Relatórios que elevam o nível de gestão da sua clínica!

Tempo de leitura: 12 minutos

“Se você não pode medir, não pode gerenciar”. Toda vez que essa famosa frase de Peter Drucker ressona como diretriz para o gerenciamento de empresas, é provável que você admita a importância dos relatórios. Os processos administrativos baseiam-se, em síntese, no planejamento, na organização, na direção e no controle. Para tudo funcionar, de forma harmônica e sinérgica, você precisa ter clareza sobre os dados da sua empresa.

Em outras palavras, você planeja com números e, portanto, avalia os números resultantes do funcionamento da clínica. Neste artigo, mostraremos como bons relatórios podem facilitar a gestão do seu negócio e permitir a inovação e os rendimentos. Tenha em mente que, se você continuar utilizando planilhas, pode acabar sem empresa para gerenciar.

Importância dos relatórios

O cotidiano das clínicas é marcado por decisões complexas, baseadas em documentos que, além do valor legal, possuem informações importantes sobre os casos atendidos. Por isso, a organização do espaço físico e das ferramentas é essencial para o funcionamento da clínica. Além disso, é necessário destacar que os relatórios são estratégias de comunicação dentro de uma empresa. Afinal, eles transmitem mensagens entre um emissor e um receptor. Se você, como gestor, precisa decidir sobre um novo investimento: a aquisição de novos equipamentos. Você pode solicitar uma série de relatórios para analisar por diferentes ângulos se é o momento para a aquisição.

A compreensão dos relatórios não depende apenas da sua capacidade técnicas para leitura de gráficos e tabelas. É importante que as informações trazidas pelo relatório sejam

  • Objetivas
  • Claras
  • Precisas e
  • Formatadas para facilitar o entendimento.

Não basta que as cores sejam chamativas ou que os dados estejam corretos. É necessária harmonia na disposição gráficas das informações, bem como correção nos dados apresentados. Afinal, gráficos, quadros e tabelas são modelos demonstrativos; ou seja, devem servir de recurso facilitador da interpretação das informações contidas neles.

Perceba que os relatórios são importantes, porque substituem a simples listagem dos eventos. Compare uma lista das contas pagas com um gráfico de setores que apresente as categorias de despesas com as quais sua empresa mais gastou. Evidente que a lista e o gráfico possuem finalidades distintas, mas também fica claro que o gráfico é mais efetivo para a tomada de decisão.

Você precisa automatizar as tarefas repetitivas da elaboração dos relatórios. Essa automatização;

  • Economiza tempo;
  • Reduz custos;
  • Garante a correção do relatório.

Principais relatórios gerenciais

  • Relatório de Faturamento: registra todas as entradas financeiras decorrentes de venda ou atendimento; nas clínicas, e o pagamento pelas consultas.
  • Controle de fluxo de caixa: apresenta todos os lançamentos financeiros, de entradas e saídas, a partir da classificação previamente criada. Para isso, é importante mapear as categorias de receitas e despesas da sua clínica.
  • Contas a pagar e a receber: quando associado ao fluxo de caixa, este relatório mostra a saúde financeira da sua clínica, pois apresenta a previsão de movimentação financeira (de saídas e entradas).
  • Controle de estoque: apresenta o fluxo de materiais, desde a Nota Fiscal de entrada (recebida na compra) até o direcionamento final (uso com paciente ou para manutenção da clínica por exemplo). Um bom relatório de controle de estoque ajuda, inclusive, na precificação da consulta.
  • Controle de atendimentos: aqui estará o número que mais alegra os gestores – o número de pacientes atendidos. Certamente, essa informação é importante para o andamento da sua clínica, mas não é a única. O ideal é associar com a análise dos demais relatórios. Assim, você perceberá se o número de atendimentos corresponde ao faturamento. Se não, é provável que você tenha aproximado muitas consultas de retorno por exemplo.

Gestão do tempo

O principal resultado para um clínica com bons relatórios é a melhor gestão do tempo. Esse recurso tão escasso, normalmente, é desperdiçado com o manuseio de pilhas de papéis, com calculadoras ou, ainda, com planilhas de Excel. Se você ainda utiliza relatórios impressos ou planilhas de Excel, está tudo bem, mas converse com sua equipe. Afinal, prestar um atendimento de qualidade sem ferramentas para otimização do tempo é um grande desafio.

