Otimize a gestão da clínica: valorize o seu tempo todos os dias!

Tempo de leitura: 14 minutos

Sexta-feira, final da tarde. Todos os colaboradores da clínica prontos para o final de semana e você, como gestor, sabendo que há muitas tarefas inacabadas e acumuladas. Você decide ficar sábado e domingo finalizando relatórios de contas e analisando os motivos da redução do número de atendimentos. Para evitar que você passe por isso, preparamos dicas práticas para economia de tempo em clínicas médicas.

Tecnologia otimiza seu tempo

O primeiro passo é identificar as tarefas que mais exigem dedicação de tempo por parte da equipe. A principal delas é o atendimento ao cliente. Afinal, os pacientes são a chave, o principal foco dos negócios na área da saúde. Comece, portanto, por pensar na economia de tempo no atendimento aos pacientes. A tecnologia é uma grande aliada nessa missão.

Em 2018, a Aivo, empresa de tecnologia especializada em aprimoramento do atendimento ao cliente e em aumento de vendas, devolveu 3,5 milhões de horas a empresas e clientes. A estratégia utilizada consiste na automação do atendimento, realocando o tempo que era gasto com:

  • Preenchimento de formulários
  • Envio de e-mails para os quais nunca chega resposta
  • Espera por atender o telefone
  • Espera por retorno após ligação

Tempo é o recurso mais escasso no cotidiano dos profissionais. Afinal, é delimitado:  seria engraçado você pedir ao Banco um “crédito de horas”. A expressão “tempo é dinheiro” parte dessa premissa. Mais precisamente, tempo é recurso precioso e que deve ser bem utilizado.

Acompanhando os conteúdos aqui no blog da Amplimed, você certamente sabe em quais estratégias alocar seu tempo. Sempre trazemos conteúdos sobre gestão médica para você utilizar seus recursos da melhor forma. Mas você precisa pensar também em como lidar com a escassez de tempo. 

Veja, a seguir, as melhores práticas para aprimorar a gestão de tempo:

  • Agendamento inteligente
  • Prontuários digitais
  • Relatórios automatizados

Agendamento inteligente

O agendamento inteligente é a principal ferramenta para economizar tempo na sua clínica. Veja, por exemplo, quanto sua equipe gasta em ligações telefônicas.

Tempo gasto em ligações telefônicas

Pesquisa apresentada pela BBC, em Agosto do ano passado, demonstrou que o número de chamadas telefônicas caiu no Reino Unido pela primeira vez. A pesquisa comparou os dados referentes ao modo de comunicação da população no ano de 2008 com o ano de 2018.

  • 2 em cada 5 adultos pegam seus telefones cinco minutos após acordar;
  • 1/3 dos participantes da pesquisa verificam seu celular antes de dormir;
  • 71% afirmam que nunca desligam seus celulares
  • 78% afirmam que não viveriam sem o aparelho.
  • 20% gastam mais de 40 horas por semana online.

Com este cenário em que a comunicação deixa de ser feita por chamadas telefônicas, parece contraditório que os médicos gastem mais de 60 minutos por dia com ligações. Esse foi o resultado da pesquisa apresentada pelo Dr. David Craig, no blog da Spruce Health, empresa americana especializada em comunicação para área da saúde. Uma simplificação do cálculo apresentado pelo especialista seria o seguinte:

“Se cada ligação durar, em média, 90 segundos e sua clínica totalizar 40 ligações diárias (entre recebidas e iniciadas), você gasta 1 hora do seu dia em chamadas telefônicas”.

É evidente que o tempo gasto com ligações não se limita à chamada em si. Afinal, a maioria das ligações gera um processo ou um problema. Ambas as situações exigem mais investimento de tempo para execução.

Por exemplo, se for necessário “encaixar” algum paciente na agenda, os 90 segundos da ligação não bastam.

Após a ligação, sua secretária precisará estudar a agenda, encontrar alguma lacuna e, ainda, ligar para os demais pacientes para conferir a possibilidade de remanejo. Por isso, essa 1 hora em ligações telefônicas pode ser multiplicada inúmeras vezes. Logo, é provável que boa parte do tempo gasto por sua equipe seja com ligações e com as consequências dessas ligações.

Clínica sempre aberta

Se você deseja uma gestão eficaz e lucrativa, tome iniciativas que tragam benefícios claros. Imagina se você pudesse economizar tempo no seu atendimento e, ainda assim, aumentar a lucratividade. Seria perfeito, concorda?

Com o agendamento online, sua clínica nunca fecha. E não se preocupe com adicional noturno, tampouco, com horas extras, porque é tudo automatizado! Não é preciso que você tenha uma colaboradora para atender ligações ou conferir agenda nos finais de semana. Basta que você disponibilize uma ferramenta para que o próprio paciente agende a consulta: o agendamento online!

Sem conflito de horários

Outra tarefa que demanda muito tempo e pode gerar bastante dificuldade no seu atendimento é o conflito de horários. Imagina se dois pacientes chegam à clínica para serem atendidos, no mesmo horário, pelo mesmo médico. Essa pode ser a confusão mais marcante e catastrófica da sua gestão. Tenha cuidado!

