Desafios do Médico Empreendedor: rotinas na gestão de clínicas

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A Medicina traz inúmeros desafios para o seu dia a dia. O trabalho com saúde humana pode ser recompensador, mas possui também uma série de dificuldades. Quando você decide empreender na área da saúde, então, precisa estar pronto para desafios ainda maiores. Agora, além de médico, você é um gestor e precisa dar o seu melhor nessa nova área. Neste artigo, trouxemos dicas para facilitar o cotidiano na gestão de clínicas e consultórios.

Leia até o final e saiba mais sobre:

  • Rotinas na gestão de clínicas e consultórios
  • Gestão de pessoas
  • Gestão financeira
  • Gestão do atendimento

Rotinas na gestão de clínicas e consultórios

Medicina e gestão têm seus próprios desafios. Quando combinadas, criando um ramo de gestão em saúde, essas áreas podem trazer muito estresse e provocar a desistência dos empreendedores. Sabemos que você é um empreendedor diferenciado por estar aqui. Por isso, veja algumas dicas sobre rotinas para gestão de clínicas e aprimore suas habilidades.

Princípios da Administração: você sabe administrar?

As funções básicas da administração de uma empresa são o Planejamento, a Organização, a Direção e o Controle (a sigla PODC). Esse conjunto de estratégias funciona de forma cíclica; ou seja, a função de Controle alimenta a tomada de decisão no Planejamento.

Planejamento estratégico para clínica médica

A função administrativa de planejamento consiste em definir objetivos e estratégias para conquistá-los. Assim, você deve perceber que é uma iniciativa básica do empreendedor. Afinal, todo negócio tem como base um planejamento, que define os caminhos que serão tomados pela empresa. Dentre as estratégias de planejamento estão a definição de Missão, Visão e Valores, bem como a formulação de um plano de negócios. Abordaremos o plano de negócios em mais detalhes abaixo.

Organização administrativa

A Organização é a etapa em que o gestor trabalha na construção estrutural da empresa. Essa estruturação ocorre em dois níveis:

  • Utilização de recursos: humanos (quadro de colaboradores) e materiais (instrumentos, máquinas, material de escritório, etc);
  • Operações: mapeamento de processos e definição de responsabilidades entre os setores da empresa, também chamado de departamentalização.

A empresa funcionará em busca da conquista dos objetivos traçados no planejamento. O modo como funcionará é definido pela Organização:

  • Quantas pessoas são necessárias para cada setor?
  • Quais departamentos são necessários?
  • Como será o fluxo do processo de atendimento?
  • Quais recursos materiais e tecnológicos podem aumentar a produtividade e reduzir os custos da operação?

Direção das operações

A Direção está relacionada com movimentar (e manter em movimento) as estratégias e estruturas planejadas. Essa função administrativa é visa extrair o melhor potencial de todos os recursos da empresa. Portanto, trata-se de motivar e recompensar a equipe para obter os melhores resultados do capital humano. Além disso, possibilita uma adequação entre o capital humano e os recursos disponibilizados pela empresa. Para compreender melhor essa relação entre pessoas e tecnologia, leia nosso artigo “A tecnologia que liberta”.

Controle administrativo serve para quê?

Esta é a função administrativa de avaliação. Todo processo de planejamento, organização e direção são periodicamente avaliados. Para isso, é necessário estabelecer alguns critérios, geralmente, numéricos. Esses critérios são os indicadores de resultados, que podem ser financeiros, de recursos humanos, e Marketing, entre outros. Veja abaixo alguns exemplos:

  • Absenteísmo (indicador de RH): demonstra o número e o padrão de faltas ou atrasos dos colaboradores. Pode ser analisado por segmentos, por exemplo: departamentos, dias da semana, motivos de ausência, perfil dos colaboradores.
  • Margem EBITDA (indicador financeiro): demonstra a geração operacional no caixa de uma empresa; ou seja, aponta a capacidade de geração de receita sem considerar Juros de aplicações financeiras e Imposto de Renda.
  • Custo de aquisição de cliente (indicador de Marketing): demonstra quanto você precisou investir, em média, para adquirir um cliente. Esse indicador ajuda na avaliação da eficácia das estratégias de Marketing.

