Migração de software médico: mais rápida e segura do que você imagina!

Tempo de leitura: 15 minutos

A migração de um software médico antiquado para um sistema inovador costuma provocar muitas dúvidas em médicos e gestores de clínicas médicas. Se você tem dúvidas sobre a qualidade do seu sistema atual, mas tem medo de migrar para outro sistema de gestão, preparamos este artigo especialmente para você.

Leia até o final e descubra como funciona a migração de software médico e qual o momento ideal para fazer essa transição!

Como funciona a migração de sistema médico?

A migração de software médico ocorre com a extração de uma cópia dos dados da base original. O passo a passo é simples:

  1. Você decide migrar para um sistema mais eficiente;
  2. A equipe acessa seu sistema antigo;
  3. É feita uma cópia dos dados armazenados no sistema antigo;
  4. Esta cópia é integrada no novo sistema.

É importante saber que nem todas as informações são copiadas, como, por exemplo, os registros financeiros. Portanto, há uma migração integral dos seguintes dados:

  • Procedimentos
  • Convênios
  • Pacientes
  • Prontuários
  • Documentos e prescrições geradas

Também é possível migrar alguns modelos de documentos e prescrições se for do seu interesse!

Segurança da migração de sistema

 A principal estratégia de segurança da migração é a conservação dos dados na origem. Ou seja, as informações da sua clínica não serão apagadas do banco de dados original. É feita apenas uma cópia. Portanto, se não for suficiente para sua decisão toda a garantia de segurança do seu novo sistema, você pode ficar tranquilo, porque ainda terá as informações armazenadas no seu antiquado software de gestão.

Quantidade de dados copiados

Outro aspecto importante da migração de sistema médico é que não existe limite na quantidade de dados. Então, mesmo que você tenha ficado muitos anos com o mesmo software, é possível você migrar para um sistema em nuvem inovador sem perder qualquer informação dos seus pacientes.

A migração de sistema de gestão é segura e atinge todos os dados relacionados diretamente com o atendimento. Portanto, ao escolher um novo software, você manterá o histórico dos seus pacientes, as prescrições, os prontuários e, até mesmo, os modelos de documentações com os quais você já está acostumado.

Percebeu que a mudança é menos radical do que parece?

Você terá acesso a todos os benefícios do novo sistema sem abrir mão do que deu certo no sistema anterior. Além disso, manterá o patrimônio mais precioso da sua clínica: o registro de atendimentos de cada paciente.

A cópia integral das informações do paciente é indispensável. Lembre-se de que a nova lei dos prontuários eletrônicos (Lei 13.787/18) só autoriza a eliminação dos prontuários após 20 anos de armazenamento. Leia mais no artigo “Legislação sobre prontuário eletrônico”.

Portanto, durante a migração de sistema de gestão para clínica, os prontuários dos seus pacientes não podem e não serão eliminados. Essa é uma garantia que toda empresa séria e competente deve dar a você!

Quando migrar de software médico?

Além de saber como funciona a migração entre softwares médicos, você precisa saber quais aspectos indicam que seu sistema está ultrapassado.

Software atual não faz diferença

Um software médico deve aumentar o desempenho da sua equipe e acelerar o crescimento da sua clínica. O seu sistema deve ser capaz de

  • Automatizar tarefas
  • Informar dados dos pacientes com precisão
  • Organizar o fluxo de atendimento na sua clínica.

Se você e sua equipe não conseguem visualizar o impacto do sistema no dia a dia da clínica, avalie se vale a pena continuar com o mesmo software. É provável que tenha chegado a hora de migrar para um sistema que traga benefícios mensuráveis para seu negócio.

Travamentos, queda do sistema e fechamento de telas

Se o seu sistema começou a travar, parou de funcionar ou costuma fechar telas de repente, você deveria pensar em migrar para um novo sistema. Se você não pode confiar no seu software de gestão médica, você deveria buscar outro parceiro para sua clínica. A relação de confiança com seu sistema é indispensável. Afinal, todo funcionamento da sua clínica é impactado pela performance desse sistema.

Então, fique atento ao funcionamento regular do seu software. Ele não pode apresentar travamentos, fechamento de telas e, muito menos, queda geral. A estabilidade do sistema é essencial para que sua clínica atenda com maior qualidade. Já imaginou como seria se você preenchesse todas as informações do atendimento e seu sistema caísse? 

É bem provável que você ficaria constrangido na frente do paciente e que perderia muito tempo preenchendo as informações novamente. Com isso, você caminha na contramão da evolução do atendimento, provocando, inclusive, o início de um atraso em efeito dominó na agenda do seu dia.

Tudo isso, porque seu sistema está ultrapassado e não suporta o crescimento da sua clínica!

Software não possui agendamento online

Se o seu software atual não oferece agendamento online, migre para um software que ofereça. A decisão é simples. Afinal, de nada adianta você investir em um sistema que não possibilite acesso à inovação tecnológica. Nesse caso, você estaria investindo em um sistema que é uma barreira ao crescimento da sua clínica.

