A segurança de informações na clínica médica e a privacidade do paciente são assunto cada vez mais discutido entre profissionais de saúde. Por isso, cada um deles é responsável por trazer novas maneiras de melhorar essa questão dentro do consultório.
Além de não conseguir mais atender as necessidades de rotina de uma clínica, o papel oferece outros malefícios, como a falta de segurança, agilidade e eficiência. É muito fácil perder, acessar ou furtar um documento escrito.
Sendo assim, os documentos digitais são uma ótima saída. Mas, eles precisam ser utilizados de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que garante a segurança de informações na clínica médica e de seus pacientes.
Uma boa maneira de se proteger contra ataques cibernéticos é utilizando um sistema de gestão em nuvem. Para isso, basta pesquisar por empresas que oferecem serviços seguros e evitar softwares gratuitos ou que são instalados no computador.
Algumas práticas simples podem ajudar muito na segurança de informações na clínica médica. Acompanhe esse texto e veja o que você pode mudar no seu consultório para melhorar a experiência do paciente.
8 dicas para ter mais segurança
Benefícios de uma boa estratégia de segurança
Cadeia de dados: distribuição controlada em prol da segurança
Qual a importância em manter a segurança de informações?
Segundo a resolução n°2.217/2018 do Conselho Federal de Medicina, médicos são proibidos de expor dados sigilosos obtidas durante exames médicos de pacientes. Eles também devem assumir a responsabilidade quando essa ação for praticada, mesmo com o consentimento do paciente ou de seu responsável legal.
Em outras palavras, vazamentos de informações importantes sobre o paciente não podem acontecer. Mesmo que não tenha sido um ato criminoso, o médico ainda terá que responder pela infração.
A LGPD dita os deveres de empresas que trabalham com dados pessoais, principalmente aquelas relacionadas à saúde. Confira alguns deles abaixo:
- Identificar todos os dados armazenados no consultório e se estão salvos em meios físicos ou digitais;
- Pedir o consentimento de todos os pacientes e funcionários sobre a forma de armazenamento de dados e como eles serão utilizados;
- Gerar relatórios de dados para órgãos específicos, como a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) e o Sistema Nacional de Proteção do Consumidor, que podem solicitar o documento sempre que acharem necessário
- Relatar qualquer incidente relacionado a segurança de informações na clínica médica para a ANPD, Procon e Senacon.
A segurança de informações na clínica médica também está relacionada à qualidade de vida dos pacientes. Tendo a segurança necessária, é mais fácil oferecer um atendimento de qualidade para seus clientes.
8 dicas para ter mais segurança de informações na clínica médica
Existem diversas maneiras de zelar pela segurança da sua clínica e, muitas delas envolvem diretamente a proteção de dados e privacidade do paciente.
Analise todos os riscos
Ainda que sejam uma das maneiras mais seguras de armazenar dados, os meios digitais também oferecem riscos, como os ataques cibernéticos. Mas, as precauções para evitar esse tipo de situação são simples.
O primeiro passo é analisar seu dia a dia e identificar quais são os riscos de segurança de informações da clínica médica.
Caso você precise de ajuda para essa avaliação, veja alguns dos principais erros cometidos em consultórios e que podem prejudicar a segurança da clínica e a privacidade do paciente:
- Compartilhamento de senhas;
- Armazenar informações importantes em locais de fácil acesso;
- Navegar em sites e sistemas sem certificação SSL.
Criptografe os dados armazenados
As informações sigilosas dos pacientes e da clínica devem estar armazenadas em ambiente digital criptografado e que ofereça níveis de autorização de acesso.
A criptografia é um mecanismo que codifica os dados para que somente pessoas autorizadas possam acessá-los.
Alguns softwares médicos utilizam a criptografia SSL 256 bits, a mesma utilizada em sistemas bancários. Assim, somente profissionais de saúde autorizados podem acessar as informações dos prontuários médicos.
Dessa forma, além de proteger os dados dos pacientes, você também cuidará da sua imagem profissional. A criptografia permite uma segurança de informações na clínica médica muito maior do que os documentos em papel podem oferecer.