O mais importante é que você estabelece indicadores que possam ser avaliados e integrados a um novo processo de planejamento. Assim, após a avaliação, você levará algumas perguntas para as reuniões de planejamento, tais como:

  • Quais estratégias podemos implementar para reduzir o custo de aquisição de clientes?
  • Como podemos reduzir o absenteísmo na equipe?
  • Como podemos aumentar a receita sem perda significativa de pacientes?

O sucesso da gestão está na estratégia.

A sua rotina como gestor inclui atividades diferentes daquelas típicas do atendimento médico. Você precisará ficar atento ao mercado da saúde, à motivação da equipe e à satisfação dos pacientes por exemplo. Assim, você precisará de instrumentos que facilitem a tomada de decisão e a criação de estratégias para o crescimento do seu negócio. Entre essas ferramentas, as que mais se destacam são o Business Model Canvas e a Matriz SWOT.

No nosso “Guia Prático: Como Abrir uma Clínica com os olhos na Transformação”, mostramos como o modelo Canvas para plano de negócios pode melhorar a gestão de clínicas e consultórios. (Acesse nosso Guia clicando aqui).

Aqui, vamos demonstrar a importância da Matriz SWOT para o planejamento estratégico da clínica.

Matriz SWOT para gestão em saúde

A Matriz SWOT é um modelo gráfico que apresenta as principais características da sua empresa dentro do mercado em que atua. A sigla SWOT refere-se às expressões em inglês:

  • Forças: elementos internos da empresa que representam uma vantagem em relação aos concorrentes;
  • Fraquezas: elementos do ambiente interno que desfavorecem a clínica;
  • Oportunidades: são representadas pelos fatores externos que criam um cenário favorável a sua clínica;
  • Ameaças: elementos externos que criam um ambiente desfavorável para sua clínica, sobre os quais a empresa não tem controle.

Após listar os elementos internos e externos e sua relação com a clínica, você pode fazer a correlação esses elementos. Para uma melhor análise da matriz SWOT, defina quais:

  • Forças potencializam quais oportunidades.
  • Forças combatem quais ameaças.
  • Fraquezas prejudicam quais oportunidades.
  • Fraquezas potencializam quais ameaças.

Essa análise facilita a tomada de decisão diante de um cenário de oportunidades ou de ameaças.

Gestão de pessoas na área da saúde

Gestão de pessoas na área da saúde

Gestão de pessoas é uma competência essencial para todo gestor. Quando se trata de gestão em saúde, a necessidade de você pensar sobre as motivações e os potenciais da equipe é ainda maior. Afinal, sua equipe é composta de pessoas que atendem diretamente outras pessoas. Essa relação entre colaboradores e clientes deve ser humanizada, respeitosa e harmoniosa.

No entanto, muitos desafios são enfrentados no dia a dia da clínica para que se mantenha essa harmonia. Isso ocorre, porque negócios na área da saúde são dedicados a circunstâncias sensíveis da vida humana. O paciente adoecido e seus familiares desejam, muitas vezes, uma resposta imediata e chegam às clínicas com alto nível de estresse. Já os colaboradores, por mais que se dediquem e estejam motivados, podem sofrer com estresse de suas vidas pessoais ou devido à pressão do ambiente de trabalho.

Você como gestor precisa estar atento às principais rotinas de gestão de pessoas para buscar o melhor desempenho da sua equipe.

As rotinas em gestão de pessoas estão relacionadas com todo o tempo de permanência do funcionário: do momento em que se candidata à vaga ao dia de sua despedida. Uma boa gestão de pessoas em negócios da área da saúde deve buscar conhecer o perfil de seus colaboradores e entender suas dificuldades e motivações. Assim, é possível obter o máximo desempenho daqueles que, junto com você, estarão dedicados ao atendimento dos pacientes.

