Portanto, faça o controle de estoque da sua clínica em um sistema que possibilite a análise desses dados. 

Para que tudo funcione automaticamente você apenas precisará cadastrar a quantidade de material necessária para cada procedimento. Depois, com base no prontuário eletrônico do paciente, o próprio sistema vai incorporar os dados no balanceamento de estoque. 

Diferentes níveis de organização de estoque

Outro diferencial do sistema de gestão Amplimed é a possibilidade de setorizar o controle de estoque para clínicas médicas. Isso é ideal para empresas com mais de uma unidade, porque viabiliza a separação do estoque total em diferentes almoxarifados, um para cada unidade.

Dessa forma, todos os recursos aplicáveis a uma única clínica ficam também disponíveis para as demais. Então, você poderá obter relatórios personalizados para cada estabelecimento, bem como automatizar o fluxo de materiais.

Já no contexto contábil, quando for necessário emitir relatórios que agrupem todos os custos com materiais, por exemplo, você poderá reunir as informações de todas as unidades.

Controle de qualidade

Evitar perdas é um dos principais objetivos do controle de estoques. No dia a dia atarefado das clínicas, as perdas podem ser de dois tipos: de tempo e de materiais. Ambas impactam financeiramente seu negócio.  

A gestão de tempo na clínica médica já foi abordada em outro artigo. Agora, é importante você ficar atento às dicas para evitar perdas de materiais.

Um sistema com ferramentas de controle de qualidade para seu estoque também garante a segurança dos pacientes. Afinal, a dimensão dos problemas pode ser imprevisível no que se refere à utilização de medicamentos vencidos ou de lotes comprometidos. 

O sistema Amplimed viabiliza o controle de materiais por lotes. Assim, você poderá sempre utilizar os suprimentos mais próximos cuja data de validade está mais próxima.  

Com o módulo de controle de estoque para clínicas médicas, você pode registrar a entrada de insumos com a nota fiscal de compra. Nesse momento, o sistema vai separar os materiais por codificação, fazendo um agrupamento por lotes.  

Redução de custos

Existem dois fatores responsáveis pela redução de custos quando falamos sobre a gestão de estoque: boa relação com fornecedores e controle de perdas.

Uma grande vantagem do controle de estoque para clínicas médicas feito por um sistema de alto nível é a precisão das informações. Com essa exatidão, você consegue negociar com fornecedores com maior confiança, devido à previsibilidade do seu fluxo de materiais, que é melhor percebida quando seu sistema de gestão entrega dados confiáveis.  

Outro fator responsável pela redução de custos é o controle de perdas. Se você tiver uma contagem de estoque eficiente, com relatórios inteligentes e uma boa gestão de prazos de validade por lote, você vai eliminar o desperdício de materiais. 

Lembre-se de que toda vez que os suprimentos são descartados por estarem vencidos é o dinheiro de sua clínica que vai para a lixeira. Se você não gosta disso, considere melhorar o controle de estoque na sua empresa. 

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Com o software adequado, você terá toda praticidade e segurança necessárias para gerir o fluxo de materiais. 

O sistema Amplimed possibilita automatização da gestão, bem como mantém as informações protegidas com protocolos de nível bancário.  Assim, você acessa a gestão completa em um único lugar, mantendo sua empresa organizada em poucos cliques.  

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