Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é a gestão de tempo e foco. O avanço das mídias de comunicação aproximou as pessoas, porém, por vezes, retira a capacidade de atenção por maior tempo.
É preciso saber utilizar a tecnologia a favor da produtividade em seu negócio, com ferramentas que trabalham para digitalizar a rotina e não causar dispersão.
Neste artigo, preparamos diversas dicas sobre como obter melhor controle sobre o tempo para ser mais eficiente com os atendimentos e consultas, além de métodos que auxiliam na produtividade.
A importância da gestão de tempo
4 métodos para ajudar na produtividade
Como melhorar a eficiência no atendimento clínico com a tecnologia
A importância da gestão de tempo
As técnicas de gestão de tempo são cada vez mais utilizadas com o passar dos anos. O constante avanço da tecnologia e o aprimoramento das plataformas de redes sociais estão cada vez mais interessados em achar formas de manter seu usuário o maior tempo possível em seus ambientes.
Quantas vezes você precisou fazer algum trabalho importante ou organizar seu dia para realizar uma tarefa e, no fim, não conseguiu fazer nem um e nem outro? Isso ocorre de forma constante, principalmente quando estamos manuseando o celular, seja visualizando vídeos, conversando com amigos ou até mesmo ouvindo músicas.
De toda forma, essas pequenas atitudes têm o poder de minar nossa produtividade e fazer com que a procrastinação entre em cena. Em alguns momentos da vida, a procrastinação pode ser benéfica, porém, quando falamos do ambiente de trabalho, ele se torna um enorme empecilho.
Para combater a procrastinação, existem técnicas já comprovadas que ajudam as pessoas a focar no que precisa ser feito, sem distrações. Algumas delas são: Pomodoro, GTD (Getting Things Done), Kanban, entre outros.
Leia também: 4 estratégias para otimizar o tempo da consulta médica
4 métodos para ajudar na produtividade
Sabemos que o tempo é o recurso mais valioso não só dentro de uma empresa, como também na vida das pessoas. Portanto, quando cortamos as distrações e focamos no que precisa ser feito, não estamos “gastando” esse tempo, mas sim acumulando ele para a realização de outras atividades que podem ou não estar atreladas como um tempo de recompensa.
Para que a explicação seja mais clara, vejamos este exemplo hipotético: existe uma reunião marcada, e você precisa preparar uma apresentação com gráficos e informações referentes aos lucros, prejuízos e outros índices financeiros da empresa. Ao focar nessa atividade e trabalhar até sua finalização, você ganha tempo para realizar outras atividades de seu interesse.
Para você ter mais tempo, preparamos algumas dicas de técnicas de otimização de tempo para utilizar durante a rotina do trabalho e melhorar sua relação com as horas de ociosidade.
Pomodoro
O objetivo do método pomodoro é aumentar a produtividade, a concentração e a qualidade do trabalho, reduzindo as distrações e o cansaço mental . A ideia é dividir o tempo em blocos de 25 minutos, chamados de pomodoros, nos quais se realiza uma tarefa específica, sem interrupções.
Após cada pomodoro, faz-se uma pausa curta de 5 minutos, para relaxar e recarregar as energias. A cada quatro pomodoros, faz-se uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos, para descansar e recompensar o esforço.
O método pomodoro segue alguns passos simples :
- Escolher a tarefa que se quer realizar. Pode ser uma tarefa única ou um conjunto de tarefas menores, desde que sejam relacionadas ao mesmo objetivo.
- Ajustar o cronômetro para 25 minutos e iniciar o pomodoro. Durante esse tempo, deve-se focar exclusivamente na tarefa, evitando qualquer distração, como redes sociais, e-mails, telefonemas, etc. Se surgir alguma coisa urgente ou importante, deve-se anotar em uma lista e retomar a tarefa depois.
- Quando o cronômetro tocar, marcar um X em uma folha de papel, indicando que um pomodoro foi concluído. Isso ajuda a acompanhar o progresso e a estimular a motivação.