As principais rotinas de Recursos Humanos são:

  • Agregar
  • Aplicar
  • Recompensar
  • Desenvolver
  • Manter
  • Avaliar

Agregar pessoas à organização

Os procedimentos para preencher uma posição de trabalho dentro da sua clínica devem ser cuidadosos. Você precisa identificar o perfil necessário e, então, atrair pessoas com perfis próximos ao ideal. Logo, você precisará selecionar aquele que melhor se encaixa nas necessidades atuais e na projeção da sua empresa. Um instrumento que pode facilitar as diversas rotinas de gestão de pessoas, incluindo a agregação, é o Plano de Cargos e Salários.

Nele, você definirá o perfil ideal para cada cargo, de cada departamento da sua empresa. A descrição do perfil deve conter muito mais do que formação acadêmica. Deve ser pautado nas habilidades e atitudes necessárias para desempenhar as funções do cargo.

A agregação de pessoas é dividida em duas etapas:

  • Recrutamento, que consiste em atrair pessoas com perfil próximo ao desejado;
  • Seleção, que se caracteriza como um processo de avaliação geral dos candidatos para a escolha de quem preencherá o cargo.

Aqui vale uma ressalva. Existem muitas empresas de Recrutamento e Seleção. Você pode contratar uma dessas empresas para conduzir o processo na sua clínica. Tenha cuidado, no entanto, para definir precisamente as suas necessidades. De preferência, acompanhe o processo. Afinal, é o futuro do seu negócio que será impactado com a contratação.

Aplicar: pessoa certa para o cargo certo

Esse processo corresponde à alocação de pessoas em seus respectivos cargos. Trata-se de um processo de modelagem de trabalho, com o desenho organizacional. O plano de cargos e salários também é utilizado para esse processo. Assim, a análise e a descrição dos cargos norteia recrutamento e seleção, auxilia na aplicação dos contratados e criar critérios para a avaliação de desempenho.

Recompensar: não se trata apenas de dinheiro

Processos de recompensa devem considerar a satisfação da necessidades das pessoas que colaboram com o desenvolvimento da empresa. Essa satisfação é composta pelo atendimento a necessidades básicas, como remuneração, benefícios diretos e indiretos, transporte, estudo e alimentação. Além disso, considera, em um segundo plano, as necessidades mais elevadas: realização pessoal e profissional, motivação, colaboração, flexibilidade, reconhecimento e autonomia.

Apesar de a remuneração ser fundamental, a satisfação profissional está além do dinheiro. Um ambiente que facilite as relações e o aprendizado, o apoio ao desenvolvimento pessoal, respeito às necessidades de vida e de trabalho são alguns exemplos de postura de recompensa não financeira. Portanto, as estratégias de recompensa devem ser pensadas com o intuito de motivar os colaboradores, principalmente, para reter talentos.

Desenvolver: cresça junto com seu time

O desenvolvimento de pessoal é importante para o desenvolvimento global da organização. Estratégias de desenvolvimento estão relacionadas com treinamentos, com estímulo à liderança, com gestão do conhecimento e com o aprimoramento da comunicação. Muitas empresas costumam promover treinamentos específicos na intenção de desenvolver seus colaboradores. É preciso, no entanto, fazer uma distinção entre os conceitos de treinamento e desenvolvimento. O primeiro está relacionado com a aquisição de uma técnica ou habilidade específica, referente à execução de tarefas.

O desenvolvimento, por outro lado, requer estratégias aplicadas constantemente, porque não se limita à execução de tarefas. Desenvolver pessoas, em outras palavras, é estimular a liderança, o compartilhamento de conhecimento e a relação entre as competências dos colaboradores – muito mais do que ensinar uma nova atividade. Por isso, está diretamente relacionado ao ganho de escala da empresa.

Nesse ponto, vale destacar o que Idalberto Chiavenato ensina sobre a nova gestão de pessoas. Segundo ele, a Gestão de Pessoas deve ter como foco a eficácia e não a eficiência. Isso significa dizer que se trata de fazer a coisa certa não de fazer algo da forma correta. Uma gestão de pessoas que deseja eficiência pode exigir que a secretária faça mais rapidamente a contagem dos prontuários manualmente. Já uma gestão eficaz estimula a secretária a trazer uma sugestão: por que não contratamos um sistema de gestão para clínica?