Crie senhas fortes e seguras
É comum as pessoas utilizarem a mesma senha para todos os seus logins. Isso pode parecer algo bastante prático no dia a dia, mas representa um grande risco de segurança.
Quando vamos criar um cadastro em algum site, a maioria das empresas pede que a senha tenha no mínimo 6 ou 8 caracteres, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos, certo?
Criar suas senhas usando esse padrão faz com que elas sejam mais difíceis de serem codificadas e descobertas. Evite ao máximo usar sequência de números ou letras (1234 e abcd).
Outra dica importante é procurar um gerador de senhas automático. Assim, suas senhas sempre serão criadas seguindo as normas de segurança.
Salve os dados em nuvem
Quando o assunto é segurança de informações na clínica médica, o armazenamento de dados é o ponto fraco. Dependendo do local de sua escolha, você pode ter toda segurança que precisa ou sofrer o risco de perder todas as informações em segundos.
Por isso, é importante buscar formas seguras de armazenamento, que garantem, também, a privacidade do paciente, como os sistemas em nuvem. Com ele, você irá salvar os dados em um servidor online, que ficará disponível para acesso a qualquer hora e em qualquer dispositivo móvel.
Além disso, caso seu aparelho quebre ou seja furtado, suas informações ainda estarão seguras, pois elas não estão armazenadas no dispositivo, e sim de forma online. Você também consegue garantir que nenhum dado será perdido, fator essencial para órgãos regulamentadores, como o CFM.
Use ferramentas voltadas para a área da saúde
Hoje em dia, existem diversos sistemas especializados em gestão de empresas. Por isso, escolher o melhor entre eles pode ser uma decisão difícil, pois a grande maioria trabalha de acordo com a norma de proteção de dados.
Sendo assim, opte sempre por aqueles que são especializados em necessidades médicas. Eles são a melhor opção pois sabem exatamente do que você precisa para oferecer o melhor atendimento aos pacientes e entendem como ninguém a importância ainda maior de proteger dados médicos.
Antes de escolher o seu sistema de gestão médica, analise as seguintes características:
- O sistema oferece funcionalidades voltadas para sua especialidade?
- Os desenvolvedores do sistema entendem sobre segurança médica?
- São feitas atualizações diárias de armazenamento de dados?
- O prontuário eletrônico segue normas que garantem validade judicial?
- Possui níveis de acesso diferentes para profissionais de saúde e secretárias?
- Consegue exportar dados de maneira rápida?
Esses parâmetros podem mostrar se o sistema é capaz de oferecer mais segurança de informações na clínica médica. Se a maioria das respostas forem positivas, é uma ótima notícia.
Backup diário
Seu sistema deve contar com uma rotina diária de backup. Além disso, o armazenamento do arquivo de backup deve ser feito em diferentes servidores.
Mesmo que você não tenha amplo conhecimento de Ciência da Computação, tenha em mente que para sistemas armazenados em servidor local, na sua clínica, o backup para diferentes servidores é impossível. Portanto, essa é uma funcionalidade de sistemas armazenados em nuvem.
Treine os funcionários
De nada adianta você conhecer as melhores práticas para ter mais segurança de informações na clínica médica e oferecer formas de preservar a privacidade do paciente se outros funcionários não estão fazendo o mesmo, certo?
Erros que podem parecer comuns também são responsáveis por facilitar a invasão de hackers e colocar em risco a segurança de dados sigilosos dos pacientes e do seu consultório.
Por isso, ofereça treinamentos que expliquem a importância de práticas de segurança digital no dia a dia.
Veja algumas dicas simples, mas que podem fazer toda diferença na segurança de informações da clínica médica:
- Não acessar sites sem HTTPS ou ícone de cadeado;
- Evitar repassar correntes no WhatsApp ou Messenger sem verificar a veracidade das informações;
- Nunca compartilhar senhas entre os funcionários;
Caso seja necessário, você também pode procurar a ajuda de um profissional especializado para tirar todas as dúvidas da sua equipe.
