Segurança na clínica médica: crescimento constante e protegido!

Tempo de leitura: 15 minutos

A Amplimed é a principal parceira para o crescimento do seu negócio. Nosso software transforma o cotidiano da sua empresa e nossos conteúdos contribuem com a qualidade da sua gestão. Acreditamos que não basta apenas crescer, mas é necessário manter as bases do empreendimento sempre sólidas. Por isso, neste artigo, trouxemos dicas para segurança na clínica médica. Leia até o final e garanta a conservação das suas conquistas e crescimento contínuo da sua empresa!

Neste artigo, você receberá dicas sobre como:

  • Manter o posicionamento de mercado
  • Prestar atendimento científico e seguro
  • Garantir a segurança de dados dos seus pacientes

Posicionamento no mercado

O posicionamento de mercado está baseado nas estratégias estabelecidas na criação da sua clínica. Para aprimorar essas estratégias, conheça nosso “Guia prático: Como abrir uma clínica com os olhos na transformação”. Você precisa ter conhecimento do posicionamento da sua marca, seja como profissional liberal, seja como clínica multiprofissional. Esse posicionamento garante o fluxo contínuo de pacientes, que se configura na base financeira que você espera.

Ter um número de pacientes como base traz mais segurança para sua tomada de decisões do que, por exemplo, atender 1 mil pacientes em um mês e, no mês seguinte, prestar 100 atendimentos. Essa diferença pode impactar, principalmente, nos seus custos fixos. Por isso, é importante garantir o posicionamento no mercado, no mínimo, para manutenção do número de atendimentos. Assim, inclusive, você poderá traçar estratégias para o crescimento da clínica. Primeiro, mantenha sua clientela; depois, domine o mundo!

Melhor atendimento: do agendamento à pesquisa de satisfação

O processo de atendimento em uma clínica, ao pensar na primeira consulta de cada paciente, possui um traçado razoavelmente padronizado:

  1. O paciente sente algum desconforto;
  2. Procura pelas próprias soluções, muitas vezes, com receitas mágicas de “Especialistas do Google”;
  3. Continua com o desconforto;
  4. Busca, ainda no Google, por “Médico especialista em dor no joelho”;
  5. Encontra sua clínica;
  6. Faz uma ligação e agenda a consulta;
  7. Se não decidir cancelar ou faltar à consulta, o paciente comparece;
  8. Você atende e solicita exames;
  9. Paciente faz exames e liga para agendar a consulta de retorno;
  10. Você atende novamente e, talvez, libere com alguma medicação.

Calma! Não entenda essa lista como uma simplificação do atendimento. É um mero exemplo ilustrativo para podermos exemplificar pontos de melhoria na sua prestação de serviço. É evidente que faltaram algumas etapas na nossa lista. Entre elas, o momento em que você fideliza o cliente. Perceba, então, que o processo de atendimento pode ser dividido em três etapas:

  1. Chegada do paciente;
  2. Atendimento;
  3. Retorno e fidelização.

Como seu paciente chega até você?

A etapa de chegada do seu paciente inclui alguns acontecimentos e atitudes do próprio paciente. Surge o motivo para a consulta, que pode ser, como é a intenção da medicina, a busca por prevenção. Nesse momento, muitos pacientes ainda procuram por soluções aquém do atendimento médico. O próximo passo, diante da necessidade de entrar em contato com um profissional, os pacientes procuram pelo especialista de duas formas:

  • Por indicação: dos amigos e familiares ou do plano de saúde;
  • Como resultados de buscas no Google e em Redes Sociais.

Aqui já está o primeiro perigo ao seu posicionamento de mercado. Perceba que as indicações e os resultados nas redes sociais e no Google influenciam a decisão dos pacientes. Por isso, vale a pergunta: o que você está fazendo para aumentar o número de indicações da sua clínica e o posicionamento nas redes sociais?

Fique tranquilo! Nós podemos ajudar. Faça o download do ebook “Como transformar o Instagram e as redes sociais em ferramentas poderosas”.

Se você souber atrair os pacientes que precisam de atendimento, conseguirá manter seu posicionamento de mercado. Para isso, tenha em mente que o trabalho é contínuo. Afinal, a concorrência também busca posição no mercado.

Você foi escolhido e agora?

Agora, você precisa tomar cuidado com um outro risco: o modo de agendamento. Você pode até atrair os pacientes que precisam de você, mas pode encontrar dificuldades nos seguintes pontos:

  • Muitas ligações para sua secretária;
  • Dificuldade de encontrar um horário disponível que também se encaixa à agenda do paciente;
  • Perda de pacientes, no final de semana e feriado, para clínicas que possuem agendamento online.

Para que um número regular de pacientes chegue à sua clínica, é necessário que você disponibilize um agendamento inteligente. Isso pressupõe que o paciente possa:

  • Escolher o melhor horário para sua própria rotina;
  • Fazer o agendamento de onde estiver e no momento que desejar;
  • Desmarcar/Remarcar conforme necessário, dentro das regras que você programar.

Se você reduzir o esforço para o paciente executar o agendamento, você aumentará o número de atendimentos. Responda você mesmo:

Ao encontrar o produto que você busca na internet, prefere garantir na hora ou esperar para comprar no horário comercial?

Nessa mesma lógica, os pacientes optam por clínicas cujo processo de agendamento é facilitado. Ofereça agendamento inteligente e garanta seu posicionamento de mercado. Para conhecer mais vantagens do agendamento inteligente clique aqui.

Atendimento com tecnologia e inovação

Se você oferece ao paciente a possibilidade de agendar atendimento no momento que quiser, ganha pontos como profissional inovador! Agora, para manter esses pontos e começar a trilhar o caminho da fidelização, é preciso apresentar um atendimento igualmente atento à tecnologia. Dica básica: não tenha prontuário de papel. Duas justificativas para caso não pareça óbvio:

  1. Seus concorrentes têm prontuário eletrônico;
  2. Seus pacientes vão perceber que você está muitos passos atrás do melhor da tecnologia.

Se você já oferece atendimento com prontuário eletrônico, então, está avançando em tecnologia. Leia nosso artigo “Por que o prontuário eletrônico é coisa do passado?” para saber mais. Com o prontuário eletrônico seu atendimento será mais ágil, preciso e seguro.

  • Ágil, porque você não precisará escrever as condutas, já que é possível, por exemplo, criar prescrições padronizadas e fazer pequenos ajustes;
  • Preciso, porque você consegue manter comunicação com outras clínicas e laboratórios a partir da integração de sistemas;
  • Seguro, porque garante o armazenamento e proteção das informações geradas no atendimento. Assim, seu paciente terá um histórico qualificado e você poderá acompanhar a evolução do caso sem precisar mexer em arquivos empoeirados.

O kit básico para um atendimento médico seguro, tecnológico e que supere ameaças de concorrentes:

  • Agendamento inteligente
  • Prontuário eletrônico
  • Integração com sistemas de laboratórios
  • Sistemas de gestão eficiente para clínica médica

Retorno e indicações

Antes de finalizar o atendimento, tenha em mente que seu paciente será um influenciador. O marketing boca a boca  é, ainda, muito importante quando se trata de saúde. Afinal, as pessoas confiam em indicações de profissionais que indicaram bons tratamentos. A lógica é simples: “curou meu amigo, então, pode me curar”. Você precisa aproveitar ao máximo essa divulgação espontânea do seu trabalho. Inclusive, porque o contrário também é verdadeiro: a divulgação pejorativa da sua clínica pode impactar o número de atendimentos negativamente.

Para garantir que seu paciente saia com a melhor impressão possível, você pode fazer perguntas objetivas como:

  • Você está satisfeito?
  • Tem mais alguma coisa que podemos fazer?
  • Há mais alguma queixa, reação adversa dos medicamentos, etc?

No entanto, é provável que as sutilezas percebidas pelo paciente, no decorrer do atendimento, não surjam como respostas a essas perguntas. Mas essas sutilezas podem, sim, impactar a divulgação da sua clínica na voz deste paciente. Se ele ficou incomodado com a limpeza, com os móveis, com a climatização, etc, isso pode ser comentado com os amigos e familiares ou, publicamente, em um post de Instagram. Você não quer que sua clínica seja conhecida na cidade como a clínica suja, certo? Então, abra espaço para que sutilezas cheguem a seu conhecimento.

Uma excelente ferramenta para isso é a pesquisa de satisfação. Certamente, você já sabe disso. O que propomos aqui é que você repense na eficácia da pesquisa que você utiliza. Veja que o modo como as perguntas são feitas ou como a pesquisa é entregue influencia, diretamente, nos resultados do levantamento. Sugerimos que a pesquisa de satisfação da sua clínica seja:

  • Enviada ao celular do paciente e, como alternativa, ao e-mail;
  • Tenha poucas questões e que sejam objetivas;
  • Avalie o atendimento desde o agendamento até os detalhes da consulta.

Atendimento científico e seguro

Sistema de gestão de consultórios
Atendimento científico e seguro

Não basta que você utilize a tecnologia para impressionar seus pacientes. Você precisa manter a atualização dos profissionais da sua clínica em relação aos avanços científicos e às novidades da legislação vigente. Leia nosso artigo “Você sabe o que está sendo decidido na Medicina Brasileira?”. Nos últimos meses, a questão que gerou muito debate entre os profissionais da Medicina foi a regulamentação da Telemedicina.

A entidade que regulamentou e que, posteriormente, decidiu aguardar para liberar a utilização da ferramenta foi o Conselho Federal de Medicina (CFM). Cabe ao CFM decidir sobre matéria de interesse dos profissionais da Medicina. Por isso, você precisa ficar atento às decisões proferidas pela entidade. É simples: se eles dizem que pode, então, é permitido; se dizem que não pode, então, você pode ser punido caso decida utilizar ferramenta ou procedimento indevido.

Atenção à legislação

Se você é um médico inovador e um gestor que busca o melhor para sua clínica, deve ficar atento para não exceder os limites da legislação. É importante que você esteja atualizado, já que procedimentos considerados válidos podem passar a ser proibidos pelo CFM. Além disso, podem surgir novos procedimentos, técnicas e ferramentas autorizadas pelo Conselho. Então, saiba os rumos da Medicina a partir das decisões dos representantes da profissão.

Semanalmente, o Portal CFM publica conteúdos de interesse dos profissionais:

  • Julgamentos
  • Pareceres
  • Resoluções
  • Recomendações

Além disso, abre para opiniões de conselheiros e profissionais com excelência em suas especialidades. Para acompanhar os artigos, acesse a página Opinião, no Portal CFM.

De olho na inovação

Você deve, também, ficar atento às inovações tecnológicas, às tendências do mercado. Assim, você garante o que há de melhor para atender seus pacientes. Duas grandes tendências na área da saúde são:

  • Inteligência Artificial
  • Análise de Dados (data analytics)

A Inteligência Artificial (IA) é

Uma área da ciência da computação com ênfase na criação de máquinas inteligentes que trabalhem e respondam como humanos.

A IA traz, como principais vantagens para as clínicas médicas:

  • Otimização dos fluxos operacionais
  • Aumento da satisfação dos clientes
  • Descoberta de um novo diferencial competitivo

A Análise de dados refere-se à

Possibilidade de utilizar dados, análises e raciocínio sistemático para seguir em um processo de tomada de decisão muito mais eficiente.

As principais inovações trazidas pela Data Analytics são:

  • redução de custos de tratamento;
  • prevenção de surtos epidêmicos;
  • prevenção de doenças de alta prevalência;
  • implementação de estratégias para maior qualidade de vida da população.

Na sua clínica, a utilização de IA e Data Analytics pode ajudar na solução de casos complexos e na otimização de processos de gestão. Ambas as tecnologias servem tanto para as condutas clínicas e cirúrgicas quanto para procedimentos de gestão. Assim, garantem que você prestará um atendimento inovador, dentro dos limites da legislação e do conhecimento científico. Seu paciente receberá um atendimento com maior qualidade e com a garantia da segurança que a tecnologia oferece.

Para entender melhor como IA e Análise de Dados podem garantir a segurança na clínica médica, leia nosso artigo: “Inovação sem freios: Inteligência Artificial e Data Analytics elevando o nível dos atendimentos”.

Segurança contra hackers

Segurança contra hackers

Outro ponto importante de segurança na clínica médica é a proteção das informações. Em qualquer modelo de gestão é necessário pensar sobre a segurança dos dados. Mesmo que você utilize prontuários em papel, deve pensar em protegê-los contra poeira, mofo e umidade. Com as informações geradas e armazenadas de forma virtual, não é diferente. Por outro lado, a praticidade da criação e da utilização dessas informações compensa o esforço pela segurança.

Explicamos em um artigo recente aqui no Blog da Amplimed como funciona a migração de software médico (leia clicando aqui). Neste mesmo artigo, mostramos alguns procedimentos de segurança da informação aos quais você deve ficar atento. Garantir a segurança das suas informações na sua clínica é, sobretudo, cumprir a legislação. Já imaginou se dados confidenciais da consulta são misteriosamente expostos?

Por isso, você deve considerar três aspectos principais no seus sistema de gestão:

  • Frequência de backup
  • Segurança do banco de dados
  • Segurança na transmissão de informações

Backup Diário

Seu sistema deve contar com uma rotina diária de backup. Além disso, o armazenamento do arquivo de backup deve ser feito em diferentes servidores. Mesmo que você não tenha amplo conhecimento de Ciência da Computação, tenha em mente que para sistemas armazenados em servidor local, na sua clínica, o backup para diferentes servidores é impossível. Portanto, essa é uma funcionalidade de sistemas armazenados em nuvem.

Segurança do banco de dados

Outra vantagem do armazenamento em nuvem é que as informações estão sempre disponíveis. Sempre que você precisar buscar informações do seu backup, você terá os dados atualizados. Em outras palavras, mesmo se ocorrer um desastre natural no local em que estiver algum dos servidores, você ainda terá as informações atualizadas e disponíveis.

A proteção do banco de dados é importante, pois são os dados que alimentam as inovações tecnológicas. Perceba que a Inteligência Artificial e a Data Analytics dependem dos dados para trazerem as soluções ao mercado da saúde. Dados são o novo petróleo!

Sistema criptografado

Informações armazenadas por sistemas em nuvem possui proteção por criptografia. Essa proteção é utilizada para transmissões de dados. Em síntese, criptografia é um sistema de algoritmos matemáticos que codificam dados do usuário para que só o destinatário possa ler. Ou seja, seu sistema envia informações para outros sistemas, com autorização prévia, e apenas o sistema e o usuário escolhidos podem acessar esses dados. Dessa forma, a comunicação entre sua clínica e os sistema de laboratórios será eficaz e protegida.

Conclusão

Você precisa garantir a segurança do seu negócio em diferentes frentes. É preciso protegê-lo da concorrência do mercado. É preciso mantê-lo inovador e respeitar a legislação. Também, é preciso assegurar que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações geradas e armazenadas pela sua clínica. Em conformidade com a legislação, é preciso que esse acesso permitido possa ocorrer sempre que necessário para o caso.

A Amplimed é especialista em implementar segurança na clínica médica, com otimização de atendimento e gestão, a partir da tecnologia. Conte conosco nesta caminhada rumo ao sucesso na área da saúde!

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