Manter: como ter os goleadores do seu lado?

Você já deve ter ouvido que os jogadores que mais se destacam em um time recebem propostas milionárias para transferência. Esses jogadores são, basicamente, excelentes naquilo que fazem e, por isso, despertam a atenção da concorrência. Os times de futebol poderia colocar esses jogadores no banco de reservas para evitar que fossem contratados pelos adversários, mas não é isso que ocorre. Os treinadores utilizam ao máximo o potencial de cada jogador. Afinal, enquanto o jogador estiver no seu time, ele marcará gols para você.

Além disso, você deve conhecer histórias de jogadores que negaram essas propostas milionárias para ficarem em seus clubes. Então, o que faz um profissional qualificado negar uma proposta de aumento de salário? A resposta é óbvia: fatores motivacionais que o dinheiro não compra.

Com isso, fica evidente que há outros motivos para os melhores funcionários permanecerem na sua equipe. Certamente, um bom salário não segura a motivação. Pode até segurar o funcionário, mas não a motivação. Pense em você trabalhar no hospital com o melhor salário da cidade, mas com péssimas condições de higiene ou sem instrumentos básicos para segurança dos pacientes. Você pode até aguentar nos primeiros meses, mas depois perceberá que o salário não é suficiente para manter sua motivação. Por isso, busque compreender as necessidades da sua equipe. Tenha conversas abertas com seu time. Isso não significa ceder a todo momento, mas ouvir e negociar, sempre considerando que na sua frente pode estar um novo líder.

Avaliar: o que é preciso fazer para o desempenho melhorar?

A avaliação da equipe deve ser contínua. É preciso acompanhar as atividades e os resultados gerados por toda equipe e individualmente. Esse acompanhamento deve ocorrer desde a entrevista de seleção, passando pela semana de integração e no decorrer do tempo de trabalho. Por isso, não se trata apenas de avaliar se o colaborador deve ou não continuar na empresa. O monitoramento da equipe é essencial para o planejamento de intervenções que

  • Aumentem a produtividade;
  • Reduzam as faltas e atrasos; e
  • Favoreçam a motivação.

Há inúmeras estratégias de avaliação de desempenho. O mais importante é que você encare o processo como oportunidade para criar formas de obter o melhor desempenho de cada perfil profissional contratado.

Gestão financeira: controle e investimento

Gestão financeira: controle e investimento

O básico sobre gestão financeira é intuitivo: deve-se aumentar receitas e reduzir despesas. Essa compreensão básica, no entanto, não é suficiente para praticar a gestão financeira de clínica médica de forma adequada. Se você mantiver esse único raciocínio, terá dificuldades para fazer investimentos com retorno a médio e longo prazo.

Nesse caso, poderá perder boas oportunidades de negociação ou abrir mão de inovações que podem trazer vantagens além do retorno financeiro. São exemplos dessas negociações a aquisição de novos equipamentos ou o investimento em um sistema de gestão para clínicas médicas. Por isso, a gestão financeira não apenas sobre economizar, mas sobre investir com estratégia.

Compras e estoque

Sua clínica precisa fazer algumas compras periódicas. Para citar algumas:

  • Material de escritório
  • Material de higiene
  • Material farmacêutico

Cada grupo de material depende de negociação específica com fornecedores. Então, você deve planejar seu estoque para que possa comprar em grande quantidade. Sempre que você comprar um número significativo de itens, poderá negociar descontos: tanto nos produtos quanto no frete. Além disso, busque fornecedores especializados, preferencialmente, atacadistas. Se você negociar na farmácia da esquina, provavelmente, comprará pelo maior preço.

Para conseguir comprar os materiais no momento certo, é necessário manter um controle de estoque preciso. Por precisão, queremos dizer: um sistema mais aprimorado que uma planilha de Excel. Entende?

