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Gestão preventiva: como usar na clínica médica?

Tempo de leitura: 12 minutos

Você como médico já sabe que medicina preventiva é quando o paciente se antecipa e não espera uma doença bater na porta para cuidar da própria saúde. Essa prática possibilita mais qualidade de vida se compararmos com a medicina corretiva, muito utilizada por quem procura por ajuda somente quando a situação já está mais delicada.

Você também já notou no seu dia a dia que trabalhar de forma preventiva evita o surgimento de casos graves e pode até reverter alguns diagnósticos, certo? Nesse texto você teve acesso os níveis dessa estratégia médica.

Mas você já pensou em como a força da prevenção pode ultrapassar os campos da medicina até chegar na gestão de negócios? Nesse texto você vai saber o que é gestão preventiva, quais são os pontos positivos dessa conduta, a dificuldade em adotar essa cultura e como implantar de forma eficaz no seu consultório.

O que é a Gestão Preventiva?

Abrir um consultório do zero e começar os trabalhos já é um passo muito importante na carreira médica. Tomar esse passo pode abrir novas oportunidades e moldar formatos de trabalho. Mas o desafio não para por aí. Depois de criar, vem a necessidade de manter. Assim como pacientes precisam fazer a manutenção constante dos hábitos que determinam uma vida saudável ou não, você enquanto gestor também precisa entender quais são os acompanhamentos mensais, semanais ou diários que seu consultório precisa ter para continuar vivo.

As manutenções são necessárias em quase tudo na vida, desde o âmbito pessoal até o profissional. É a forma de manter e de cuidar daquilo que iniciamos. É o que se faz no meio do caminho para você conseguir atingir o seu objetivo final, é ter um sustento para algo ser constante. Existem várias formas e vários tipos de manutenção, como a corretiva já mencionada anteriormente.

Esse texto vai focar na que é mais falada em um ditado popular muito conhecido entre os brasileiros. “Prevenir é o melhor remédio.”

Você já ouviu essa frase de quantas pessoas? Mesmo tendo escutado pelo menos uma única vez, você conseguiu aplicar essa frase no dia a dia do seu estabelecimento?

Gestão preventiva é um tipo de manutenção no universo dos gestores que chama atenção para o movimento de cuidado e cautela que você pode ter para evitar problemas na sua vida empresarial. Pode ser aplicada desde situações simples até as mais complexas a fim de poupar sua atenção, energia e dinheiro. É uma forma de evitar prejuízos. Essa preocupação existe porque, em alguns casos, a gestão corretiva não é o bastante. E dependendo da situação, o seu consultório pode até chegar a fechar pela escassez de resoluções concretas e efetivas a curto prazo.

Por isso, os métodos são criados para combater um problema que pode não existir hoje, mas que pode surgir durante as atividades futuras. Na gestão preventiva, os danos são medidos e mensurados. As ações de precaução são arquitetadas e muito bem pensadas para as suas necessidades. Cronogramas e planejamentos começam a ser estruturados a partir da observação de tarefas, da análise de problemas e da reunião de todas as informações sobre a sua clínica. Você pode aplicar essa técnica para todas as partes dela, desde o atendimento inicial, passando pelos procedimentos durante o encontro entre médico e paciente, até divulgação de laudos, resultados e retornos.

Utilizando essa perspectiva em uma situação prática do seu dia a dia, você pode para adotar agendamentos médicos online como forma de gestão preventiva, uma vez que vai pressupor que nem sempre o paciente vai conseguir marcar consulta no horário de atendimento comercial do seu consultório.

Quais os Benefícios da Gestão Preventiva?