Você já sabe os principais benefícios do agendamento online. Então, tenha em mente que este é um diferencial muito importante para sua clínica. Um software que não oferece este recurso está ultrapassado.

Não migre para qualquer sistema

O que há de melhor em sistemas para clínicas médicas está na nuvem. É importante você conhecer as principais vantagens de um sistema para clínicas médicas com armazenamento em nuvem.

A Sales Force, especialista em tecnologia de Relacionamento com o Cliente, listou os 12 maiores benefícios dos sistemas em nuvem:

  1. Redução de custos: todo processo de suporte tem menos custos quando comparados com softwares tradicionais. Resultado: você paga menos e seu investimento retorna em número de atendimentos.
  2. Segurança: o monitoramento é constante; o número de erros e falhas é infinitamente menor do que um software com servidor local.
  3. Maior produtividade: você tem tudo em uma tela, a poucos cliques e com fácil visualização.
  4. Mobilidade: você pode acessar o sistema da sua clínica de qualquer lugar.
  5. Interação com outros sistemas: você tem acesso a exames de rotina e a Big Data na mesma tela.
  6. Suporte rápido e colaborativo: você não precisa esperar que um técnico venha até você. Você será atendido muito mais rápido do que isso!
  7. Controle de qualidade: toda equipe de suporte pode conferir e eliminar erros.
  8. Prevenção de desastres: os servidores físicos estão diferentes cidades.
  9. Prevenção de perdas: servidores físicos em diferentes locais trazem muito mais segurança do que o servidor dentro do seu consultório.
  10. Atualizações automáticas: não é preciso que você faça atualizações manualmente, tampouco, que você pague mais por elas ou espere alguém fazer quando tiver “um tempinho”.
  11. Aumento da sua competitividade: você fica sempre um passo à frente dos seus concorrentes para aderir às inovações do mercado. (Leia nosso artigo sobre Inteligência Artificial e Data Analytics).
  12. Sustentabilidade: redução na utilização de papel, de carbono, de tintas de impressora e de equipamentos eletrônicos. Você contribui com a redução da produção de resíduos!

Cuidado com segurança!

Segurança do software médico

Certo. Você já viu as vantagens de um sistema em nuvem para clínicas médicas. Também já percebeu que a migração das informações da sua clínica de um sistema antiquado para um sistema inovador é um processo mais simples do que parece.

Então, você só precisa se certificar de que suas informações vão permanecer seguras no novo sistema. Existem alguns métodos e boas práticas de suporte que garantem maior segurança para os dados da sua clínica. Avalie o sistema para o qual você pretende migrar a partir das características seguintes.

Backup diário

É importante que o sistema possua uma rotina diária de backup. Além disso, é essencial que durante o backup o sistema copie os dados para servidores localizados em diferentes cidades. Assim, o sistema pode garantir a disponibilidade total das informações armazenadas e terá um risco muito menor de apresentar instabilidades.

Outro benefício do backup diário do sistema é que as informações armazenadas estão sempre atualizadas e disponíveis. Portanto, sempre que você precisar buscar informações do backup, você terá os dados atualizados. Em outras palavras, se ocorrer um desastre e você precisar recuperar as informações armazenadas, você terá todo histórico da sua clínica preservado.

Diferente disso, em um sistema que roda em um servidor físico, dentro da sua clínica, você perderia muitas informações. Afinal, este tipo de servidor possui uma rotina semanal de backup manual em que a cópia das informações é armazenada em uma mídia física ou enviada pela internet. Há dois problemas principais em sistemas com servidor local:

  1. Maior vulnerabilidade a ataques de Malware e a defeitos de hardware;
  2. Maior risco de perda de informações devido ao grande intervalo de backup.

Banco de dados seguro  

Você sabe que as inovações na área da saúde têm um ponto em comum: a utilização de informações. Afinal, você deve ter reparado que as principais tendências do mercado da saúde em 2019 e as inovações tecnológicas do setor têm todas um aspecto em comum: a análise de dados!

Por isso, o banco de dados gerado por sua clínica é um dos bens mais valiosos do seu negócio. Então, é preciso que seus dados sejam conservados com segurança. A melhor alternativa é que seu novo sistema tenha um cópia disponível fora do país. Assim, você reduzirá a vulnerabilidade de suas informações e facilitará o acesso a elas caso seja necessário recuperá-las.

Sistema criptografado

O sistema na nuvem possui uma ferramenta de segurança muito importante: a criptografia.

O Canal Tech apresenta uma definição simplificada para o conceito de criptografia:

Criptografia é um sistema de algoritmos matemáticos que codificam dados do usuário para que só o destinatário possa ler.

Portanto, a troca de informações é protegida por essa codificação. Seus dados estarão sempre intactos e serão acessados apenas por quem você autorizar. Assim, eles não podem ser capturados, durante o tráfego de informações, por um programa Malware por exemplo.

Você poderia se perguntar:

Se o sistema é em nuvem, então, qualquer um pode acessar minhas informações?