Já imaginou se você pudesse dar baixa no estoque de materiais ao finalizar o atendimento, sem necessidade de comando adicional. Essa é uma das vantagens de um sistema para gestão de clínica. Outra funcionalidade que supera o Excel na gestão de estoque são os relatórios. Tenha em mente: a tecnologia é aliada da precisão!

Controle de estoque preciso = compras por menor preço = investimento inteligente

Aprenda mais sobre “Relatórios que elevam o nível de gestão da sua clínica”, clicando aqui.

Como aumentar o lucro na sua clínica

Primeiro, aprenda a diferença entre faturamento e lucro. De forma simples, faturamento é o que você recebe; lucro é o que sobra.

Pagamentos

(-) Custos

(=) Lucro Bruto

Depois, é preciso diferenciar o lucro bruto do lucro líquido. O segundo é o que sobra no caixa quando descontados os impostos e as taxas.

Pagamentos

(-) Custos

(=) Lucro Bruto

(-) Impostos e Taxas

(=) Lucro Líquido

Portanto, para aumentar o lucro líquido, você pode:

  • Aumentar as receitas (número de atendimentos e/ou preço);
  • Reduzir os custos operacionais e administrativos
  • Fazer um planejamento tributário (clique aqui para saber mais!)

Para aumentar a receita, existem diversas estratégias. A principal delas atualmente é o posicionamento nas redes sociais. A maior visibilidade e a gestão da sua marca como autoridade trará um maior número de agendamentos para sua clínica. Se você tiver uma atendimento preparado para receber esses agendamentos, terá facilidade em aumentar as receitas.

Outro passo para aumentar o lucro líquido é reduzir os custos operacionais ou administrativos. Para isso, você precisa relembrar o processo de planejamento e de organização. Afinal, alocar os recursos nas tarefas certas é uma das principais rotinas na gestão em saúde. Para pensar em gestão de custos, com aumento da produtividade, responda, por exemplo, o que é gera mais resultado: ampliar o quadro funcional para atender mais ligações ou contratar um sistema para gestão de clínica que oferece agendamento online?

Veja mais dicas sobre como reduzir custos em nosso artigo “Economia para clínicas médicas: 5 dicas para reduzir seus gastos”.

Gestão do atendimento: administre seu maior ativo

Gestão do atendimento: administre seu maior ativo

Você planeja tudo. Cria o plano de cargos e salários. Contrata um sistema de gestão de estoques. Faz inúmeros relatórios em Excel, mas esquece do principal: a gestão do atendimento. Seus pacientes são o maior ativo da clínica. Por isso, você precisa traçar estratégias para entregar a melhor experiência de atendimento aos pacientes. Para planejar o atendimento, você precisa pensar sobre a jornada do paciente até chegar à sua mesa.

Vamos pensar no trajeto mais comum para uma clínica com alta tecnologia.

  1. Paciente sente algum sintoma e procura por respostas na internet
  2. Descobre um aplicativo de pré-avaliação.
  3. O aplicativo direciona o paciente para sua clínica.
  4. O paciente faz o agendamento online, pelo próprio aplicativo, com base na agenda da sua clínica, atualizada em tempo real.
  5. O sistema para gestão de clínica envia lembretes ao paciente via SMS e Whats App.
  6. Você atende o paciente com prontuário eletrônico, sem filas ou atrasos, e solicita exames.
  7. Os exames são enviados pelo laboratório para seu sistema e os resultados aparecem na tela.
  8. Você faz uma prescrição digital, imprime e assina.
  9. Todas as informações do paciente são armazenadas no sistema e integram os relatórios mensais de faturamento, controle de estoque, atendimentos, fluxo de caixa, etc.
  10. Os dados do paciente são salvos na nuvem, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (saiba mais aqui).
  11. Após o atendimento, o paciente recebe uma pesquisa de satisfação via Whats App ou SMS.
  12. Você recebe o relatório mensal das pesquisas de satisfação para fazer o Controle Administrativo.

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