Faça um seguro de riscos cibernéticos
Essa dica não é obrigatória, mas pode salvar a sua clínica, caso precise ser utilizada. O seguro de riscos cibernéticos irá proteger seu consultório e sua reputação profissional em qualquer situação que comprometa a segurança de dados e a privacidade do paciente.
Atualmente, existem seguros capazes de cobrir custos legais, como multas de vazamentos de dados. A LGPD estipula valores que podem chegar até R$50 milhões.
Assim como um seguro de carro ou de vida, o seguro de riscos cibernéticos não é obrigatório, mas pode te trazer mais tranquilidade no dia a dia para manter a privacidade do paciente intacta.
Contrate um responsável de dados digitais para a sua clínica
Nomear uma pessoa responsável pelas medidas de segurança de informações é uma prática enfatizada pela LGPD. Dessa forma, você garante que todas as ações sejam feitas de acordo com a lei e verificar se todos os funcionários estão seguindo as mesmas práticas.
Também faz parte das funções desse profissional pesquisar novas atividades e ferramentas que podem melhorar ainda mais o nível de segurança de informações da clínica médica. É ele que relata qualquer problema de segurança para os órgãos competentes, como a ANPD (Agência Nacio.
Obtenha o certificado digital
Para garantir a segurança na sua clínica, você precisa encontrar uma empresa competente e empenhada em melhorar seus serviços cada vez mais. Além disso, é preciso que essa empresa forneça o que há de mais atualizado no mercado da segurança de dados.
Um exemplo de recurso de segurança essencial é a certificação digital. Essa identidade digital da empresa e dos profissionais garante a identificação das pessoas que têm acesso ao seu sistema. Portanto, possibilita a identificação daqueles que acessam os dados dos pacientes.
Na área médica, especificamente, a certificação digital abre caminho para ferramentas como a prescrição digital e o prontuário eletrônico, que, somados a outros recursos, viabilizam a telemedicina.
Por isso, investir em segurança é, ao mesmo tempo, investir em inovação. Dessa forma, a sua clínica pode crescer com as inúmeras possibilidades do mundo digital, mas sempre oferecendo a segurança necessária para os pacientes.
Leia mais: Entenda a importância do certificação digital
Benefícios de uma boa estratégia de segurança
Você perceberá uma série de vantagens que investimentos em segurança e na privacidade do paciente oferecem para sua clínica a curto e longo prazo.
Posicionamento no mercado
O posicionamento de mercado está baseado nas estratégias estabelecidas na criação da sua clínica. Você precisa ter conhecimento do posicionamento da sua marca, seja como profissional liberal, seja como clínica multiprofissional.
Esse posicionamento garante o fluxo contínuo de pacientes, que se configura na base financeira que você espera.
Ter um número de pacientes como base traz mais segurança para sua tomada de decisões do que, por exemplo, atender mil pacientes em um mês e, no mês seguinte, prestar 100 atendimentos.
Essa diferença pode impactar, principalmente, nos seus gastos, por isso, é importante manter o controle em uma planilha de custos fixos.
Garantir o posicionamento no mercado, no mínimo, gera uma boa manutenção do número de atendimentos. Assim, inclusive, você poderá traçar estratégias para o crescimento da clínica. Primeiro, mantenha sua clientela, depois, domine o mundo!
Segurança contra hackers
Outro ponto importante de segurança na clínica médica é a proteção das informações, especialmente quando se trata da privacidade do paciente. Em qualquer modelo de gestão é necessário pensar sobre a segurança dos dados.
Mesmo que você utilize prontuários em papel, deve pensar em protegê-los contra poeira, mofo e umidade. Com as informações geradas e armazenadas de forma virtual, não é diferente.
Por outro lado, a praticidade da criação e da utilização dessas informações compensa o esforço pela segurança.
Por isso, você deve considerar três aspectos principais no seus sistema de gestão:
- Frequência de backup;
- Segurança do banco de dados;
- Segurança na transmissão de informações.