- Fazer uma pausa curta de 5 minutos. Nesse tempo, pode-se fazer algo que não exija muito esforço mental, como tomar um café, alongar o corpo, ouvir uma música, etc.
O importante é não se envolver em atividades que possam prolongar a pausa ou desviar a atenção da tarefa principal.
- Repetir os passos 2 a 4 até completar quatro pomodoros. Então, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Nesse tempo, pode-se fazer algo mais relaxante e prazeroso, como ler um livro, meditar, caminhar, etc. O objetivo é recuperar a energia e o ânimo para continuar o trabalho.
- Reiniciar o ciclo, voltando ao passo 1, até terminar a tarefa ou o tempo disponível para o trabalho.
A técnica do pomodoro é principalmente utilizada para estudantes que precisam realizar uma prova importante ou escrever um trabalho. Entretanto, essa técnica também se aplica no ambiente de trabalho, geralmente em ambientes estáticos.
Kanban
O método Kanban consiste em otimizar a eficiência e a qualidade do trabalho, eliminando os desperdícios e os gargalos, e entregando valor ao cliente de forma contínua e ágil.
No artigo publicado pelo site Kanban Tool, você conhece um pouco mais sobre o surgimento e a história do método.
A ideia da técnica é visualizar o processo de trabalho, desde a demanda até a entrega, em um quadro dividido em colunas que representam as etapas ou os estados do trabalho, como por exemplo: a fazer, em andamento, em revisão, concluído, etc.
Cada tarefa ou item de trabalho é representado por um cartão, que é movido de uma coluna para outra conforme o seu progresso. Cada coluna tem um limite de cartões que pode conter, chamado de work in progress (WIP), que indica a capacidade máxima de trabalho que pode ser realizada em cada etapa.
O WIP deve ser ajustado de acordo com a demanda e a disponibilidade de recursos, evitando o acúmulo ou a escassez de trabalho em cada etapa.
Neste método, deve-se começar com o que se tem. Não é preciso mudar radicalmente o processo de trabalho existente, mas sim adaptá-lo gradualmente ao método kanban, respeitando a cultura e o contexto da equipe e da organização.
GTD (Getting Things Done)
O método GTD busca ajudar pessoas a lidar com a sobrecarga de informações e demandas do mundo moderno, que muitas vezes geram estresse, ansiedade e procrastinação.
Com o GTD, você pode liberar a sua mente de preocupações e se concentrar no que é realmente importante e relevante para você, seja no âmbito pessoal ou profissional.
Não há segredo para utilizar esse método, basta seguir algumas etapas, que estão dividas em 5 passos:
1 – Capturar: consiste em anotar tudo o que passa pela sua cabeça, que precisa ser feito ou que chama a sua atenção. Você pode usar um caderno, um aplicativo, um e-mail ou qualquer outro meio que seja confiável e acessível para você.
O importante é tirar as ideias da sua mente e colocá-las em algum lugar externo, para que você não se esqueça delas e possa processá-las depois.
2 – Esclarecer: prioriza-se analisar cada item que você capturou e decidir o que fazer com ele. Você deve se perguntar: isso requer alguma ação da minha parte? Se sim, qual é a próxima ação concreta e específica que eu preciso tomar?
Se não, você pode descartar, arquivar ou adiar o item para uma data futura. Você também deve definir se a ação é simples ou complexa, ou seja, se ela pode ser feita em menos de dois minutos ou se ela faz parte de um projeto maior, que envolve várias etapas.
3 – Organizar: essa etapa requer a colocação de cada item que necessita de ação em uma lista ou categoria adequada, de acordo com o seu contexto, prioridade e prazo. Você pode usar diferentes critérios para organizar as suas listas, como por exemplo: local, ferramenta, energia, tempo, etc.
4 – Refletir: aqui é primordial revisar periodicamente as suas listas e o seu sistema, para garantir que eles estão alinhados com os seus objetivos, valores e propósitos.
