A gestão de custos na clínica médica é parte mais do que importante na administração do empreendimento. A qualidade do seu atendimento pode ser muito boa e a sua imagem perante pacientes, fornecedores e concorrentes pode estar bem avaliada.
Mas pensar na parte mercadológica é mais do que imprescindível para manter esse bom funcionamento e perpetuar as portas abertas.
Nesse texto você vai saber:
- O que é gestão de custos;
- Qual a importância de fazer gestão de custos na clínica médica;
- Quais as principais estratégias que você pode usar para seu consultório;
- Como implementar essas estratégias hoje mesmo.
O que é gestão de custos na clínica médica?
Gestão de custos é a junção de todos os gastos e investimentos que uma empresa costuma ter para realizar as atividades que foram definidas no momento de abertura de CNPJ por meio da Classificação Nacional das Atividades Econômicas (CNAE).
Toda empresa, seja de pequeno ou grande porte, deve fazer a sua própria gestão de custos porque é mais uma estratégia que pode ser usada em benefício da clínica.
Antes de gerir qualquer coisa, é importante saber quais são os custos da sua empresa para proporcionar a prestação de serviço ou venda de produtos médicos.
O principal objetivo de realizar a gestão de custos na clínica médica é trazer mais saúde financeira e mais estabilidade na parte mercadológica do consultório.
Quanto mais o gestor se preocupa com esse tema, mais lucratividade ele pode trazer ao estabelecimento.
É por meio da gestão de custos na clínica médica que você vai conseguir ter mais direcionamento para realizar o planejamento estratégico do seu negócio.
É também a gestão de custos na clínica médica que vai poder dar mais competitividade ao seu estabelecimento perante o restante da concorrência. Porque à medida que você for acertar os seus custos e tentando reduzi-los cada vez mais, o valor final será melhorado.
Quais as melhores estratégias para gestão de custos na clínica médica?
1 – Separe custos pessoais e custos empresariais
A regra número um para começar a fazer gestão de custos na clínica médica é entender que o dinheiro da empresa é algo completamente diferente do valor que os sócios ou donos das companhias retiram mensalmente.
Todo gestor ou sócio precisa receber o pro-labore, ou seja, uma espécie de salário com valor destinado a remunerar os serviços que você realizou para o estabelecimento durante 30 dias, ainda que você seja o dono.
Muito se fala disso porque o seu consultório vai precisar ter o próprio dinheiro para pagar os custos locais e também para a realização de possíveis investimentos. Se está tudo misturado, sem delimitação do que é de quem, fica muito difícil iniciar ou aperfeiçoar uma gestão de custos na clínica médica.
Portanto, define os salários dos demais colaboradores e aplique o mesmo a você. Faça uma pesquisa de mercado para descobrir quantas pessoas com o mesmo cargo que você e na mesma especialidade recebem por horas trabalhadas. O resto fica no caixa do consultório.
2 – Saiba quais são os custos que a clínica tem no mês
Quais gastos estão envolvidos na operação da clínica? Agora é hora de listar absolutamente tudo e não deixar nada passar! Se lembre de gastos como:
- Transporte
- Alimentação
- Limpeza
- Folha de Pagamento
- Reposição de estoque
- Conta de água
- Conta de luz
- Investimentos
- Treinamentos
- Reformas ou manutenções tanto de espaços físicos quanto de aparelhos eletrônicos que são patrimônio da empresa
- Alugueis, parcelas de financiamento de imóveis ou mensalidades de co-workings médicos
Esses são alguns itens que podem ocupar a sua relação de custos. Mas eles podem variar de empresa para empresa. Vai depender muito da dinâmica, da especialidade que você atende e dos recursos que você precisa para trabalhar.
3 – Diferencie o que é despesa fixa e despesa variável
Quando você começa a observar os custos da instituição, você pode começar a reparar em como existem despesas que aparecem todos os meses e sempre no mesmo valor. Um bom exemplo é o gasto com a folha de pagamento. Mas há também gastos que mudam de mês a mês, como conta de água e luz que são fixas, mas têm um valor variável. Ou ainda custos que aparecem esporadicamente no orçamento, como compra de algum aparelho específico.
Dentro do mundo financeiro, essa diferenciação é denominada por dois termos: despesas fixas e despesas variáveis.
Para realizar uma boa gestão de custos na clínica médica é preciso saber quais custos você tem de forma recorrente com o mesmo valor; quais custos você tem de forma recorrente, mas com valores diferentes todos os meses e quais custos você tem, por exemplo, trimestralmente ou semestralmente.
Dessa forma fica mais fácil de organizar as despesas e prever desembolsos futuros.
4 – Registre entradas e saídas
Registrar entradas e saídas também é conhecido na contabilidade como livro caixa. Ele pode ser feito de forma manual ou ainda sistematizada por meio de automação. O importante é marcar todas as movimentações financeiras que acontecem no seu dia a dia.