Você poderia dizer “errar é humano”. Sim. Errar é humano, muito humano. Então, utilize a tecnologia para tirar esse peso dos seus colaboradores. Com as ferramentas adequadas, toda equipe é mais produtiva, criativa e lucrativa. Sua agenda online mostra ao paciente as opções de horários livres. Assim, é impossível que dois pacientes tenham agendamento simultâneo.

Automação de lembretes

Entre os motivos que levam sua equipe a fazer ligações ou a atender ligações, está, certamente, a confirmação dos agendamentos. Na sua gestão analógica, não basta que a equipe atenda o telefone para encontrar um “espacinho” na agenda, ainda é necessário fazer ligações para lembrar o paciente de comparecer à consulta?

Esse é um processo de atendimento em que tempo e dinheiro são perdidos. Perceba que, além da sua equipe ficar presa às ligações telefônicas, a chance de sua paciente falta à consulta é alta. Mesmo com a ligação para lembrar do horário agendado, o paciente pode:

  • Não atender a ligação;
  • Confirmar a presença para ser educado com a secretária;
  • Esquecer do agendamento 2 minutos depois da ligação acabar;
  • Retornar a ligação para conferir se ouviu corretamente.

A vida do seu paciente foge do controle da sua gestão. Portanto, dê ferramentas para ajudar o paciente a lembrar o horário da consulta. Utilize a tecnologia a seu favor nesta estratégia com:

  • Envio de lembretes personalizados
  • Lembretes inteligentes e recorrentes
  • Facilidade de cancelamento da consulta

Assim, você garante a presença do seu paciente ou, caso o paciente precise cancelar ou reagendar, você saberá a tempo disponibilizar o horário na sua agenda novamente. Com isso, outro paciente poderá solicitar atendimento no horário vago. A tendência, portanto, é que sua clínica esteja sempre cheia e, melhor que isso, de forma automática!

Veja outros benefícios do agendamento online, clicando aqui.

Prontuários digitais

Nós já conversamos sobre por que o prontuário eletrônico é coisa do passado. O prontuário eletrônico não é a novidade. A tendência mais atual consiste na utilização do prontuário eletrônico integrado a outras ferramentas, como telemedicina e agendamento online. Esse combo de ferramentas, além de ter baixo custo, garante economia de tempo para as clínicas.

Já desvendamos a legislação sobre prontuário eletrônico no Brasil (leia clicando aqui). Então, o primeiro passo é você perder o medo do prontuário eletrônico, que é uma ferramenta legalizada e pode ser utilizada dentro do que determina a Ética Médica.

Não confunda prontuário digitalizado com prontuário digital (ou eletrônico). O primeiro é uma alternativa estrita para o arquivamento de fichas de atendimento, resultados de exames, prescrições e notas de evolução. O prontuário eletrônico é a base sobre a qual toda evolução tecnológica na área da saúde está instalada. Trata-se de utilizar um sistema informatizado para registrar:

  • Dados de identificação e contato
  • Histórico do paciente
  • Anamnese e achados no exame físico
  • Diagnóstico
  • Exames: solicitações e resultados
  • Prescrições e evolução

Por que você vai economizar tempo utilizando um prontuário eletrônico? Porque

  1. Reduz o tempo de preenchimento, manuseio e arquivamento de papéis
  2. Oferece modelos padronizados e personalizáveis de prescrições
  3. Possibilita integração com sistemas de laboratórios e clínica de radiologia

Descanse suas mãos e ganhe tempo

Você gosta de ficar todo tempo com a caneta na mão preenchendo prontuários e prescrições? É provável que nenhum médico da sua equipe faça isso por prazer. Além disso, alguma vez um farmacêutico recusou seu receituário por que não entendeu a grafia? A famosa “letra de médico” pode representar o cansaço do profissional que passa muitas horas escrevendo. Buscando praticidade e redução do tempo de escrita, muitos profissionais

  • Utilizam siglas, abreviaturas e padrões incompreensíveis
  • Deixam de registrar informações importantes
  • Perdem muito tempo na consulta fazendo anotações

Com o prontuário eletrônico, tudo é digitado a partir de campos pré-configurados. Você, como médico, terá como foco o atendimento, a anamnese, o exame físico e a definição terapêutica. O prontuário digital aumenta a qualidade do atendimento, porque

  • Nenhuma informação escapará.
  • Tudo será registrado e compreendido.
  • Você não precisará escrever tanto.
  • Você e o paciente ganham tempo.

Modelo padronizado para sua especialidade

Parece um trocadilho quando sugerimos um prontuário padronizado e personalizável para economizar tempo em sua clínica. Primeiro, não é um trocadilho!

  • Padronizado: documento que possui formatação prévia para facilitar anotações e prescrições repetitivas.
  • Personalizável: que se adapte às necessidades da sua especialidade e da sua clínica.

Ter um prontuário com padrões prévios evita que você repita anotações. Em um prontuário manual, por exemplo, você poderia iniciar o relato da consulta da seguinte forma:

Paciente de XX anos vem à consulta com queixa de XX.