Deve-se verificar se as suas ações estão sendo efetivas, se os seus projetos estão avançando, se as suas prioridades estão claras e se há algo que precisa ser alterado ou acrescentado.
Também é preciso realizar uma revisão semanal, na qual você avalia o que foi feito, o que não foi feito e o que precisa ser feito na próxima semana.
5 – Engajar: consiste em executar as suas ações com foco, confiança e tranquilidade, sabendo que você está fazendo o que é mais importante e relevante para você naquele momento.
É importante escolher as suas ações de acordo com o seu contexto, energia, tempo e prioridade, e não se deixar distrair ou interromper por outras demandas.
Além disso, é preciso ter a certeza de que o que você não está fazendo está sob controle e que você pode retomar depois.
Matriz de Eisenhower
Esta é uma ferramenta de gestão de tempo que ajuda a priorizar as tarefas de acordo com a sua urgência e importância. A técnica é composta por um quadrante dividido em quatro eixos que auxiliam na categorização das atividades a serem realizadas.
- Quadrante 1- Fazer: são classificadas como tarefas importantes e urgentes, que devem ser feitas imediatamente e pessoalmente. As urgências podem ser crises, emergências, prazos, entre outros.
- Quadrante 2 – Agendar: diz respeito às tarefas importantes e não urgentes, que devem ser planejadas e executadas com calma e qualidade, como projetos, metas, aprendizado, etc.
- Quadrante 3 – Delegar: recebe a classificação de tarefas não importantes e urgentes, que devem ser delegadas ou reduzidas ao mínimo. Alguns exemplos são: interrupções, telefonemas e e-mails.
- Quadrante 4 – Eliminar: por fim, temos as tarefas não importantes e não urgentes, que devem ser eliminadas ou evitadas. Exemplos: distrações, entretenimento, hábitos ruins, etc.
O objetivo da matriz de Eisenhower é ajudar a focar no que é mais relevante e produtivo, evitando o desperdício de tempo e energia com o que é trivial e ineficaz. Ela também ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade ao permitir que se tenha uma visão clara e objetiva das prioridades e responsabilidades.
Leia também: Ganhe tempo otimizando a gestão da sua clínica médica
Como melhorar a eficiência no atendimento clínico com a tecnologia
Saber gerenciar o tempo de forma eficiente é essencial para garantir um atendimento de qualidade aos pacientes, sem comprometer a produtividade e o bem-estar da equipe.
Enfrentar uma fila de espera ou lidar com atrasos durante uma consulta, é uma sensação que nenhum paciente gosta de experimentar. No entanto, existem alguns passos que podem ajudar a sua clínica a reduzir a probabilidade de isso acontecer, confira:
- Calcule um tempo médio de cada consulta
Uma das formas de gerenciar melhor o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas é calcular um tempo médio de cada consulta, levando em conta o tipo de procedimento, a complexidade do caso, a experiência do profissional e a demanda do paciente. Assim, você pode planejar a sua agenda de forma mais realista e evitar atrasos e sobrecargas.
Para calcular o tempo médio de cada consulta, você pode usar uma fórmula simples: some o tempo de todas as consultas realizadas em um período (por exemplo, um mês) e divida pelo número de consultas. O resultado será o tempo médio de cada consulta nesse período. Você pode fazer esse cálculo para cada tipo de consulta ou procedimento que você realiza, e ajustar conforme a necessidade.
- Programe lembretes para os pacientes
Outra dica para gerenciar melhor o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas é programar lembretes para os pacientes, com antecedência, sobre o horário e o local da consulta. Isso pode ajudar a reduzir as faltas e os atrasos, que prejudicam o fluxo de atendimento e a organização da agenda.
Você pode enviar os lembretes por e-mail, SMS, WhatsApp ou telefone, de acordo com a preferência do paciente. O ideal é que os lembretes sejam enviados com pelo menos 24 horas de antecedência, e que contenham informações claras e objetivas, como o nome do profissional, o endereço da clínica, o horário da consulta e a forma de pagamento.
