Como contratar a melhor secretária para sua clínica

Tempo de leitura: 17 minutos

Você conhece os primeiros passos para iniciar seu negócio. Agora, o desafio é contratar uma secretária para clínica médica que assuma a inovação com você!

Neste texto, vamos abordar o processo de contratação dessa profissional tão importante. Você precisa ficar atento, porque o papel da secretária para clínica médica mudou! Se você estiver preparado para assumir essa mudança, verá seu negócio decolar para novos patamares de inovação e lucratividade.

Por isso, o ideal é você fazer um processo de recrutamento e seleção cuidadoso. Assim, você garantirá a contratação da secretária mais confiável e que possua as habilidades necessárias para um atendimento humanizado. Afinal, com saúde não se brinca. Então, você precisa de uma secretária competente, inovadora e que domine sistemas de gestão!

Se você já tem um consultório ou clínica, se já contratou uma secretária alguma vez ou se está dando os primeiros passos no seu negócio, fique atento às dicas a seguir.     

 Conceitos básicos de Gestão de Pessoas

Antes de estruturar o passo a passo para contratar uma secretária, precisamos conceituar o processo que determina o sucesso da sua relação com os demais colaboradores: a gestão de pessoas. O professor Idalberto Chiavenato define gestão de pessoas como

Conjunto integrado de processos dinâmicos e interativos

Segundo o autor, a gestão de pessoas tem como objetivos

  • Facilitar o alcance das metas
  • Manter as pessoas na organização
  • Ampliar a competitividade da marca

Os principais processos que compõem a gestão de pessoas são:

  • Agregar
  • Aplicar
  • Recompensar
  • Desenvolver
  • Manter
  • Monitorar

Dois grandes processos compõem a etapa de agregação: o recrutamento e a seleção.

Em primeiro lugar, é preciso saber diferenciar os dois conceitos. Assim, será possível estudar e melhorar cada etapa desses processos.

Diferenças entre recrutamento e seleção

O primeiro passo para você contratar uma secretária para sua clínica ou consultório é conhecer a diferença entre um processo de recrutamento e um processo de seleção. Assim, você conseguirá executar os dois processos da melhor forma. Pode-se dizer que há uma sequência lógica entre as duas etapas de agregação de pessoas. Primeiro, executa-se o processo de recrutamento; depois, a seleção.

Conceito de recrutamento de pessoas

Recrutamento é o processo de aproximação entre vaga e potenciais candidatos. O principal objetivo é atrair o maior número de candidatos, dentro de uma delimitação de perfil. Configura-se em um processo mais simples do que a seleção.

Muitas empresas negligenciam o processo de recrutamento por essa simplicidade.

Fique atento: simples não quer dizer inútil! A simplicidade do recrutamento, em comparação com a seleção de pessoas, está no número de etapas e no nível de conhecimento necessário para realizá-las.

No decorrer do texto, discutiremos essas etapas e você compreenderá melhor essa comparação.

O mais importante é saber que ignorar o recrutamento pode provocar significativo desperdício de tempo e de dinheiro durante a seleção. Afinal, se resultarem do recrutamento apenas dois perfis qualificados, a equipe de seleção poderá escolher o “menos pior” e, não necessariamente, a pessoa ideal para o cargo.  

O processo de recrutamento tem o objetivo de desafiar a equipe de seleção, entregando diversos perfis, com a maior qualificação possível. Assim, a tomada de decisão dos selecionadores será baseada nas qualidades, no diferencial de cada candidata; não apenas em critérios de exclusão.

No recrutamento, você não escolherá a melhor secretária. Você fará todo esforço necessário para que várias pessoas, dentro do perfil que você definir, tenham acesso à vaga. Essas pessoas farão suas candidaturas. Então, você iniciará o processo de seleção da secretária ideal para clínica médica.

Conceito de seleção de pessoas

Seleção de pessoas é o processo de escolha do melhor candidato para um cargo vago. Em outras palavras, é o processo de unir um candidato com os pré-requisitos e habilidades necessárias com o cargo.

Perceba que a triagem dos candidatos em relação aos pré-requisitos e habilidades necessárias para o cargo é feita durante o recrutamento. Por isso, os dois processos são complementares.

No recrutamento, as metas estão relacionadas ao número de candidatos, ao alcance da divulgação. Portanto, o foco é quantitativo, com algumas considerações qualitativas, baseadas nos critérios de triagem.

