Glosas médicas são uma preocupação frequente para aqueles que administram e gerenciam equipes médicas. Confira neste artigo como evitar que elas sejam um problema.
Quando o processo de faturamento é bem executado, é pouco provável que surjam complicações referentes aos recebimentos. Caso contrário, a parceria com convênio pode ser fonte de muito estresse.
Pensando nisso, a Amplimed preparou um artigo para te contar com mais detalhes o que são as glosas médicas, como elas podem impactar o seu dia a dia e quais passos você pode dar para evitar esse conflito.
Como evitar glosas médicas?
Como um software de gestão pode ajudar?
O que são glosas médicas?
Glosa médica é um termo usado no ramo da saúde para falar de pagamentos que, por erros, não são processados por operadoras de plano de saúde para as clínicas, consultórios, laboratórios e centros hospitalares que prestam serviços aos conveniados.
Esses valores podem ser sobre internações, consultas, fornecimento de medicamentos, exames de imagem ou qualquer outro tipo de serviço médico que tenha sido usado pelo titular do convênio ou dependentes.
O principal motivo gerador das glosas médicas é a má comunicação entre clínicas particulares e as operadoras.
Para locais que atendem somente pacientes particulares, eles tendem a fazer o pagamento online antes mesmo de entrar no consultório, ou, no máximo, no momento em que sair do atendimento, certo? Essa dinâmica não gera espaço para tantos problemas referentes ao recebimento.
Mas quem atende convênios médicos vive uma estrutura um pouco diferente da apresentada anteriormente.
Para que o pagamento seja realizado, as secretárias dos consultórios precisam fazer todo o faturamento pelo modelo de Troca De Informação em Saúde Suplementar (TISS), padrão elaborado e controlado pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Leia também: Convênios médicos: das vantagens ao credenciamento
Quais são os tipos de glosas?
É importante que todo gestor de clínicas médicas saiba que há três principais tipos de glosas médicas. Essas classificações distintas existem para diferenciar qual é a origem do problema de faturamento.
Confira os tipos de glosas abaixo:
Glosas administrativas
São causadas, muitas vezes, por problemas operacionais, como:
- Erros de digitação;
- Valores tabelados desatualizados ou fora dos parâmetros pré-definidos por determinada operadora de saúde;
- Registros indevidos de guias;
- Falta de guias;
- Problemas de comunicação entre as partes envolvidas no processo de faturamento.
Todos os itens dessa lista são considerados adversidades simples e costumam ser fáceis de resolver.
Glosas técnicas
Essa modalidade é muito vista em ambientes hospitalares que oferecem internações. Nos casos técnicos, geralmente é necessária a intervenção de um auditor médico para entender o que aconteceu de fato.
Os profissionais que lidam diretamente com o paciente tendem a ser os agentes causadores dos problemas técnicos. Eles podem, por exemplo, fazer uma descrição incompleta do quadro clínico, não registrar a prescrição ou manuseio indevido de medicamentos.
Veja também: Controle de estoque de medicamentos e insumos
Glosas lineares
Acontecem quando a operadora afirma que um material ou procedimento específico não faz parte dos serviços cobertos por elas, e isso normalmente se dá devido a informações incompletas cedidas pela clínica.
Em outras palavras, esse tipo de problema de faturamento ocorre quando a clínica não se adapta totalmente ao que é solicitado pela operadora e faltam motivos para justificar a utilização de medicações, equipamentos ou procedimentos.
De que forma as glosas podem prejudicar a sua clínica?
Financeiramente. Este é o ponto principal. As glosas médicas podem impactar o fluxo de caixa do seu consultório ou centro hospitalar em determinado mês.
A lógica é bem simples. Para receber de convênios, é necessário seguir uma série de regras. Se essas regras não são respeitadas e as atividades de cobrança não são feitas nos moldes, o recebimento de valores não acontece.
Quando o faturamento é afetado, torna-se mais difícil controlar os custos da clínica ao longo do mês.
Em alguns casos, o valor a ser faturado pode aparecer tempos depois, mas, em outros, o valor nunca chega e a clínica particular precisa arcar com os custos não repassados pelo convênio totalmente sozinha.
Além do prejuízo econômico, também existe a questão da produtividade dentro da equipe e da qualidade do atendimento que você oferece aos pacientes.
No que diz respeito à produtividade, é necessário um tempo para preencher a guia de faturamento para o convênio – ainda que incorreta – e será preciso mais um tempo para reparar esse dano, um retrabalho.
Essa dinâmica acaba interferindo em como os seus colaboradores lidam com os pacientes, já que precisam disponibilizar maior foco na área administrativa.
Como evitar glosas médicas?