Não! Na nuvem, apenas você e quem você autorizar terão acesso às informações da sua clínica. Assim, você terá um fluxo de informações:

  • Mais rápido;
  • Mais assertivo;
  • Mais eficaz;
  • Mais seguro!  

Saiba como escolher seu novo sistema para clínica médica

Saiba como escolher seu novo sistema para clínica médica

Apesar de que a segurança é o principal atributo para seu novo sistema, isso não basta! Você precisa ter todas as características técnicas de segurança associadas ao conforto e à praticidade da utilização diária. Afinal, de nada adianta você migrar para um sistema para clínica médica que seja tão seguro que nem mesmo você consiga acessar.

Fique atento para as seguintes características:

  • Simplicidade: as funcionalidades do sistema precisam atender a todas as suas necessidades de forma simples e que agilize seu dia a dia. Portanto, quanto menos cliques, melhor!
  • Usabilidade: é pouco provável que você seja médico e, também, programador de softwares. Então, escolha um sistema descomplicado, que tenha atalhos, com botões evidentes e que leve você diretamente para as informações que estiver buscando.
  • Agilidade: escolha um sistema que não trave! Teste o sistema e avalie o tempo de carregamento de página e a troca de páginas. O melhor, aliás, é que tudo seja feito em uma única página.
  • Disponibilidade: você não quer um sistema que caia diariamente. Então, avalie a frequência com que este sistema apresenta problemas. Veja quantas vezes o sistema esteve fora do ar nos últimos meses.
  • Estabilidade: procure por soluções que apresentem Logs automáticos e constantes em áreas delicadas do sistema, como durante o preenchimento do prontuário. Você não acha cansativo preencher duas ou três vezes o mesmo prontuário quando o sistema falha? Pergunte a sua secretária!

Novo sistema deve estar adequação à LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei 3.709/2018) teve como base a General Data Protection Regulation (GDPR), que regulamenta os dados gerados em serviços dentro de países europeus. As empresas que não se adequarem à regulamentação podem sofrer multas que vão de 2% do faturamento a R$50 milhões. Os estabelecimentos de saúde que forem penalizados podem ser impedimentos de coletar dados de qualquer espécie.

A LGPD tem com preocupação o tratamento de dados para conferir maior segurança ao titulares. Na sua clínica, os titulares dos dados são os pacientes. Eles têm, entre outros, os seguintes direitos

  • Verificar os dados gerados
  • Acessar, a qualquer tempo, os dados armazenados
  • Anonimizar as informações que revelem sua identidade
  • Revogar o consentimento de utilização
  • Livre acesso à identificação e ao contato do controlador

Além disso, sua clínica possui direitos e deveres estabelecidos pela LGPD:

  • Relatório de todos os tratamentos com descrição dos possíveis impactos e especificação dos dados utilizados;
  • Previsão de reparação ao titular caso o dado seja utilizado de maneira indevida
  • Aplicação de normas e boas práticas para o uso de dados

Alguns sistemas de gestão para clínicas já estão adequados à LGPD. Por isso, quando for escolher um software médico para migrar seu sistema, escolha aquele que esteja adequado à LGPD. Sua clínica precisará apresentar relatórios que confirmem as boas práticas com as informações coletadas de seus pacientes. Os relatórios devem conter:

  • Condições de organização
  • Regime de funcionamento
  • Procedimentos, incluindo reclamações e petições de titulares
  • Normas de segurança
  • Padrões técnicos
  • Obrigações específicas para os diversos envolvidos no tratamento
  • Ações educativas
  • Mecanismos internos de supervisão e de mitigação de riscos

Por isso, você deve contar com especialistas em segurança de dados. Afinal, entre uma aula de propedêutica e outra de farmacologia, não deve ter sobrado tempo para você estudar Ciência de Dados.

Cuidados para migração de software médico: dica de especialista!

Dica de especialista

Antes de fazer a migração de sistemas, você precisa fazer uma boa pesquisa e garantir a melhor escolha. Para isso, você pode seguir nossas dicas acima e, também, buscar outros conteúdos no Blog Amplimed.

  • Utilize um sistema em nuvem
  • Escolha uma solução com backup diário
  • Tenha certeza sobre a segurança do seu banco de dados
  • Busque segurança associada com: simplicidade, usabilidade, agilidade, disponibilidade e estabilidade.

Segundo Rodrigo Levinski, Cientista de dados e Especialista em tecnologia médica da Amplimed: 

A migração de software médico é bem menos assustadora do que parece para o cliente. Geralmente, muitos têm receio de que perderão informações no processo, o que garantimos que não ocorre pois todos os dados são validados durante o processo de migração!


Rodrigo Levinski 

Cientista da computação, Amplimed

Então, se você percebeu que está na hora de mudar de sistema de gestão, conte com todo apoio do nosso time de especialistas!

Sinta a facilidade que você pode ter todos os dias!

P.S: A sua clínica ainda não possui agendamento online?🤭

Experimente agora

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.