Temos um artigo sobre otimização da gestão do tempo para clínicas. Para ler na íntegra, clique aqui. A gestão deste recurso é necessária, pois a lógica de cálculo dos serviços prestados pelas clínicas é o tempo investido.

  • O tempo gasto com ligações telefônicas.
  • O tempo da secretária para o agendamento.
  • O tempo da consulta.
  • O tempo dos procedimentos.
  • O tempo dos relatórios.

sistema para clinica

Todo desperdício de tempo é, portanto, um desperdício de dinheiro – a não ser que sua secretária esteja disposta a ficar horas infinitas na recepção. Mesmo que ela esteja disposta, a difícil tarefa de gerir o tempo tem como teto as 24 horas de cada dia. Por esse motivo é tão difícil atribuir uma quantidade de tempo adequada a cada tarefa. O que você precisa saber:

  • É possível gerir com precisão para dar mais valor ao seu tempo.
  • A tecnologia pode transformar a sua relação com a gestão do tempo.

Relatórios precisos e atendimento inovador

Os relatórios personalizados são exemplos de aplicação da tecnologia na sua gestão. Um sistema que disponibilize a personalização de relatórios e a integração desses relatórios com os prontuários e com o estoque é perfeito para sua clínica. Imagine o seguinte processo de atendimento:

  1. Paciente sente algum sintoma e procura por respostas em um aplicativo de pré-avaliação.
  2. O aplicativo direciona o paciente para sua clínica.
  3. O paciente faz o agendamento, pelo próprio aplicativo, com base na agenda da sua clínica (que é atualizada em tempo real).
  4. O sistema envia lembretes ao paciente via SMS e Whats App.
  5. Você atende o paciente com prontuário eletrônico e solicita exames.
  6. Os exames são enviados pelo laboratório para seu sistema e os resultados aparecem na tela.
  7. Você faz uma prescrição digital, imprime e assina.
  8. Todas as informações do paciente são armazenadas no sistema e integram os relatórios mensais de faturamento, controle de estoque, atendimentos, fluxo de caixa, etc.
  9. Após o atendimento, o paciente recebe uma pesquisa de satisfação via Whats App ou SMS.

Seria perfeito se existissem todas essas etapas em um mesmo sistema? Então, clique aqui e experimente gratuitamente.

Tomada de decisões

A decisão estratégia assertiva garante que a empresa alcance um bom posicionamento de mercado. Para tomar as melhores decisões para o andamento da sua clínica, é ideal que você conheça sua empresa e que saiba dos potenciais e das dificuldades.  Em outras palavras, é impossível que você assuma uma decisão qualificada sem ter acesso e compreensão das informações como metas e resultados do seu negócio. Por isso, os relatórios devem ser

  • Confiáveis
  • Precisos
  • Esclarecedores

No melhor cenário, uma estratégia decisiva para seu negócio não é planejada sob “pressão”. É ideal que você tenha tempo para discutir com a equipe, analisar os indicadores, etc. Portanto, dedique-se às análises e às discussões; não à elaboração dos relatórios. Imagine se, para obter um relatório de atendimentos por tipo de doença, sua secretária precisasse pegar todas as folhas de prontuário do mês e contar manualmente. Além de desperdiçar o tempo da secretária ainda arrisca-se que o relatório seja impreciso (até mesmo por falta de preenchimento integral ou por erro de contagem).

Se você tem como objetivo o crescimento da clínica, com aumento no número de atendimentos, você precisa estar preparado para essa nova realidade. A contagem manual para elaboração do relatório dificulta esse crescimento, porque a equipe ficará sobrecarregada. É o cenário oposto àquele que apresentamos no exemplo de processo de atendimento. Na medida em que a demanda aumentar, você precisará rever seus processos. por isso, aproveite para avançar com as estratégias corretas para a expansão.

  • Facilite, você mesmo, o crescimento de sua clínica.