Até aqui, apresentamos o problema, mas, a partir de agora, você terá acesso a algumas dicas que podem resolver essas situações. Separamos 5 ferramentas que podem ter impacto positivo na sua clínica. Veja só:
1 – Automatizar o padrão TISS
Se um dos problemas de glosas médicas é gerado por conta do mau preenchimento da guia TISS, é interessante que o primeiro passo para reduzir os erros seja implementar um sistema que disponibilize informações pré-preenchidas.
Imagine dois cenários. O primeiro é um de seus colaboradores ter que preencher essa guia manualmente, paciente por paciente.
Agora pense em outra situação: esse mesmo colaborador consegue ter acesso a um sistema em que, basta começar a preencher campos específicos que variam de paciente para paciente, e a informações são preenchidas de forma semiautomática, de acordo com o padrão TISS.
Qual fica mais fácil de executar durante a correria da rotina desse colaborador? Qual é mais ágil? Qual dos dois modelos terá menos chance de erros, ou até mesmo dúvidas, durante o preenchimento?
O TISS é o padrão a ser seguido, obrigatoriamente, desde 2012, quando a normativa nº 305 da Agência Nacional de Saúde (ANS) entrou em vigor em todo o território brasileiro.
Ter cuidado no preenchimento dos formulários para operadoras e pensar em estratégias mais eficientes para o manuseio do TISS é algo que pode fazer muita diferença no seu estabelecimento médico.
2 – Adotar o prontuário eletrônico
O prontuário é um item essencial para a realização de consultas. É nele que consta todo o histórico do paciente e também as informações colhidas no processo de anamnese.
Mas, se você a sua equipe tiver que anotar todas essas informações manualmente, tudo fica mais trabalhoso.
E, por manual, entende-se aquilo que é manuscrito, e, também, o preenchimento de documentos em programas como Word e Excel, sem pré-definições instauradas.
É nessa dificuldade de preenchimento que erros administrativos podem acontecer. Tal característica atrapalha o processo de faturamento e recebimento por parte dos convênios.
O prontuário eletrônico é a solução mais eficiente para esse problema.
Leia também: 8 vantagens do prontuário eletrônico
3 – Treinar de funcionários
Implementar todos os itens mencionados anteriormente sem o mínimo de instrução pode confundir mais do que adiantar.
Os gestores da área da saúde devem ter em mente que o treinamento dos colaboradores é fundamental para melhoria dos atendimentos, das tarefas diárias do consultório e, consequentemente, do lucro que aquele estabelecimento consegue entregar no fim do mês.
4 – Aumentar a precisão de dados
Os dados coletados dos pacientes, tanto dentro da clínica quanto no cadastro na operadora de saúde no momento de contratação do serviço, devem ser precisos.
Empresas que contam com um sistema de agendamento online com pré-cadastro conseguem resolver esse processo de forma mais rápida e prática. Isso porque é o próprio paciente que preenche as fichas enviadas pelo consultório no momento em que solicitam a consulta, restando, assim, somente a necessidade de conferência.
Como um software de gestão pode ajudar?
A última dica, mas não a menos importante, que te daremos neste artigo, está relacionada ao uso da tecnologia dentro da sua organização de saúde. Valendo desde processos burocráticos, administrativos e financeiros, até os atendimentos especializados que cada paciente recebe.
A quinta dica considera o quanto a tecnologia pode facilitar muitas rotinas e processos de uma clínica, reduzindo a chance de acontecerem alguns equívocos e – em algumas situações – até fraudes.
Se levarmos em conta somente as questões financeiras, um software de saúde pode garantir um fluxo de caixa mais harmônico, equilibrado e controlado, facilitando o crescimento do seu negócio de saúde.
Quando todas as áreas da empresa funcionam bem, sobra tempo e energia de todos os colaboradores, que passam a se dedicar e focar no que realmente importa: mais qualidade de vida e bem-estar, associados à produtividade e engajamento no meio profissional, e maior cuidado com os pacientes.
Foi pensando nisso que a Amplimed desenvolveu uma solução feita especialmente para empresas da área médica! Os usuários do sistema constataram uma redução em até 99% dos problemas que tinham com as glosas médicas.
Além disso, com o software da Amplimed é possível:
- Ter acesso à ferramenta de prontuário eletrônico;
- Fazer agendamento online;
- Realizar teleconsulta;
- Enviar confirmação automática de agendamento por meio de WhatsApp, e-mail ou SMS;
- Acessar prontuário de tela única e com módulos de especialidades;
- Arquivar informações 100% em nuvem, com segurança e certificação digital.
Você pode começar a ter acesso hoje mesmo às facilidades que o nosso sistema leva para a sua clínica. Experimente agora mesmo essa conexão da saúde:
