Guia completo da migração de software para gestão de clínicas: como fazer com segurança e agilidade?

Quando um sistema de gestão já não corresponde mais às necessidades da sua clínica, a migração de software passa a ser a melhor opção. 

Entretanto, aderir a um sistema inovador costuma provocar muitas dúvidas em médicos e gestores. 

De fato, esse é um processo complexo porque depende de um planejamento e muita expertise para garantir que não vai interferir no andamento das atividades da sua clínica.

Mas esse assunto não precisa mais ser motivo de tanta preocupação. Se você tem dúvidas sobre a qualidade do seu sistema atual, mas tem medo de migrar para outro software de gestão, preparamos este artigo especialmente para você. 

Quer saber como funciona a migração de software médico, qual o momento ideal para fazer essa transição e como escolher a melhor opção? Olha só tudo que você vai encontrar por aqui:

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O que é e como funciona a migração de sistema médico?

Basicamente, trata-se dos procedimentos para mudar de uma plataforma para outra, geralmente em busca de atender melhor às necessidades da sua clínica, seja rapidez, produtividade, funcionalidade, eficiência ou outro objetivo.

Esses processos da migração de software médico ocorrem por meio da extração de uma cópia dos dados da base original. 

Dessa forma, a duplicação das informações contidas no sistema atual são integradas ao novo sistema. 

O passo a passo é simples:

• Você decide migrar para um sistema mais eficiente;
• A equipe acessa seu sistema antigo;
• É feita uma cópia dos dados armazenados no sistema antigo;
• Essa cópia é integrada no novo sistema.

Nesse processo, há uma migração integral dos seguintes dados:

• Procedimentos;
• Convênios;
• Cadastros de pacientes;
• Prontuários;
• Serviços;
• Agendamentos;
• Documentos e prescrições geradas.

Enfim, nada se perderá. Se realizado por uma equipe com expertise, essa transferência de dados é super segura e não vai atrapalhar em nada o andamento das atividades da clínica. Entenda melhor:

Como é a segurança no processo de migração de dados?

A principal estratégia de segurança da migração é a conservação dos dados na origem. 

Ou seja, as informações da sua clínica não serão apagadas do banco de dados original. Na verdade, como você viu, o que é feito é uma cópia. 

Portanto, se não for suficiente para sua decisão toda a garantia de segurança do seu novo sistema, você pode ficar tranquilo, porque ainda terá as informações armazenadas no seu software de gestão anterior.

Qual a quantidade de dados copiados?

Outro aspecto importante da migração de sistema médico é que não existe limite na quantidade de dados. 

Então, mesmo que você tenha ficado muitos anos com o mesmo software, é possível migrar para um sistema em nuvem inovador sem perder qualquer informação dos seus pacientes. 

Como você viu, a migração de sistema de gestão é segura e atinge todos os dados relacionados diretamente com o atendimento. 

Portanto, ao escolher um novo software, você manterá o histórico dos seus pacientes, as prescrições, os prontuários e, até mesmo, os modelos de documentações com os quais você já está acostumado. 

Percebeu que a mudança é menos radical do que parece? 

Você terá acesso a todos os benefícios do novo sistema sem abrir mão do que deu certo no sistema anterior. 

Além disso, manterá o patrimônio mais precioso da sua clínica: o registro de atendimentos de cada paciente. 

Afinal, a cópia integral das informações do paciente é indispensável. 

Lembre-se de que a nova Lei dos Prontuários Eletrônicos (Lei 13.787/18) só autoriza a eliminação desses documentos após 20 anos de armazenamento. 

Leia mais: Legislação sobre prontuário eletrônico 

Portanto, durante a migração de sistema de gestão para clínica, os prontuários dos seus pacientes não podem e não serão eliminados. Essa é uma garantia que toda empresa séria e competente deve dar a você.

Como é a adaptação ao novo sistema de gestão para clínicas?

Você está pensando em migrar para outro software médico mas teme o período de adaptação?

É claro que existem grandes chances de haver uma estranheza inicial. Afinal, você está habituado a um produto e vai precisar aprender a lidar com outro. 

Entretanto, essa preocupação não justifica ficar com um sistema ultrapassado e que não corresponde às expectativas da sua gestão de clínica. 

Na verdade, uma empresa de software médico de confiança vai te ajudar a passar por esse período de adaptação da forma mais eficiente possível. 

Por isso, no momento de comprar um sistema, observe se a fornecedora oferece um suporte e treinamento inicial, para não deixar você e sua equipe da sua clínica na mão.

Lembre-se sempre que adquirir uma solução tecnológica para gestão de clínicas é, também, comprar um bom suporte.

Apenas dessa forma você vai conseguir aproveitar todas as funcionalidades do produto, tirar qualquer dúvida sempre que houver e aumentar a produtividade da clínica.

Em síntese, não há nenhum mistério na migração de um software médico para outro. Basta escolher uma empresa que não vai te deixar trabalhar sozinho e o resultado será certeiro.