O prontuário eletrônico pode trazer um padrão em que esta frase sempre aparecerá. Basta que você preencha, nesse exemplo, a idade e o motivo da consulta. Mas, além disso, os padrões servem para

  • Formulários de identificação e contato
  • Cálculo e registro de prescrições
  • Modelos de receituário para cada especialidade.

A personalização possibilita que você crie os modelos de acordo com a sua área de atuação e, também, que você modifique os modelos que já são disponibilizados por seu sistema. Portanto, para economizar tempo na gestão de sua clínica, escolha um software que ofereça modelos personalizáveis de documentação médica!  

Integração com laboratórios e imagens médicas

Você pode economizar muito tempo da sua equipe e do seu paciente com a integração do seu sistema de gestão com os sistemas de laboratórios e clínicas de imagem. Afinal, quanto tempo é necessário esperar para que

  1. O paciente agende a Radiografia
  2. O paciente compareça ao exame
  3. O especialista faça o laudo
  4. O paciente retire laudo e exame
  5. O paciente agende uma consulta com você

São cinco processos que podem ocorrer com grande intervalo de tempo. Por isso, aproxime o seu consultório de clínicas de diagnóstico por imagem e de laboratórios. Essa aproximação ocorre, principalmente, com a integração de sistemas.

Ou seja, assim que o material for analisado pelo laboratório ou assim que a radiografia estiver pronta, os resultados aparecem na tela do seu computador.

A integração de sistemas reduz o tempo que você gasta esperando o resultado de exames e, também, reduz a caminhada do seu paciente. Portanto, há um aumento na qualidade do atendimento prestado por sua clínica e a economia no tempo por tarefa.

Mas você pode, ainda, economizar mais tempo!

Se todas essas informações, do agendamento à pesquisa de satisfação, ficarem perdidas nos computadores da sua clínica, em diferentes planilhas de Excel, você terá muito trabalho para analisá-las. Então, veja no próximo tópico como economizar tempo  na emissão e na análise de relatórios.

Relatórios qualificados em menor tempo

Quanto tempo sua equipe gasta para fazer aquele “relatório rápido” em Excel? 2 horas, toda manhã, 1 dia inteiro? Isso se não der erro nas fórmulas. Vamos repetir, porque é importante: você precisa disponibilizar as ferramentas adequadas para sua equipe produzir, criar e lucrar mais!

Os relatórios são importantes para qualquer tomada de decisão. Você precisa de informações precisas para decidir sobre quais caminhos trilhar.

Do contrário, você tomará decisões com base em suposições – o que pode ser fatal para seu negócio. Mas, claro, não basta você ter inúmeros relatórios, é preciso que eles sejam

  • Automáticos
  • Precisos
  • Objetivos

Relatórios automáticos

Já falamos sobre quanto tempo é investido no atendimento aos pacientes, sobre ligações telefônicas e sobre lembretes. Agora, é necessário refletir sobre o impacto do pós-atendimento no seu processo de gestão.

Todo atendimento prestado se transforma em uma informação importante para a administração do seu negócio. No final da consulta, os dados resultantes podem ser utilizados para análises

  • Epidemiológicas: tipo de patologia; diagnóstico; terapêutica; prognóstico.
  • Demográficas: sexo; idade; cor da pele; habitação;
  • Financeiras: custo do atendimento; preço cobrado; lucratividades;
  • Contábeis: estoque; despesas fixas; parcelamentos; deduções;
  • Administrativa: grau de satisfação; tempo por tarefa, etc.

Todas essas informações são interessantes para você melhorar o atendimento prestado por sua clínica em relação à

  • Qualidade de diagnósticos e tratamentos e à
  • Formação de preço competitivo e lucrativo.

Mas não adianta você fazer o levantamento de tantas informações se, para montar um relatório, você investir muitas horas da sua equipe. Um sistema de gestão para clínica deve criar este relatório de forma automática e dinâmica.

  • Automática: não é necessário comando para incluir informações nos relatórios.
  • Dinâmico: a cada atendimento, as informações do relatório podem ser atualizadas.

Relatórios precisos e objetivos

Você concorda que todas as informações acima são interessantes? Pensar em epidemiologia, demografia, finanças, contabilidade e administração é importante, mas depende dos objetivos e do momento da sua empresa.

Por isso, para um relatório se tornar preciso e objetivo, ele deve ser personalizável.

Assim, você decide quais informações devem integrar os relatórios que serão analisados no fechamento de cada ciclo mensal ou trimestral. Por que relatórios personalizáveis ajudam a economizar tempo?

Bom, se tempo é um recurso escasso, você precisa investi-lo em atividades que tragam retorno claro. Ler dezenas de páginas de relatórios emitidos em planilhas de Excel para tentar encontrar o custo de cada paciente não parece uma boa ideia.

Então, quando você escolhe quais informações deseja analisar e elimina dados inúteis para aquele momento.

A frase de José Saramago ilustra bem a relação dos empreendedores na área da saúde com as tendências tecnológicas:

Não tenha pressa, mas não perca tempo!

 

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