Na seleção, o foco está nos aspectos qualitativos. Busca-se selecionar a melhor candidata, com a maior experiência e que corresponda ao mais próximo do perfil ideal. Para isso, é possível utilizar uma avaliação psicológica completa, com entrevistas e, até mesmo, testes práticos de habilidades e competências.

Você já deve ter percebido que definir a melhor secretária é uma tarefa complicada. Então, vamos detalhar os processos de recrutamento e seleção para descomplicar essa importante rotina de gestão de pessoas. 

Com isso, você terá as informações necessárias para trazer a profissional que colocará a inovação em marcha na sua empresa!

Recrutamento: descubra onde encontrar uma secretária para clínica médica!

Um conceito mais amplo para o processo de recrutamento, também baseado na obra de Chiavenato, seria:

Recrutamento é um conjunto de técnicas e procedimentos que visa a atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos na organização. É basicamente um sistema de informação, pelo qual a organiza.

Trata-se, portanto, de um processo comunicacional de via dupla. Ao mesmo tempo em que divulga a oportunidade de emprego, atrai os candidatos para o processo seletivo. Como todos os processos de gestão, o recrutamento exige um bom planejamento. Para isso, é necessário que você responda três perguntas norteadoras do processo de recrutamento:

  • Quem?

Defina qual o perfil ideal para sua candidata, baseado na descrição de cargos da sua empresa e em seu planejamento estratégico. Considere as funções que serão executadas e, então, defina quais as habilidades necessárias.

  • Quantas candidatas?

Após definir o perfil do cargo, você precisa criar uma meta de recrutamento. Determine o número de candidatas que você pretende atingir com a divulgação da vaga. Estime o número de aplicações. Decida, então, o número de candidatas mínimo para iniciar o processo seletivo.

  • Como?

Agora que você já decidiu o número de pessoas que deseja atingir, deve escolher o modo como sua vaga chegará até elas. Decida quais canais de comunicação serão utilizados para divulgar sua vaga. Cada canal possui características específicas e alguns diferenciais entre planos gratuitos e pagos. Por isso, verifique se você tem recursos para contratar divulgação paga.

Perfil ideal de uma secretária para clínica médica

A primeira etapa no planejamento do seu processo de recrutamento é a definição das características necessárias para sua secretária. O ideal é que você tenha um plano de cargos e salários em sua clínica. Mas se você ainda não tiver estruturado esse documento, podemos começar pela definição legal do cargo de secretária.

De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), o cargo de secretária recepcionista para clínica médica (CBO 4221.10) possui as seguintes atribuições:

  1. Recepcionam e prestam serviços de apoio a clientes, pacientes;
  2. Prestam atendimento telefônico e fornecem informações;
  3. Marcam consultas e recebem clientes;
  4. Averiguam suas necessidades e dirigem ao lugar ou a pessoa procurados;
  5. Agendam serviços;
  6. Observam normas internas de segurança, conferindo documentos e idoneidade dos clientes e notificando seguranças sobre presenças estranhas;
  7. Fecham contas e estadas de clientes.
  8. Organizam informações e planejam o trabalho do cotidiano.

A partir dessa descrição básica do cargo de secretária recepcionista, você pode listar atividades mais específicas da sua clínica. Então, você pode traçar o perfil pessoal mais adequado para executar essas atividades.

Para ajudar, o blog Medical Republic traz algumas características comportamentais essenciais para sua secretária:

  • Positiva, mas realista.
  • Empática, mas focada em resultados.
  • Boa ouvinte.
  • Resolutiva/Proativa.
  • Inovadora/Questionadora.

Tenha em mente que sua secretária precisa evitar o caos nos agendamentos e manter a ordem entre tantas atividades. E, ainda, manter-se solícita e simpática mesmo quando os pacientes e acompanhantes não contribuírem para isso.

Portanto, ela deve ser capaz de utilizar ferramentas inovadoras. A principal habilidade de uma secretária para clínica médica é a inovação! Afinal, a riqueza tecnológica que chega às mãos dos empreendedores da área da saúde exige essa capacidade. Não há mais espaço nos negócios de sucesso para uma secretária apenas

    • atender ligações
    • arquivar prontuários; e
    • “organizar” sua agenda.

O que uma secretária para clínica médica deve fazer

Esse tópico é um pouco mais específico. Perceba que estamos falando de um aspecto mais humano ao analisar o que uma secretária deve fazer. 

Em primeiro lugar, você precisa decidir como deseja consolidar sua marca; ou seja, como os pacientes devem ver sua clínica. Assim, você poderá traçar o perfil ideal de secretária.