Segurança das informações: sigilo médico-paciente
O sigilo estabelecido entre médico e seu paciente é a base não só da relação comercial entre ambos como do próprio tratamento.
A privacidade do paciente ao relatar seus sintomas ou sobre sua vida deve ser preservada para possibilitar que ele seja sincero.
A sinceridade do paciente contribui para a evolução do caso. Afinal, às vezes, para avaliar o histórico de uma doença ou de um sintoma específico o médico precisa fazer questionamentos que podem deixar o paciente constrangido.
Para diminuir o constrangimento, você como médico deve garantir o sigilo da informação, bem como explicar sobre a importância da resposta para sua conduta clínica. Assim, o paciente ficará mais à vontade para fazer seus relatos e esclarecer dúvidas.
Portanto, a garantia de sigilo representa o primeiro passo para a criação de um vínculo entre o profissional e o cliente. Esse vínculo transforma-se na base do tratamento e da relação de fidelidade pela clínica.
Imagine, por outro lado, que você fez tudo certo e estabeleceu um bom vínculo com o paciente. De repente, por falta de cuidado com seus prontuários manuais ou, ainda, com a qualidade do seu sistema de prontuário eletrônico, a privacidade do paciente é colocada em risco.
Alguém, por qualquer motivo, decide utilizar essas informações para chantagear o paciente ou para ridicularizá-lo nas redes sociais. É evidente que o paciente será prejudicado por tal fato, mas certamente a imagem da sua clínica também será manchada.
Erros de segurança na privacidade do paciente
Conheça algumas situações que podem prejudicar seu negócio e sua relação com os pacientes.
Vazamento de dados do paciente
A confidencialidade que vigora na relação médico-paciente deve ser preservada. O capítulo IX do Código de Ética Médica aborda o tema do sigilo profissional. Em seu artigo 73, o documento veda ao médico:
Revelar fato de que tenha conhecimento em virtude do exercício de sua profissão, salvo por motivo justo, dever legal ou consentimento, por escrito, do paciente.
Existem exceções para o sigilo médico, mas a regra geral aponta para que as declarações do paciente e tudo que o médico descobrir durante o atendimento sejam dados confidenciais.
O vazamento de informações dos pacientes é crime. Veja como o Código Penal Brasileiro (CP, 1940) tipifica essa conduta:
Art. 154 – Revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função, ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem: Pena – detenção, de três meses a um ano, ou multa.
Em 2012, houve, ainda, a inclusão dos artigos 154-A e 154-B, que tipificam o crime de invasão informática.
A definição deste crime é baseada na invasão de computadores alheios a partir da quebra de mecanismos de segurança. Isso revela preocupação dos legisladores com a proteção de informações e, principalmente, daquelas provenientes de práticas profissionais.
A partir da leitura do art. 154, percebe-se que a revelação de informações é um crime. Claro que você pode estar pensando que, na definição do CP, só seria crime se houvesse intenção de revelar as informações.
Isso, evidentemente, é uma questão jurídica – que não é o foco deste artigo. O que devemos fazer, no entanto, é estarmos preparados.
Afinal, se você começa a conhecer ferramentas para proteger a privacidade do paciente e deixa de utilizá-las, você poderia estar contribuindo, mesmo indiretamente, para qualquer vazamento de informações na sua clínica.
Acesso deliberado ao prontuário
Entregar cópia do prontuário a quem não tem o direito de obtê-la é um erro grave. Essa conduta pode trazer prejuízos a privacidade do paciente e colocar em xeque a reputação da sua clínica. Você não quer ficar conhecido como “médico fofoqueiro”.
Então, ajude sua equipe a ficar atenta aos direitos de cada paciente. O sigilo de suas informações médicas, inclusive o prontuário, é um desses direitos.
Segundo a resolução nº 1.638/2002 do Conselho Federal de Medicina
“O prontuário médico é documento valioso para o paciente, para o médico que o assiste e para as instituições de saúde, bem como para o ensino, a pesquisa e os serviços públicos de saúde, além de instrumento de defesa legal.”