  • Aumento na segurança: ter processos que falham podem ser prejudiciais para o paciente, para você e para os colaboradores. Isso sem mencionar o tempo de ociosidade que todos os envolvimentos podem entrar pela falta de recursos para quem atende e para quem é atendido.
  • Redução de custos: Os pequenos ajustes com processos e equipamento que você vai fazer mensalmente terão um melhor custo benefício do que grandes problemas em períodos longos. Pensando em recursos humanos, se a sua equipe trabalha em alto nível de produtividade com tarefas livre de complicações alheias, dificilmente terão que cumprir jornadas com mais horas do que estipulado nos contratos já firmados entre vocês anteriormente.
  • Menos desperdício: Se você se programa, sabe o que é necessário ou não para o seu consultório, permitindo um consumo mais preciso. Isso diz respeito ao estoque de materiais, utilização de softwares e contratações, por exemplo.
  • Mais confiança no seu trabalho: Já imaginou atender um paciente e não conseguir realizar tudo que poderia porque faltou algum material, desde médico ou de papelaria? Trabalhar por meio da gestão preventiva também é falar de forma indireta para quem confia no seu trabalho que você tem domínio das habilidades que giram em torno de cuidar da vida de uma pessoa.

Mais do que isso, gerir de forma antecipada pode aumentar os anos de existência do seu consultório, aprimorando a qualidade ao longo do tempo.

Aderir as técnicas de gestão preventiva que você ainda vai ter acesso nesse texto não significa que imprevistos corriqueiros vão deixar de acontecer, mas podem diminuir. É interessante enxergá-la como uma aliada e como mais uma ferramenta que você tem a sua disposição para lapidar o seu desenvolvimento enquanto gestor.

Por que pode ser difícil de colocar em prática?

Tudo que você leu até aqui pode parecer simples e o melhor a se fazer, ainda mais tratando de negócios. Mas o nível de dificuldade vai depender da cultura que você desenvolveu como pessoa e também ao longo dos seus anos de profissão. Se você sempre trabalhou com antecipação e programação, pode ser mais tranquilo de levar a sua gestão para o patamar preventivo, porque já faz parte do seu dia a dia ter um olhar a longo prazo para as situações, facilitando pressuposições de todos os cenários que determinado ato pode estimular.

A maior dificuldade está para quem vive pelos prazos e sem a folga que uma programação traz. Se você sente que as suas tarefas enquanto gestor de uma clínica estão te consumindo ao extremo, talvez seja o momento de se organizar de uma forma diferente para sobrar um tempo, mesmo que curto, para pensar e examinar a saúde da sua clínica médica. Só assim você vai conseguir entender como a gestão preventiva pode te ajudar.

Excedendo as questões comportamentais, as dificuldades financeiras enfrentadas no decorrer dos últimos anos podem ter mudado a forma como você trabalha. Os dilemas econômicos atingem a todos e geram uma cadeia de limitação de recursos e é possível que tenham te atingido em algum momento.  Esse pode ser o cenário mais complicado para trabalhar com previsões futuras, principalmente pela atenção que você precisa ter no momento presente para manter a sua clínica aberta agora.

Sendo mais simples ou mais complexo para você, o importante é colocar em ação, ainda que por meio de tentativa e erro.

Como implantar na sua Clínica Médica?

Você já tem a informação do que é e quais são os benefícios da gestão preventiva. O próximo passo é conseguir colocar esse conceito em prática entre tantas outras tarefas que precisa executar durante a sua semana. É preferível que você reserve um tempo exclusivo para implantar a gestão preventiva, pelo menos nesse primeiro momento em que você vai explorar algo novo. Você pode ter um norte para iniciar a aplicação se inspirando nesses 6 passos:

#1 – Análise  

É momento de ser franco. Como está o seu negócio hoje? Quanto tempo cada setor demanda? Fazer um mapa inicial com uma macro visão pode ser muito útil para perceber as áreas mais sensíveis e que têm o poder de alavancar ou desestabilizar o seu consultório. Outro ponto interessante para prestar atenção nessa etapa é identificar quais atitudes do dia a dia parecem inofensivas, mas podem te gerar algo maior a longo prazo.

Deixar para comprar material de última hora é uma demonstração simples de como uma tarefa considerada básica para o trabalho dos médicos pode desencadear atrasos e insatisfação do paciente. Analisar o quanto de material é utilizado no mês, quanto tempo dura e qual a logística da compra pode facilitar esse item.

