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A utilização de soluções tecnológicas é uma tendência para os empreendimentos na área da saúde. Existem no mercado muitos softwares de gestão para clínicas que prometem inúmeras inovações e recursos para seu negócio. Por isso, você precisa ficar atento e escolher o melhor sistema para sua clínica médica.
Neste artigo, apresentamos um resumo das características mais importantes de um software de gestão. Afinal, o melhor software fará seu negócio decolar, mas se você escolher softwares problemáticos, há muita chance de sua clínica naufragar.
Funcionalidades do melhor sistema para clínica médica
Um sistema para gestão de clínica médica é essencial para o crescimento do seu negócio. Quando você decide analisar o mercado e escolher o melhor sistema para clínica médica, você precisa ficar atento!
Você encontrará muitos softwares, muitas novidades tecnológicas e muitas propostas interessantes. Ficar em dúvida é natural nesse momento e fazer uma escolha apressada é perigoso. Por isso, vamos ajudar você a montar um checklist das características essenciais de um software de gestão.
Um sistema para clínica médica pode ser utilizado para as principais atividades do seu negócio:
- Atendimento aos pacientes
- Gestão financeira e gestão de qualidade
- Integração com laboratórios e exames de imagem
- Comunicação e agendamento inteligente
Software para atendimento de pacientes
É possível dizer que esta é a funcionalidade básica e, ao mesmo tempo, mais importante do seu software. Afinal, toda atenção da sua clínica é voltada ao paciente. Seu software também deve ter esse direcionamento.
Com um software de qualidade, é possível
- Registrar, arquivar e consultar prontuários
- Criar modelos de documentos
- Criar prescrições personalizadas por especialidade
Gestão médica inteligente, precisa e lucrativa
Um sistema para clínica médica deve facilitar a sua gestão. Isso significa que todo fluxo administrativo precisa ser atendido: da inserção das informações à análise de relatórios. Seu software precisa oferecer gestão financeira, gestão de materiais, com controle de estoque, e gestão de qualidade. Isso não é “pedir muito”. Essas funcionalidades já existem no mercado e o melhor sistema para clínica médica precisa ter excelência nas funções de gestão.
Otimização da gestão financeira
A principal dificuldade dos gestores para fazer o controle financeiro é a falta de tempo! Aliás, a falta de tempo é uma realidade de toda prática médica. Por isso, seu software precisa oferecer rapidez e precisão nas informações. Afinal, se fosse para gastar infinitas horas e visualizar relatórios cheios de erro de digitação, você poderia optar por uma gestão baseada em anotações manuais e inúmeras planilhas de Excel. Concorda?
Quando você for avaliar as funcionalidades financeiras do seu sistema observe:
- Clareza na visualização dos relatórios;
- Número de cliques e de telas para inserir informações financeiras;
- Automação de tarefas: será que quando você encerrar a consulta e o paciente fizer o pagamento o valor que entrou no seu caixa já é registrado? Isso poupa muito tempo!
Aumente a qualidade e fidelize pacientes
A pesquisa de satisfação ainda é uma ferramenta valiosa para o controle de qualidade do atendimento. Uma dificuldade recorrente é aumentar a amostra de informações coletadas. Se você atende 100 pacientes por mês, de nada adianta obter a opinião de 10 ou 20 pacientes. Afinal, quão representativa pode ser a opinião de 10% ou 20% do total de pacientes?
É claro que esse percentual é interessante, mas não é necessariamente representativo. Cada paciente tem características específicas, desejos singulares e você precisa estar atento a essas especificidades. Para isso, você precisa ter acesso ao maior número possível de opiniões. Quanto mais diversificado o perfil de respostas à sua pesquisa de satisfação, melhor será sua capacidade de avaliar a qualidade do atendimento prestado pela equipe.
Portanto, o melhor sistema para clínica médica precisa enviar automaticamente uma pesquisa de satisfação ao final da consulta. Além disso, este envio deve estar de acordo com o perfil dos pacientes que você atende. Pouco adianta enviar apenas um e-mail para um paciente que não costuma utilizar e-mails.
O Brasil já tem mais de um smartphone por habitante. Isso mesmo! Há mais smartphones do que habitantes no país. Além disso, o Whats App possui mais de 120 milhões de usuários no Brasil. Portanto, uma pesquisa de satisfação automática e enviada
- Por e-mail
- Por SMS
- Por Whats App
Fará toda diferença! Com mais informações, você pode melhorar, inovar e crescer sem freios.
Integração com laboratórios e exames de imagem
A Organização Mundial da Saúde determina que a assistência em saúde tenha sempre um caráter integral. Além disso, você precisa considerar que as inovações tecnológicas na área da comunicação reduziram a distância entre as pessoas. Não há barreiras comunicacionais para duas pessoas que estão em continentes diferentes. Então, seu software deve ser capaz de se comunicar com outros sistemas!
