Prontuário Eletrônico: 5 dicas para escolher o melhor

Tempo de leitura: 11 minutos

As mudanças na gestão de uma clínica médica devem ser aplicadas sempre com planejamento prévio. Além disso, é importante iniciar pelas transformações que resultem em aumento da eficiência operacional da empresa. O prontuário eletrônico é a ferramenta certa para quem deseja

  • Aumentar a produtividade
  • Reduzir custos
  • Aderir às inovações tecnológicas do mercado da saúde.

O prontuário eletrônico é o documento digital que integra as informações, sinais, observações relacionadas à saúde do paciente. É preciso que este documento siga regras de segurança específicas e que se submeta às diretrizes já utilizadas para o prontuário em papel. O prontuário eletrônico é o primeiro passo rumo à inovação da sua gestão.

Além de reduzir custos com aquisição de folhas, tinta e manutenção de impressoras, o prontuário eletrônico ainda garante agilidade no atendimento. Com maior agilidade no preenchimento das informações, sua equipe também poderá contar com maior segurança nos dados. Afinal, prontuários eletrônicos podem apresentar proteção de nível bancário para sua clínica.

Diante desses benefícios da ferramenta e considerando diferentes ofertas no mercado, preparamos 5 dicas para você escolher o melhor prontuário eletrônico para sua clínica médica.

1 – Prontuário modular em tela única

Escolha um prontuário que apresenta todas as informações necessárias em tela única. Assim, você não precisará utilizar o mouse para trocar de tela e preencher os dados da consulta. O prontuário eletrônico em tela única mostra o que é essencial para o atendimento. Com isso, você pode fazer a entrevista de anamnese, os exames necessários, tomar as decisões clínicas e prescrever sem precisar alterar a tela.

O desenvolvimento de um prontuário em tela única requer muita dedicação da equipe técnica do software. Além disso, é preciso compreender o dia a dia das clínicas médicas para saber quais informações são mais relevantes. Por isso, fique atento a esta características. Apenas os melhores prontuário eletrônicos possuem uma tela única de qualidade para aumentar sua produtividade, sem informações desnecessárias.

É claro. Não conte com soluções mágicas! Cada especialidade médica possui suas necessidades e sua metodologia de preenchimento de prontuários. Por isso, além do seu prontuário eletrônico contar com tela única, é importante que o software ofereça opções de personalização por especialidade. Essas opções são os módulos. Logo, o melhor prontuário eletrônico é aquele modular e em tela única. Dessa forma, você garante que os profissionais médicos de sua clínica terão todas as informações em apenas uma tela.

A seleção de módulos por especialidade facilita a utilização do prontuário. Essa diferenciação possibilita, por exemplo, que um Dermatologista acesse apenas os campos de sua especialidade, sem precisar pular campos como: período gestacional, evolução de peso e altura etc. Essas informações, por outro lado, são essenciais para prontuários de Ginecologia e Obstetrícia.

2 – Prontuário eletrônico com módulos de especialidades

Além do seu prontuário eletrônico oferecer a tela única, é importante que ele apresente módulos de especialidades. Dessa forma, o aumento da eficiência operacional na sua clínica será maior. Cada especialista precisa de informações específicas no prontuário eletrônico. Abaixo, mostrarei algumas funcionalidades do prontuário eletrônico para três especialidades:

  • Dermatologia
  • Pediatria
  • Ginecologia e Obstetrícia

Prontuário eletrônico com módulo de Dermatologia

O prontuário eletrônico com módulo específico para Dermatologia deve apresentar a funcionalidade de edição e comparação de imagens. Este recurso facilita os atendimentos dermatológicos, pois possibilita que o médico faça o acompanhamento visual das regiões em tratamento. Além disso, o recurso de edição permite que o profissional faça anotações e marcações nas imagens inseridas no sistema. Com isso você terá dois benefícios principais:

  • Análises de imagens com maior qualidade;
  • Melhor comunicação com os pacientes.

O aprimoramento da comunicação ocorre porque você terá um recurso visual para explicar ao paciente a evolução de seu quadro. Assim, você pode fazer marcações na imagem inserida no sistema e mostrar ao paciente em detalhes, direto em seu monitor ou em uma tela maior. A cada consulta é possível adicionar novas imagens. Assim, você também pode utilizar o comparador de imagens para mostrar ao paciente a evolução do caso.

Prontuário dedicado à Pediatria

O módulo personalizado para Pediatria deve apresentar recursos visuais que facilitem o acompanhamento do desenvolvimento da criança. Além disso, deve oferecer parâmetros diferenciado por sexo. Assim, você consegue acompanhar visualmente os padrões de desenvolvimento esperados de acordo com o sexo do paciente.

Um dos padrões com parâmetros diferenciados é o Índice de Massa Corporal (IMC), cuja interpretação depende do sexo da criança. Seu prontuário com módulo de Pediatria deve calcular o IMC automaticamente para que você não precise investir tempo do atendimento para isso. Em um prontuário de qualidade, o IMC deve ser comparado com as expectativas por faixa etária e sexo, em poucos segundos. Quanto tempo você economizaria nos atendimentos com estes recursos?

Prontuário eletrônico personalizado para Ginecologia e Obstetrícia

Seu prontuário eletrônico para Ginecologia e Obstetrícia deve possibilitar o acompanhamento de pacientes não gestantes e durante a gravidez. Alguns recursos essenciais são os gráficos de evolução da mãe e do bebê, inserção de informações de ultrassonografias e outros exames e registro de dados de gestações anteriores.