O sigilo do prontuário é tão relevante que, mesmo que o paciente venha a óbito, seu prontuário continua controlado pelo mesmo teor legal. Portanto, não pode ser liberado para quem não tiver direito e deve ser conservado conforme delibera a legislação.
O paciente, portanto, é o proprietário de todas as informações que constam em seu prontuário, cuja guarda é de responsabilidade do médico e da instituição de saúde. O compartilhamento destas informações é proibido, exceto por motivos justos e acompanhados de consentimento legal por parte do paciente ou seu representante legal.
A Resolução 1638/2002 do CFM define que a responsabilidade pelo prontuário médico é:
- Do médico assistente;
- Dos demais profissionais que compartilham o atendimento;
- Dos membros da hierarquia médica institucional, no sentido de zelar pela qualidade do documento;
- Das chefias de equipe, das chefias clínicas e do diretor técnico.
A partir disso, fica claro que a clínica deve manter-se focada na conservação da qualidade e do sigilo das informações contidas nos prontuários.
Como proteger o prontuário eletrônico?
Você já percebeu que o prontuário em papel não tem qualquer segurança. Afinal, até mesmo um fungo pode destruir informações tão valiosas. Então, como fazer para proteger o prontuário eletrônico e não arriscar a privacidade do paciente?
Cadeia de dados: distribuição controlada em prol da segurança
O Blockchain integra a lista de inovações tecnológicas que pouca gente entende para que servem. Se você já ouviu falar sobre esse recurso, deve ter associado ao advento dos Bitcoins.
As criptomoedas são os frutos mais famosos do Blockchain. No entanto, essa tecnologia não é aplicada, apenas, em bitcoins e seus correlatos. As aplicações mais importantes do Blockchain são as telecomunicações e a segurança digital.
O que é Blockchain?
Para deixar claro, entre outras funcionalidades, a principal utilização do blockchain é a proteção de dados, ou cybersegurança.
Essa tecnologia, em termos de programação, é uma “cadeias de blocos”. Cada bloco possui uma informação específica e exclusiva e uma impressão digital, um código de identificação do bloco anterior. Assim, cada bloco, sucessivamente, terá a identificação do bloco anterior.
Como Blockchain aumenta a segurança das informações?
O principal conceito do blockchain que garante a segurança das informações é a descentralização do armazenamento.
Guardar os dados em milhares de computadores diferentes é uma forma de prevenir perdas; é uma alternativa aos roubos e às fraudes em sistemas de segurança. Afinal, se houver invasão em um ponto do armazenamento, os demais permanecem intactos.
Esse tipo de descentralização só é possível, porque há uma ligação intrínseca entre cada parte da informação. Cada bloco possui um identificador do bloco anterior, o que facilita o rastreio dos dados, mas impede a degradação do conteúdo armazenado.
Além disso, para que seja efetivada alteração em um dos blocos, é preciso que todos os computadores permitam. Portanto, se uma das máquinas for hackeada, os demais computadores vão perceber a mudança e impedir o ataque.
Sua clínica precisa estar preparada para as novidades do mercado de tecnologia para a área da saúde, especialmente por sua própria segurança e a privacidade do paciente que atende.
Os dados deles não podem, sequer, sofrer vulnerabilidade às intempéries, às quedas de energia elétrica ou a uma perda total do servidor.
Seus pacientes merecem o que há de melhor na tecnologia. Para entregar a eles, é preciso que você faça as escolhas certas das melhores ferramentas disponíveis. Aqui vão algumas dicas:
- Escolha um sistema de gestão aliado com as inovações;
- Utilize prontuário eletrônico personalizado para sua especialidade;
- Tenha controle administrativo, financeiro e clínico/técnico em qualquer lugar, a qualquer momento;
- Dê voz aos seus pacientes, do agendamento online à pesquisa de satisfação.
- Utilize um sistema armazenado em nuvem.
Se a sua clínica preza pela segurança das informações dos pacientes, dê o próximo passo. Experimente a Amplimed e garanta qualidade, segurança e inovação constante para seu negócio.