Personalização dos relatórios

Personalizar o formato e as informações contidas em cada relatório ajudará na interpretação dos dados. Por isso, diminuirá o tempo gasto em sua análise. Cada negócio é único, mesmo que atue em um mercado semelhante. Portanto, sua clínica precisa de um relatório que se adapte a essas particularidades. Decida as informações sobre o seu negócio que você precisa visualizar, selecione o filtro e aproveite para olhar sua empresa por diferentes ângulos, mas em poucos cliques.

Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar

Mesmo que o ideal seja tomar decisões em um ambiente mais confortável e com tempo para pensar e discutir, muitas vezes, as decisões carecem de ser tomadas rapidamente. Por isso, é importante que você tenha acesso aos relatórios, via Smartphone, de qualquer lugar do mundo a qualquer hora do dia.

Já pensou? Você não precisa fazer download dos relatórios. Basta acessar o sistema e verificar as informações necessárias para decidir o curso do seu negócio.

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Assim, quando você estiver se deslocando para alguma reunião, poderá acessar no seu celular os resultados da empresa nos últimos meses, os números e atendimentos, etc. Você pode estar em qualquer lugar, a qualquer momento e aproveitar para verificar os indicadores do seu negócio. Essa funcionalidade dos sistemas em nuvem é impactante para seu modelo de gestão. Afinal, você poderá monitorar o alcance das metas em tempo real e, sempre que necessário, implementar soluções.

Produtividade e lucro

Você precisa tomar decisões como a alocação de recursos para determinados setores da empresa. Abordamos este tema no artigo “Você sabe exatamente quanto a sua clínica ganhou em 2018?”. No texto, mostramos que o acompanhamento da movimentação financeira garante a vida da sua empresa. Além disso, você pode monitorar a produtividade e o retorno financeiro de cada atendimento prestado. Assim, você terá um preço mais justo e que garanta o pagamento das despesas.

Os principais relatórios disponíveis no Sistema Amplimed são:

  • Relatórios de atendimentos
  • Gráficos de atendimentos
  • Relatórios de indicações
  • Protocolos oncológicos
  • Prontuários médicos
  • Cadastros de paciente
  • Tabelas de exames
  • Satisfação dos clientes

Perceba que há relatórios específicos (como protocolos de oncologia), mas também que há relatórios gerais como “cadastros de pacientes”, “prontuários médicos”, etc. Cada documento conta parte da história da empresa, que será unida e interpretada para embasar as decisões futuras.

O planejamento financeiro da clínica deve prever resultados futuros e determinar o direcionamento desses recursos. Por isso, é tão importante que a análise seja detalhada, com riqueza e precisão nas informações. Também é possível estabelecer correlações de dados para entender a influência de um indicador em outro.

Banco de dados

Além de toda praticidade e economia de tempo, os relatórios também estão associados com a criação de um banco de dados que, no futuro, será muito importante para sua clínica. Perceba que, para gerar um relatório, o sistema consulta seu próprio registro e agrupa informações que de acordo com os filtros escolhidos. Acontece que as informações ficam armazenadas e, por ser um sistema em nuvem, há maior espaço seguro para arquivamento.

Assim, no decorrer do tempo, sua clínica terá um banco de dados denso, com muitas informações. O cruzamento dessas informações produzirá conhecimentos diversos sobre as constantes do funcionamento da sua empresa. Além disso, é possível que essas informações sejam pareadas com os dados estatísticos e epidemiológicos mundiais. Para entender melhor, leia nosso artigo sobre Data Analytics e Inteligência Artificial, clicando aqui.

Você consegue perceber que um bom sistema de gestão para clínicas e consultórios oferece seu serviço de forma interligada: do agendamento aos relatórios? O Sistema Amplimed vai além. Por estar sempre próximo das novidades do mercado, você adquire praticidade e ganha inovação! 

Conclusão

A informação é um diferencial para ter sucesso. Seus relatórios devem seguir essa tendência e antever as dúvidas dos colaboradores. A tecnologia não só pode ajudar, como pode resolver este problema. A automatização de processos repetitivos pode poupar muitas horas de trabalho da sua equipe. Além disso, se os relatórios forem elaborados por um sistema que conte com mediação do atendimento desde o agendamento, você terá muitas chances de êxito. 

Se você acredita que a inovação fará sua clínica decolar, clique no botão abaixo e faça um teste grátis.  

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