Você quer otimizar seu fluxo de processos? Quer ter controle total de seus rendimentos? Quer garantir a satisfação dos seus pacientes?

Então, deve focar em um perfil de secretária capaz de operar um sistema de informações, capaz de fazer análises e interpretar resultados de relatórios. Ela deve ser capaz de receber e organizar os agendamentos de consulta feitos pelos próprios pacientes. Além disso, deve ser capaz de educar os pacientes e os familiares em relação às ferramentas que sua clínica disponibiliza.

Se você pretende que seus pacientes reconheçam sua clínica como inovadora, contrate uma secretária capaz de representar essa inovação! Tenha certeza de que, se você oferecer as ferramentas, ela trará os resultados.

O que uma secretária para clínica médica não deve fazer

Não confunda sua secretária com o computador. A máquina deve fazer as tarefas repetitivas. Você precisa acompanhar as principais tendências para os negócios na área da saúde. Então, precisa contratar uma secretária que consiga operar as ferramentas dessa inovação.

Estas são as 6 tarefas que uma secretária para clínica médica não deve fazer:

  1. Agendamento de consultas manualmente;
  2. Preenchimento de prontuários;
  3. Aplicação de pesquisa de satisfação;
  4. Arquivamento de prontuários e de exames laboratoriais.
  5. Elaboração de relatórios financeiros;
  6. Elaboração de relatórios de atendimento.

Para você entender melhor a evolução das tarefas de sua secretária, leia nosso texto sobre a tecnologia que liberta.

Como divulgar a vaga para secretária

O processo de recrutamento tem a intenção de aproximar a vaga em sua empresa de uma profissional competente para ocupá-la. Por isso, você deve buscar canais para se aproximar dessas candidatas em potencial. Há algumas vantagens e desvantagens em cada método.

Contrate um especialista em recrutamento

Os recrutadores, ou headhunters, são profissionais especializados em processos de recrutamento. A principal vantagem em sua contração é a delegação, que resulta em economia de tempo. O blog Na prática fez uma lista com 35 empresas de headhunter no Brasil, que podem auxiliar a sua caça a talentos.  

Esses profissionais, além de disporem de contatos próprios, podem sugerir planos de investimentos otimizados nas plataformas de divulgação de vagas. Vale a pena pesquisar mais sobre o assunto!

Selecione as melhores plataformas para sua vaga

Se você decidir fazer sozinho, é importante conhecer as principais plataformas online de divulgação de vagas de emprego. A nova secretária da sua clínica certamente estará por lá.

Os principais sites para divulgar a vaga de secretária da sua clínica são:

  • Catho
  • Vagas
  • Trabalha Brasil
  • LinkedIn
Catho: a pioneira no segmento

A Catho Online se consolidou, em 2010, como maior site de empregos da América Latina. As principais vantagens para os recrutadores são

  • 25 filtros de triagem
  • possibilidade de delimitação da busca por região

Para os recrutadores, os recursos básicos são gratuitos. Para os candidatos, a plataforma oferece muitos recursos, como avaliação de currículo e simulação de entrevistas. No entanto, após um período experimental de 30 dias, o candidato precisa pagar para aplicar em vagas de emprego. Essa é uma desvantagem da plataforma, porque pode impactar seu processo de recrutamento como um filtro indesejado.  

Vagas.com.br: mais de 12 milhões de currículos cadastrados

Sua candidata pode estar lá! O site Vagas.com.br é um dos gigantes da categoria no Brasil. Também oferece inúmeros recursos e filtros além de diferentes métodos de recrutamento. Para isso, você precisará contratar algum dos planos da empresa.

A maior vantagem, além dos recursos próprios da plataforma, é o fato de que o cadastro dos candidatos é gratuito. Essa estratégia pode justificar as mais de 900 mil visitas diárias ao site e o número significativo de currículos cadastrados: mais de 12 milhões.

Trabalha Brasil: simplicidade e tradição

Com mais de 11 milhões de currículos em sua base, a Trabalha Brasil oferece um serviço de divulgação de vagas sem burocracia. Além disso, possibilita que a vaga seja ofertada no SINE de sua cidade.

A simplicidade da plataforma, por outro lado, pode incomodar alguns recrutadores.

Afinal, a principal desvantagem em relação aos demais sites do segmento é a escassez de filtros. Isso pode resultar em muitas candidaturas de profissionais que sequer se aproximam do perfil desejado.