#2 – Informações

O que você tem de dado concreto e substancial sobre as suas atividades? Talvez você responda com facilidade sobre seu faturamento, sobre as despesas e o lucro que tem no fim do mês. Mas essa noção pode se estender a vários outros pontos, como por exemplo a quantidade de pessoas que te dão feedbacks muito parecidos sobre determinado item do atendimento ou ainda qual é o principal problema que seus colaboradores lidam durante o expediente. Tendo acesso a essas informações, você consegue entender o que está fluindo e o que mais está travado. 

#3 – Plano

Depois dos passos anteriores que te permitem observar e identificar aspectos importantes do seu consultório, é hora de começar a criar a estratégia. É sabendo as dificuldades e entendendo-as muito bem que fica mais claro de traçar um rumo de como prevenir qualquer dano. Nesse momento é interessante pensar que esse tipo de manutenção é programada e vai acontecer independente de algum infortúnio do dia. A consolidação e a afetiva aplicação da gestão preventiva acontecem a medida em que você mantém o hábito de sempre saber dos problemas e criar um plano para solucioná-los antes mesmo que aconteçam.

#4 – Cronograma

Esse é o momento de efetivar o plano que desenhou no passo #3. Você pode utilizar um calendário ou uma agenda virtual para estabelecer em quais datas precisa realizar determinadas tarefas. Se o seu trabalho depende de algum aparelho importante, por exemplo, crie uma rotina mensal ou ainda quinzenal para fazer a manutenção e ter a certeza de que está tudo funcionando como é preciso.

Seguindo esse exemplo dos instrumentos de trabalho, a gestão preventiva pode ser interpretada em alguns momentos como gasto desnecessário de conservação. Isso porque pode estar tudo certo e mesmo assim você vai arcar com os custos de uma manutenção periódica. Mas agir de forma antecipada é a garantia de que você sempre terá tudo dentro dos padrões exigidos não só pela qualidade do seu atendimento, mas também por inúmeras legislações que regem a ciência do cuidado e conservação da vida. Não se preparar para problemas hipotéticos, ainda mais na medicina, pode ser muito perigoso.

#5 – Acompanhamento

É necessário estar ciente de tudo que está acontecendo e de todo o cronograma que você montou para cuidar preventivamente da sua clínica. Essa prática serve não só para você saber dos processos, mas também para conferir e medir os resultados das ações que decidiu ter antecipadamente.

#6 – Melhorias

Após montar esse processo de implantação de gestão preventiva e de aplicar por um período constante, é hora de ser franco novamente e se perguntar se você conseguiu amortecer danos do seu negócio. É nessa etapa que você vai perceber o que está dando resultado, o que está precisando de mais atenção e o que pode ser deixado em segundo plano.

Se você julgar que obteve uma resposta positiva e conseguir ver claramente no seu dia a dia como a cultura da gestão preventiva está elevando a qualidade do seu trabalho e das suas entregas, siga em frente! Mas não fique desmotivado se isso não acontecer logo na primeira vez.

Você passa a maior parte do seu tempo cuidando de outras pessoas e arrumando uma forma de sempre manter a saúde dos seus pacientes em dia para evitar qualquer problema grave que possam ter nos próximos anos. Justamente nesse cenário, você já deve ter se deparado com muitos pacientes que tentam manter uma rotina mais saudável fazendo exercícios físicos, se alimentando melhor, eliminando vícios e mantendo os exames em dia, mas que não conseguiram na primeira vez que se propuseram a isso ou ainda seguem tentando trilhar o caminho da qualidade de vida. Isso também pode acontecer na sua jornada de gestor.

Todo processo, ainda mais os de melhoria, necessitam de testes, maturação e reflexão. Às vezes é necessário elaborar mais de uma vez para fazer aplicações diferentes até chegar no que mais funciona para você. Retome os passos diários e se atente se surgiu alguma novidade ou se você se esqueceu de um ponto importante e que faz a diferença na hora que o balanço é realizado. 

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