Quais os sinais que indicam que é hora de migrar de software médico?

Além de saber como funciona a migração entre softwares médicos, você precisa saber quais aspectos indicam que seu sistema está ultrapassado. Acompanhe: 

O software de gestão atual apresenta baixo desempenho

Um software médico deve aumentar o desempenho da sua equipe e acelerar o crescimento da sua clínica. O seu sistema deve ser capaz de, no mínimo:

• Automatizar tarefas;
• Informar dados dos pacientes com precisão;
• Organizar o fluxo de atendimento na sua clínica;
• Facilitar o agendamento de consultas;
• Realizar uma boa gestão de dados dos pacientes.

Se você e sua equipe não conseguem visualizar esse impacto do sistema no dia a dia da clínica, avalie se vale a pena continuar com o mesmo software. 

Nesse caso, é provável que tenha chegado a hora de migrar para um sistema que traga benefícios mensuráveis para seu negócio.

Travamentos, queda do sistema e fechamento de telas

Se o seu sistema começa a travar, para de funcionar ou costuma fechar telas de repente, você deveria pensar em migrar para uma nova solução. 

Afinal, se você não pode confiar no seu software de gestão médica, você deveria buscar outro parceiro para sua clínica. 

A relação de confiança com seu sistema é indispensável. Afinal, todo funcionamento da sua clínica é impactado pela performance desse sistema. 

Então, fique atento ao funcionamento regular do seu software. Ele não pode apresentar travamentos, fechamento de telas e, muito menos, queda geral. 

A estabilidade do sistema é essencial para que sua clínica atenda com maior qualidade. 

Já imaginou como seria se você preenchesse todas as informações do atendimento e seu sistema caísse?  

É bem provável que você ficaria constrangido na frente do paciente e que perderia muito tempo preenchendo as informações novamente. 

Com isso, você caminha na contramão da evolução do atendimento, provocando, inclusive, o início de um atraso em efeito dominó na agenda do seu dia. 

Tudo isso porque seu sistema está ultrapassado e não suporta o crescimento da sua clínica.

Software não possui agendamento online

Se o seu software atual não oferece agendamento online, migre para um software que ofereça. 

A decisão é simples. Afinal, de nada adianta você investir em um sistema que não te ajuda a melhorar a experiência do paciente e, por consequência, atrair e fidelizar mais deles. 

Nesse caso, você estaria investindo em um sistema que é uma barreira ao crescimento da sua clínica. 

Você já sabe os principais benefícios do agendamento online. Então, tenha em mente que este é um diferencial muito importante para sua clínica. Um software que não oferece este recurso está bastante ultrapassado.

Como escolher o melhor software para gestão de clínicas para migrar?

Em primeiro momento, você precisa saber que o que há de melhor em sistemas para clínicas médicas está na nuvem. 

Por isso, é importante conhecer as principais vantagens de um sistema para clínicas médicas com esse modelo de armazenamento.

A Salesforce, especialista em tecnologia de relacionamento com o cliente, listou os 12 maiores benefícios dos sistemas em nuvem. Veja:

• Redução de custos: todo processo de suporte tem menos custos quando comparados com softwares tradicionais. Resultado: você paga menos e seu investimento retorna em número de atendimentos.

• Segurança: o monitoramento é constante; o número de erros e falhas é infinitamente menor do que um software com servidor local.

• Maior produtividade: você tem tudo em uma tela, pode acessar com poucos cliques e com fácil visualização.

• Fácil acesso: você pode acessar o sistema da sua clínica de qualquer lugar.

• Interação com outros sistemas: você tem acesso aos exames de rotina e a Big Data na mesma tela.

• Suporte rápido e colaborativo: você não precisa esperar que um técnico venha até você. Você será atendido muito mais rápido do que isso.

• Controle de qualidade: toda equipe de suporte pode conferir e eliminar erros.

• Prevenção de desastres: os servidores físicos estão em diferentes cidades.

• Prevenção de perdas: servidores físicos em diferentes locais trazem muito mais segurança do que o servidor dentro do seu consultório.

• Atualizações automáticas: não é preciso que você faça atualizações manualmente, tampouco pagar mais por elas ou esperar alguém fazer quando tiver “um tempinho”.

• Aumento da sua competitividade: você fica sempre um passo à frente dos seus concorrentes para aderir às inovações do mercado. 

Leia também: Inteligência Artificial e Data Analytics

• Sustentabilidade: redução na utilização de papel, de carbono, de tintas de impressora e de equipamentos eletrônicos. Ou seja, você contribui com a redução da produção de resíduos.

Além disso, para avaliar a viabilidade do novo sistema de gestão escolhido, você vai precisar prestar atenção em alguns pontos:

Suas informações vão permanecer seguras no novo sistema?

Você precisa se certificar de que suas informações vão permanecer seguras no novo sistema. 

Existem alguns métodos e boas práticas de suporte que garantem maior segurança para os dados da sua clínica. 