Isso significa acompanhar todos os pagamentos que foram feitos por pacientes, verificar se as guias no padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar estão corretas, se os faturamentos foram feitos pelas operadoras do plano de saúde, se os fornecedores entregam tudo conforme o pedido e cumpriram prazos e valores, etc.
5 – Pagar todas as contas no dia correto
Você pode fazer a melhor gestão de custos na clínica médica, mas tudo isso será em vão e irá por água abaixo se a técnica não for executada. Isso significa pagar as contas nos dias corretos.
Isso sem pensar que quando há atraso no pagamento de boletos, há também juros e multas. No campo trabalhista, além desses acréscimos, atrasar o pagamento de salários, benefícios, fundo de garantia, INSS e até 13º salário podem te levar a um conflito judicial que vai demandar muito mais recursos financeiros tanto com advogados quanto pelas penalidades que podem ser determinadas à corporação.
Você pode colocar lembretes ou fazer anotações para não se perder em nenhuma data de vencimento.
6 – Faça a checagem das contas
Esse processo também pode ser conhecido como reconciliação de contas. Nesse momento o gestor vai comparar os registros financeiros feitos dentro da clínica com todos os extratos e com os valores registrados em fluxo de caixa.
Isso serve para tornar a análise de custo ainda mais precisa e ter a plena certeza de que todo o controle é condizente com o que de fato está acontecendo na empresa. Acredite se quiser, mas com a conciliação de contas você consegue até mesmo ter exatidão nos centavos que foram gastos. Depois disso não tem como nenhuma conta passar despercebida, não é mesmo?
7 – Saiba o quanto cobrar
É somente tendo certeza de quanto é o seu custo que você vai conseguir precificar os serviços que você oferece ou os produtos que você vende.
Sem ter essa base das despesas imprescindíveis para viabilizar o seu trabalho, você pode correr o risco de cobrar muito menos do que de fato precisa e não cobrir todos os custos e fechar no vermelho.
Também pode acontecer de cobrar um valor muito mais alto do que o restante do mercado, chegando em um nível muito desproporcional, e dificultando a chegada de novos pacientes que vão concordar em pagar aquele valor.
O faturamento trabalha lado a lado com os custos que são gerados pelos atendimentos. Por isso é importante ter controle sobre essa parte também.
8 – Documente todas as informações anteriores
Já te contamos neste texto que é necessário registrar toda a movimentação financeira da sua companhia. Mas a documentação de processos não acaba por aí.
Para fazer a gestão de custos na clínica médica, é interessante registrar todas as descobertas, todas análises, todas as conclusões, além de produzir relatórios periódicos.
Isso vai possibilitar, futuramente, de comparar momentos da sua empresa, notar onde pode ser melhorado e onde pode ser modificado com o decorrer do tempo.
Como a Amplimed pode te ajudar na gestão de custos na clínica médica?
A última estratégia que vamos te dar nesse texto está completamente interligada com o fator tecnologia.
Pode ser muito complexo, demorado e nada prático colocar em prática todas as oito dicas de forma manual. Sem contar a quantidade de erros que podem ser cometidos durante esse processo.
A forma de facilitar todas essas etapas e garantir que a gestão de custo na clínica médica seja feita de maneira eficiente é contar com um software de gestão na área da saúde.
Esses sistemas automatizam boa parte do processo e reduzem as chances de erros. A consequência é otimização de tempo e melhoria dos processos. Posteriormente, essas melhorias serão notadas na qualidade do atendimento, nas possibilidades de expansão e no crescimento do lucro do consultório.
Com o sistema de gestão da Amplimed, por exemplo, você conta com o módulo financeiro que vai te permitir:
- Cadastrar todas as despesas de forma simples e rápida, ficando mais fácil de inseri-las no livro caixa no dia a dia;
- Ter mais controle sobre o estoque;
- Ter acesso a relatórios de todos os custos do local;
- Fluxo de caixa para monitorar os gastos;
- Contas a pagar e a receber;
- Conciliação de pagamentos;
- Relatórios financeiros personalizados;
- Faturas para convênios e geração de XMLs;
- Relatório de faturamento pelo convênio (TISS);
- Ter mais controle das glosas hospitalares;
O melhor de tudo é que todos esses benefícios estão cem por cento na nuvem e contam com uma segurança digital de acordo com as normativas exigidas pelo Conselho Federal de Medicina e também pela Lei Geral de Proteção de Dados.
Mais do que tudo isso que foi exposto aqui, é interessante usar a tecnologia para facilitar procedimentos.
Por isso o software da Amplimed traz todas essas facilidades para os setores financeiros de empreendimentos de saúde, mas também traz muitos recursos para a melhoria de algumas técnicas que podem interferir positivamente no cuidado que os pacientes vão receber.
O sistema da Amplimed também possibilita fazer agendamentos online; ter prontuários eletrônicos separados por módulos e de tela única; fazer prescrições digitais e plataforma de telemedicina.
A gestão de custos na clínica médica é uma pequena parte de todo o conhecimento que você pode adquirir sobre as despesas da sua empresa. Existe muito mais conceitos e técnicas a serem explorados.
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