Com essas ferramentas, você evita que a paciente precise levar a caderneta em papel em todas as consultas. Além disso, reduz o tempo que você gastaria revisando exames ou folhas de anotações. Os recursos de um módulo especializado para Ginecologia e Obstetrícia otimizam o tempo do seu atendimento e também possibilitam a identificação precoce de atipicidades na gestação.

Na Amplimed, além dos módulos para Dermatologia, Pediatria e Ginecologia e Obstetrícia, temos versões personalizadas para as seguintes especialidades:

  • Reumatologia
  • Odontologia
  • Ofaltmologia
  • Oncologia
  • Psicologia.

3 – Software médico 100% na nuvem

A terceira característica indispensável para o melhor prontuário eletrônico é a hospedagem 100% na nuvem. Seu prontuário eletrônico deve estar integrado a um software médico na nuvem. Os principais benefícios são:

  • Redução de custos
  • Segurança de dados
  • Maior produtividade
  • Suporte rápido e eficiente
  • Prevenção de desastres e perdas
  • Backup diário e criptografia
  • Comunicação com pacientes
  • Disponível 24/7

O prontuário eletrônico em nuvem reduz os custos de manutenção mesmo contando com backup diário. Além disso, aumenta a produtividade da sua clínica e possibilita que você acesse as informações a qualquer hora e de qualquer lugar. A hospedagem em nuvem garante maior segurança para seu sistema, com rigorosas estratégias de prevenção de desastres e perdas de informações.

Para isso, os dados do software médico são armazenados em servidores localizados em diferentes regiões do planeta. Dessa forma, os riscos são reduzidos significativamente quando comparados aos softwares com instalação local. Afinal, em softwares locais, basta seu servidor ficar comprometido.

Outra vantagem importante do prontuário em nuvem é a facilidade de compartilhamento com os pacientes. Basta você disponibilizá-lo pelo aplicativo de celular. Assim, quando o paciente solicitar o prontuário, terá fácil acesso. Não esqueça que o prontuário é um documento que pertence ao paciente. Portanto, sempre que ele solicitar você deve disponibilizar. Por isso também é importante manter o prontuário completo e seguro.

4 – Prontuário adequado à nova LGPD

A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei 3.709/2018) regulamenta os procedimentos de geração e dados de usuários. A LGPD entra em vigor no final do primeiro semestre de 2020. As empresas que não se adequarem à regulamentação podem sofrer multas que vão de 2% do faturamento a R$50 milhões. Para estabelecimentos de saúde que forem penalizados, existe, ainda, o impedimento de coletar dados de qualquer espécie.

O principal propósito da LGPD é proteger os tratamentos de dados para evitar que os usuários sejam prejudicados. Por isso, estabelece os principais direitos dos titulares dos dados:

  • Verificar os dados gerados
  • Acessar, a qualquer tempo, os dados armazenados
  • Anonimizar as informações que revelem sua identidade
  • Revogar o consentimento de utilização
  • Livre acesso à identificação e ao contato do controlador

Além de garantir o exercício destes direitos, sua clínica precisa ficar atenta à proteção interna dos dados gerados. Afinal, esta é uma responsabilidade da empresa que detém os dados dos usuários. Portanto, como você fará a coleta de dados e, depois, a guarda dos prontuários, sua clínica será responsável. É claro que você deve ter boas parcerias para fazer esta gestão do banco de dados da sua clínica. Ao lado de especialistas, você pode aproveitar todos os benefícios da tecnologia sem colocar sua clínica e seus pacientes em risco.

Para iniciar da maneira certa, você precisa ter certeza de que seu prontuário eletrônico está adequado às normas da LGPD. Por isso, se você escolher a ferramenta certa, não precisa se preocupar. Tenha em mente que a adequação já deve estar pronta. Não utilize softwares que prometem adequação após a lei entrar em vigor. Afinal, no momento em que ela começar a produzir efeitos, todas as empresas que geram, transmitem ou armazenam dados podem ser punidas por alguma infração às normas.

5 – Com assinatura digital reconhecida pelo CFM

O quinto passo para você escolher o melhor prontuário eletrônico para sua clínica médica é verificar se ele possui assinatura digital reconhecida pelo CFM. A assinatura eletrônica funciona como uma impressão digital para atividades virtuais. Assim, garante que o prontuário eletrônico foi assinado pelo médico, o que reduz riscos de fraude.  Logo, seu prontuário terá a segurança necessária para qualificar a experiência do seu paciente.

Também pensando em segurança, o prontuário deve possuir a certificação exigida pelo CFM. Tenha em mente que a certificação SBIS não é exigida pelo CFM. Por isso, não é suficiente para que o Conselho reconheça seu sistema de assinatura digital. A certificação necessária é do ICP-Brasil.

A Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) é uma cadeia hierárquica que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual. Apenas este certificado garante que sua assinatura digital é legítima. Escolha um prontuário eletrônico com este nível de segurança e adequação às normas do CFM.

Conclusão

Agora você já sabe quais são as 5 características do melhor prontuário eletrônico para sua clínica médica. Portanto, antes de escolher o seu, certifique-se de que ele:

  • Apresenta informações em tela única
  • Possui módulos de especialidades
  • Disponível 100% na nuvem
  • Adequado à nova LGPD
  • Possui assinatura digital reconhecida pelo CFM

Ao escolher o melhor prontuário eletrônico para sua clínica médica, você dará o primeiro passo rumo à inovação. Após transformar sua clínica com este recurso, fique atento às novidades tecnológicas para área da saúde. A principal tendência da área, que tem movimentado os especialistas, é a Telemedicina. Se você quiser preparar sua clínica, baixe nosso ebook: “Tudo que você precisa saber sobre Telemedicina”.

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