- Deixe intervalos entre as marcações
Uma boa prática para gerenciar melhor o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas é deixar intervalos entre as marcações, de pelo menos 10 a 15 minutos. Esses intervalos servem para que você possa se preparar para a próxima consulta, revisar o prontuário do paciente, fazer anotações, higienizar o ambiente e os equipamentos, e até mesmo descansar um pouco.
Os intervalos também servem para evitar o acúmulo de pacientes na sala de espera, que pode gerar insatisfação e reclamações. Além disso, os intervalos podem ser usados para encaixar pacientes que precisam de atendimento de urgência ou que chegam atrasados, sem prejudicar os demais.
- Incentive a pontualidade
Para gerenciar melhor o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas, é importante incentivar a pontualidade, tanto dos profissionais quanto dos pacientes. A pontualidade é um sinal de respeito e de compromisso, que contribui para a qualidade do atendimento e para a confiança entre as partes.
Para incentivar a pontualidade, você pode adotar algumas medidas, como:
- Informar aos pacientes sobre a política de tolerância da clínica, que pode ser de 10 a 15 minutos, e sobre as possíveis consequências do atraso, como o reagendamento da consulta ou a cobrança de uma taxa.
- Reconhecer e elogiar os pacientes que chegam no horário ou com antecedência, e oferecer algum benefício, como um desconto, um brinde ou uma preferência na marcação.
- Dar o exemplo e cumprir o horário estabelecido para cada consulta, sem se atrasar ou se prolongar além do necessário.
- Evitar marcar consultas em horários de pico ou de trânsito intenso, que podem dificultar a locomoção dos pacientes e dos profissionais.
- Intercale os tipos de atendimento
Outra forma de gerenciar melhor o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas é intercalar os tipos de atendimento, de acordo com o grau de complexidade, duração e demanda. Por exemplo, você pode alternar entre consultas de primeira vez, de retorno, de acompanhamento, de revisão, de emergência, etc.
Essa estratégia pode ajudar a equilibrar a carga de trabalho e a evitar a monotonia e o cansaço. Além disso, pode favorecer a diversidade e a dinâmica do atendimento, tornando-o mais interessante e estimulante.
- Confirme as consultas antecipadamente
Uma dica simples, mas eficaz, para gerenciar melhor o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas é confirmar as consultas antecipadamente, com pelo menos 24 horas de antecedência. Essa medida pode ajudar a evitar as faltas e os atrasos, que prejudicam o fluxo de atendimento e a organização da agenda.
Você pode confirmar as consultas por e-mail, SMS, WhatsApp ou telefone, de acordo com a preferência do paciente. O ideal é que a confirmação seja feita de forma personalizada e cordial, e que contenha informações claras e objetivas, como o nome do profissional, o endereço da clínica, o horário da consulta e a forma de pagamento.
Saiba mais: Confirmação de consulta por WhatsApp: 4 vantagens
- Disponibilize o preenchimento da documentação do paciente de forma digital
Uma forma de otimizar o tempo nos atendimentos e consultas em clínicas é disponibilizar o preenchimento da documentação do paciente de forma digital, antes da consulta. Isso pode agilizar o processo de cadastro e de anamnese, que normalmente consomem tempo e papel.
Você pode disponibilizar os formulários de documentação em um site, em um aplicativo ou em um e-mail, e solicitar que o paciente os preencha e os envie com antecedência. Assim, é possível ter acesso às informações do paciente de forma rápida e segura, e dedicar mais tempo à consulta em si.
Além dessas opções, há sempre a possibilidade de uma parceria com empresas que fornecem sistemas de gestão. A Ampli oferece uma plataforma completa para a organização da rotina de sua clínica, ajudando a otimizar as tarefas e a reduzir o tempo ocioso através da automatização de tarefas e painéis personalizáveis.
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