A integração de sistemas está diretamente relacionada à atenção integral em saúde. Perceba que quando você solicita um exame laboratorial ou um exame de imagem seu paciente procura por outros profissionais, em empresas diferentes da sua. Ter acesso ao resultado desses exames na tela do seu sistema de gestão:
- Agiliza o atendimento
- Aumentar a capacidade produtiva da sua clínica
- Aumenta a qualidade do diagnóstico
Assim, no mesmo sistema, você
- Agenda a consulta
- Registra a anamnese e o exame físico
- Faz prescrições padrões e personalizadas
- Avalia resultados de exames laboratoriais e de imagem
Por isso, tenha cuidado para não escolher um sistema isolado. Assim, sua clínica estaria em uma ilha deserta no mercado da saúde. Escolha um sistema que tenha integração com clínicas de imagem e com laboratórios. Com isso, otimize seu atendimento e aumente os resultados positivos da empresa. Tenha em mente:
Não se pratica cuidado integral de forma isolada!
Agendamento online
O processo que mais toma tempo de uma secretária de clínica médica é o atendimento telefônico. Você poderia pensar: “essa é a função dela”. Nesse caso, você pode ler nosso artigo sobre como escolher a melhor secretária para clínica médica, clicando aqui.
Você perceberá que, ao diminuir o número de ligações telefônicas atendidas, sua secretária será muito mais produtiva, com foco no que ela faz de melhor: o atendimento humanizado, solícito e atencioso aos pacientes e familiares.
Para que isso ocorra, possibilite que os próprios pacientes agendem os atendimentos.
A ferramenta de agendamento online diferencia o melhor sistema para clínica médica das outras opções do mercado. Afinal, quando o próprio paciente escolhe o horário, combinando a disponibilidade de sua agenda pessoal com a agenda da clínica, o impacto positivo é evidente!
- Diminui a fila de espera por atendimento
- Aumenta o número de atendimentos efetivados
- Reduz a ausência de pacientes e os cancelamentos
- Organiza seu processo de trabalho
- Otimiza o desempenho da sua secretária
Assim como a pesquisa de satisfação, o agendamento online deve estar na mão dos pacientes. Por isso, exija que seu sistema :
- Possibilite agendamento pelo celular
- Envie lembretes por Whats App para a precisão de sua comunicação.
Garantindo a segurança
Os principais requisitos de segurança para seu sistema são:
- Backup diário
- Banco de dados protegido
- Criptografia
Uma rotina diária de backup é importante para evitar perda de informações. Trata-se de uma medida de segurança que garante a integralidade dos dados produzidos por sua clínica. Em outros modelos de gestão de banco de dados, em que o backup ocorre, por exemplo, semanalmente, há um risco evidente de perda de informações.
Afinal, se o backup estiver agendado para todos os sábados e acontece um erro no sistema na sexta-feira, você perderá tudo que foi feito ao longo da semana. Por isso, escolha um sistema que mantenha as informações armazenadas, sempre atualizadas e disponíveis com backup diário.
Uma forma eficaz de proteger seu banco de dados é a criptografia da troca de informações. Consiste na codificação de dados antes de seu envio. Assim, apenas sistemas e pessoas autorizadas poderão acessar o conteúdo dessa transmissão. Assim, seus dados não podem ser capturados por tecnologias invasoras, que danifiquem ou desviem suas informações.
A segurança está na nuvem!
A computação em nuvem tem como principal característica a segurança. Além disso, possibilita que os usuários da tecnologia tenham maior flexibilidade e possam se concentrar em suas atividades profissionais. Por isso, um sistema para clínica médica com armazenamento em nuvem pode ajudar seu negócio a decolar.
Se você já utilizou algum software com servidor físico, precisa conhecer as facilidades trazidas por um software em nuvem. Com esse avanço em tecnologia,
- Você não precisará gastar com estrutura: só precisa de acesso à internet (o que você já tem!);
- Você não precisa de instalação: você só faz login, como em qualquer rede social ou plataforma de cursos por exemplo;
- Terá backup gratuito, automático, diário e muito mais seguro;
- Acessa de qualquer lugar
- Pode gerir sua clínica direto do celular (ou de qualquer outro dispositivo);
- Você decide e a a implementação é muito rápida
- Seu sistema está sempre atualizado
Conclusão
Escolha um sistema que efetivamente impulsione seus negócios. Tenha muito cuidado para não optar por um sistema que, com o passar do tempo, dificulte seu acesso ao avanço tecnológico da área da saúde. Estamos sempre atentos às novidades da nossa área.
O impacto da tecnologia na área da saúde é evidente e inevitável. Seu sistema precisa estar preparado para esses avanços. Portanto, o cuidado que sugerimos é que você observe o potencial de evolução do seu software, o quanto a empresa que será sua parceira consegue acompanhar o crescimento sem freios da nossa área.
Aqui vai um checklist para ajudar na hora de escolher o melhor sistema para clínica médica:
- Interface funcional e prática para atendimento de pacientes
- Gestão financeira simplificada e com relatórios claros
- Pesquisa de satisfação automatizada, direto no celular
- Agendamento online, com lembretes via WhatsApp
- Integração com sistemas de laboratórios e clínicas de diagnóstico por imagem
- Armazenamento em nuvem, com backup diário
- Banco de dados protegido, com criptografia
- Sistema médico com plataforma de Telemedicina
Então, se você pudesse escolher o melhor sistema para clínica médica, com todas essas funcionalidades, qual ponto você mais levaria em consideração? Qual sistema te entrega mais retorno? Fale com um de nossos especialistas e tire as suas dúvidas:
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