Avalie o sistema para o qual você pretende migrar a partir das características seguintes:

Backup diário

É importante que o sistema possua uma rotina diária de backup. Além disso, é essencial que durante o backup o sistema copie os dados para servidores localizados em diferentes cidades. 

Assim, o sistema pode garantir a disponibilidade total das informações armazenadas e terá um risco muito menor de apresentar instabilidades. 

Outro benefício do backup diário do sistema é que as informações armazenadas estão sempre atualizadas e disponíveis. 

Portanto, sempre que você precisar buscar informações do backup, você terá os dados atualizados. 

Em outras palavras, se ocorrer um desastre e você precisar recuperar as informações armazenadas, você terá todo histórico da sua clínica preservado. 

Diferente disso, em um sistema que roda em um servidor físico, dentro da sua clínica, você perderia muitas informações. 

Afinal, este tipo de servidor possui uma rotina semanal de backup manual em que a cópia das informações é armazenada em uma mídia física ou enviada pela internet. 

Há dois problemas principais em sistemas com servidor local:

• Maior vulnerabilidade a ataques de malware e a defeitos de hardware;
• Maior risco de perda de informações devido ao grande intervalo de backup.

Sistema criptografado

O sistema na nuvem possui uma ferramenta de segurança muito importante: a criptografia. Ou seja: um sistema de algoritmos que codificam dados para que só o destinatário possa ler. 

Leia também: Por que a sua clínica precisa ter certificação digital?

Portanto, a troca de informações é protegida por essa codificação. Seus dados estarão sempre intactos e serão acessados apenas por quem você autorizar. 

Assim, eles não podem ser capturados, durante o tráfego de informações, por um programa malware, por exemplo. 

Você poderia se perguntar: se o sistema é em nuvem, então, qualquer um pode acessar minhas informações? 

Não! Na nuvem, apenas você e quem você autorizar terão acesso às informações da sua clínica. 

Assim, você terá um fluxo de informações mais:

• Rápido;
• Certeiro;
• Eficaz;
• Seguro. 

Como você viu até aqui, para escolher um software de gestão para clínica, é fundamental garantir que ele seja em nuvem, garanta a segurança das informações, faça backup automático diariamente e tenha criptografia.

Leia mais: 8 passos para ter mais segurança de informações na clínica médica

Mas, para tomar uma decisão ainda mais certeira, também recomendamos que você fique atento às características técnicas associadas ao conforto e à praticidade da utilização diária. 

Afinal, de nada adianta você migrar para um sistema para clínicas que seja tão blindado que nem mesmo você consiga acessar. Fique atento para as seguintes características:

• Simplicidade: as funcionalidades do sistema precisam atender todas suas necessidades de forma simples e que agilize seu dia a dia. Portanto, quanto menos cliques, melhor.

• Usabilidade: escolha um sistema descomplicado, que tenha atalhos, com botões evidentes e que leve você diretamente para as informações que estiver buscando.

• Agilidade: escolha um sistema que não trave. Teste o sistema e avalie o tempo de carregamento de página e a troca de páginas. O melhor, aliás, é que tudo seja feito em uma única página.

• Disponibilidade: você não quer um sistema que fique fora do ar diariamente. Então, avalie a frequência com que este sistema apresenta problemas. Procure avaliações de outros usuários e verifique quantas vezes o sistema esteve fora do ar nos últimos meses.

E, por fim, antes de migrar de um software para outro, se certifique de uma etapa muito importante: 

O sistema deve estar adequação à LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei 3.709/2018) tem como preocupação o tratamento de dados para conferir maior segurança aos titulares. 

Na sua clínica, os titulares dos dados são os pacientes. Eles têm, entre outros, os seguintes direitos:

• Verificar os dados gerados;
• Acessar, a qualquer tempo, os dados armazenados;
• Anonimizar as informações que revelem sua identidade;
• Revogar o consentimento de utilização;
• Livre acesso à identificação e ao contato do controlador.

Alguns sistemas de gestão para clínicas, como o software Amplimed, são 100% adequados à LGPD. 

Por isso, quando for escolher uma solução para clínicas para migrar seu sistema, escolha aquele que esteja adequado à LGPD. 

Isso vai poupar muito trabalho e preocupações com os dados dos seus pacientes.

Como você viu até aqui, antes de fazer a migração de sistema para clínicas, você vai precisar fazer uma boa pesquisa e garantir que tudo vai ocorrer bem. 

Existem inúmeras opções disponíveis na internet. Porém, escolha aquela que oferece:

• 100% de apoio no processo de migração de um sistema para outro;
• Agendamento online com confirmação de consulta automática;
• Prontuário eletrônico em tela única;
• Personalização para sua especialidade; 
• Garantia de segurança com adequação à nova LGPD;
• Prescrição digital;
• Gestão financeira completa; 
• Faturamento TISS que elimina as glosas médicas;
• Pesquisa de satisfação automática;
• Plataforma de telemedicina.

Quer conhecer o sistema que te oferece essas funcionalidades e várias outras, além de um suporte eficiente, que nunca te deixa na mão?

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