Como resposta a essa crítica, a plataforma mostra as candidaturas como “Candidatos no Perfil” e “Outros Candidatos”. Então, pode valer a pena preencher com atenção o formulário e contar com essa filtragem da equipe do Trabalha Brasil. Além disso, se você preferir, pode aderir a um dos planos de divulgação pagos para impulsionar seu anúncio de vaga.

LinkedIn: a rede social para profissionais

Você precisa considerar a possibilidade de divulgar sua vaga no LinkedIn caso opte pelas opções pagas. Definido como uma rede social de negócios, o LinkedIn possibilita o cadastro de informações profissionais, como um currículo online, e oferece opções de buscas otimizadas. Além disso, oferece a possibilidade de você divulgar sua vaga, com filtros personalizados para chegar até suas secretárias em potencial.

As principais vantagens da plataforma são

  • Seu caráter inovador, que aproxima profissionais de empresas e vice-versa;
  • A possibilidade de candidaturas gratuitas para os profissionais.

Assim, se você decidir investir na divulgação da sua vaga, poderá acompanhar os resultados e avaliar as métricas, já que a própria plataforma estima o número de pessoas atingidas de acordo com o valor de investimento.

Seleção: contrate a melhor secretária para clínica!

O processo de seleção pode ter muitas etapas, mas vamos simplificar! O objetivo nesta etapa é conhecer as candidatas e encontrar o diferencial que fará com que você escolha uma delas.

Sua seleção pode ser dividida em três etapas:

  1. Entrevista
  2. Avaliação psicológica
  3. Avaliação da qualidade do processo.

Entrevista: conheça sua candidata olho no olho

A falta de estrutura na sua entrevista pode dificultar o processo de seleção de sua secretária. Considere que você deve conduzir a entrevista. Nessa etapa, você tem a oportunidade de fazer as perguntas necessárias para avaliar as competências da candidata.

Uma entrevista perfeita possui cinco etapas fundamentais:

  1. Preparação
  2. Definição de perguntas
  3. Recepção da candidata
  4. Entrevista estruturada
  5. Feedback

Prepare-se para entrevistar sua candidata

Não chegue ao momento da entrevista com a crença de que tudo vai acontecer naturalmente. Prepare-se!

Seja objetivo e garanta que conseguirá observar o melhor de cada candidata. Para isso,

  • Agende poucas candidatas por dia de entrevista;
  • Reserve de 30 a 45 minutos para entrevistar cada candidata;
  • Leia o currículo da candidata pré-selecionada com atenção;
  • Tenha em mãos um roteiro de perguntas;
  • Liste perguntas específicas para cada candidata.

Defina as perguntas

Veja algumas perguntas importantes que você pode fazer ao entrevistar uma candidata a secretária para clínica médica:

Qual a melhor experiência de trabalho no seu currículo ? Por quê?

Essa pergunta possibilita que a candidata “venda seu peixe”. Mas o mais importante é que permite que você avalie o senso crítico da futura secretária da sua clínica. Não esqueça que o mais importante são as habilidades interpretativa e expressiva de sua candidata.

Quais suas principais motivações para assumir este cargo?

Essa pergunta é um pouco mais previsível do que a anterior, mas possui grande valor! A variação mais simples dela seria Por que você quer trabalhar conosco?, mas sugerimos que você rebusque um pouco nesse momento.

Sua candidata precisa avaliar as próprias motivações. Afinal, são esses aspectos que movimentam, que dão energia a ela. Não esqueça: motivação é o motivo que gera a ação. Descubra os motivos de sua candidata!

Você tem habilidade ou conhece alguma ferramenta tecnológica para clínicas médicas?

Aqui está a pergunta que pode filtrar as candidatas. Se você preferir, pode reformular a questão, mas não deixe de falar sobre inovação na hora da entrevista. Assim, você demonstra o propósito do seu negócio e, certamente, perceberá qual candidata se identifica mais com o novo perfil de secretária para clínica médica.

Além dessas perguntas, você pode se inspirar nesta lista preparada pelo Sebrae.

O mais importante para garantir o sucesso da sua entrevista é seguir estas três dicas:

  • Evite perguntas cujas respostas sejam “sim” ou “não”.
  • Peça justificativas ou exemplos para observar a fala e a interpretação da candidata.
  • Seja objetivo nos questionamentos.

Espero que esse artigo te ajude, até a próxima 🙂

Sinta a facilidade que você pode ter todos os dias!

P.S: A sua clínica ainda não possui agendamento online?🤭

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